Belego
Mitarbeiter strecken ständig Geld vor – fürs Bahnticket, das Büromaterial, die Teamgetränke. Belego macht aus dem vorgestreckten Zettel einen geprüften, erstattungsfertigen Beleg.
Auslagen entstehen nebenbei: Die Kollegin kauft auf dem Weg ins Büro Druckerpapier, der Entwickler zahlt das Kundenticket für die Bahn, jemand holt Getränke für das Teammeeting. Kleine Beträge, privat vorgestreckt, mit einem Kassenzettel als einzigem Nachweis – der in der Hosentasche eine Wäsche später Geschichte ist.
Für Mitarbeiter ist das doppelt ärgerlich: Sie warten auf ihr eigenes Geld und müssen der Erstattung hinterherlaufen. Für das Unternehmen ist es ein Compliance-Thema, denn Auslagenersatz ist nur dann sauber steuerfrei, wenn die berufliche Veranlassung und der Betrag einzeln nachgewiesen sind. Ohne Beleg wird aus der simplen Erstattung schnell eine Diskussion mit der Lohnbuchhaltung.
Mit Belego reicht der Mitarbeiter die Auslage ein, während er noch an der Kasse steht: Kassenzettel fotografieren, absenden, fertig. Die Texterkennung liest Händler, Datum, Beträge, Mehrwertsteuersätze und die Zahlungsart aus dem Foto – so ist dokumentiert, dass privat und nicht mit der Firmenkarte gezahlt wurde.
Die automatische Klassifizierung ordnet die Ausgabe gleich der richtigen Kategorie zu: Getränkeeinkäufe für das Büro, allgemeine Geschäftsausgaben, Tankbelege oder Bewirtungen werden unterschieden, ohne dass jemand ein Formular ausfüllt. Der Beleg liegt ab diesem Moment Ende-zu-Ende verschlüsselt im System – verlieren unmöglich.
Erstattet wird nur, was geprüft ist: Eingereichte Auslagen landen im rollenbasierten Freigabe-Workflow, wo HR oder die Buchhaltung jede Position sieht, prüft und genehmigt oder mit Rückfrage ablehnt. Der Mitarbeiter verfolgt den Status seiner Einreichung selbst – niemand muss mehr im Flur nachfragen, ob der Zettel angekommen ist.
Das Karten-Cockpit hilft auch hier: Weil es die Firmenkarten-Umsätze mit Belegen abgleicht, ist klar unterscheidbar, was über die Firmenkarte lief und was ein Mitarbeiter privat vorgestreckt hat. Doppelte Erstattungen – einmal über die Karte bezahlt, einmal als Auslage eingereicht – fallen so sofort auf.
Die Auszahlung selbst bleibt bei Ihnen: Belego überweist kein Geld, sondern liefert der Lohnabrechnung oder Buchhaltung die geprüfte, genehmigte Belegliste, auf deren Basis erstattet wird.
Ersetzt der Arbeitgeber nachgewiesene berufliche Auslagen, ist das für den Mitarbeiter steuerfreier Auslagenersatz – es fließt kein Arbeitslohn, sondern nur das vorgestreckte Geld zurück. Voraussetzung ist die Einzelabrechnung mit Beleg; pauschale Erstattungen ohne Nachweis sind dagegen regelmäßig lohnsteuerpflichtig. Der Beleg ist also nicht Bürokratie, sondern die Bedingung für die Steuerfreiheit.
Genau diese Nachweise hält Belego vor: Jede genehmigte Auslage liegt unveränderbar im GoBD-Archiv und geht per DATEV-Export mit strukturierten Rechnungsdaten an die Kanzlei – zusammen mit allen anderen Belegen des Unternehmens. Und geht ein Original doch einmal verloren, bleibt der sauber dokumentierte Eigenbeleg als Ausnahme. Der Start kostet nichts: 5 Extraktionen pro 30 Tage sind im Free-Tarif enthalten.
Ja, als Auslagenersatz – wenn die Ausgabe beruflich veranlasst und einzeln mit Beleg nachgewiesen ist. Pauschale Erstattungen ohne Nachweis sind dagegen in der Regel lohnsteuerpflichtig. Belego sichert genau diese Einzelnachweise.
Dann bleibt als Ausnahme der Eigenbeleg: eine selbst erstellte, unterschriebene Dokumentation der Ausgabe mit Begründung. Er rettet den Nachweis, aber nicht den Vorsteuerabzug – besser ist, den Zettel sofort zu fotografieren, bevor er verschwindet.
Nein. Belego erfasst, prüft und archiviert die Auslagen und übergibt die genehmigten Belege strukturiert an Ihre Lohnabrechnung oder Buchhaltung – die Auszahlung läuft wie gewohnt über Ihre Gehaltsabrechnung oder Überweisung.
Belego liest die Zahlungsart mit aus und gleicht Firmenkarten-Umsätze im Karten-Cockpit mit Belegen ab. So ist eindeutig, was über die Karte lief und was privat vorgestreckt wurde – doppelte Erstattungen fallen sofort auf.
Gerade dort: Der Free-Tarif mit 5 Extraktionen pro 30 Tage kostet nichts, und schon wenige verlorene Belege im Jahr kosten mehr als die Umstellung – an Erstattung, Vorsteuer und Diskussionen.