Belego
Belego verwandelt fotografierte Quittungen in fertige DATEV-Pakete für Unternehmen Online – geprüft, freigegeben und verschlüsselt, bevor sie die Kanzlei erreichen.
Belege zu erfassen ist heute schnell erledigt – doch zwischen dem Smartphone-Foto und der Buchung in der Kanzlei liegt in vielen Unternehmen noch immer ein Hindernislauf: Belege sammeln, sortieren, umbenennen, in Unternehmen Online hochladen oder gar im Pendelordner zum Steuerberater tragen. Jeder Monatsabschluss beginnt mit derselben Fleißarbeit, und jeder vergessene Kassenzettel produziert eine Rückfrage.
Belego schließt genau diese Lücke. Aus dem Foto oder PDF wird per Texterkennung ein vollständig erfasster Beleg mit Beträgen, Steuersätzen und Zahlungsart. Nach der Freigabe durch HR oder Buchhaltung entsteht daraus mit einem Klick das Übergabepaket für DATEV – ohne Abtippen, ohne Umbenennen, ohne Ordner schleppen.
Der Königsweg ist das Paket im Format der DATEV XML-Schnittstelle online: Belego erzeugt document.xml plus strukturierte Rechnungsdaten pro Beleg, und DATEV Belegtransfer bringt den Inhalt automatisch nach Unternehmen Online. Die Kanzlei sieht dort nicht nur Bilder, sondern buchungsfertige Daten.
Wer es noch einfacher mag, nutzt die Upload-E-Mail: Belego sendet den aufbereiteten Beleg direkt an die persönliche Upload-Mail-Adresse Ihres Unternehmen-Online-Postfachs. Und für Kanzleien ohne DUO-Anbindung gibt es den klassischen Export als ZIP mit Beleg-PDFs und einer CSV-Übersicht.
Eine direkte Anbindung an die DATEV-Cloud-Schnittstelle (accounting:documents, Anmeldung per DATEV Login) ist bereits fertig entwickelt und befindet sich in Vorbereitung – sie wird nach Abschluss der DATEV-Zertifizierung voraussichtlich ab Q3 2026 für alle freigeschaltet.
Ein Beleg-Foto allein hilft der Kanzlei nur begrenzt – abgetippt werden muss trotzdem. Belego liefert deshalb zu jedem Dokument die passende Rechnungsdaten-XML mit Kreditorendaten, Rechnungsnummer, Datum und der Umsatzsteuer sauber pro Steuersatz aufgeteilt. Wahlweise im Format v6.0 oder v5.0, oder als reines Bildpaket, wenn die Kanzlei das bevorzugt.
Auch der Kontext reist mit: Bei Bewirtungen stehen Anlass und Teilnehmer im Informationsfeld, bei Fremdwährungsbelegen der Originalbetrag samt Währung, dazu die erkannte Zahlungsart. Die Beraternummer und Mandantennummer Ihrer Kanzlei hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen – danach adressiert sich jedes Paket von selbst.
Kein Beleg verlässt Belego ungeprüft: Erst wenn eine Prüferin oder HR den Beleg freigegeben hat, wird er für DATEV aufbereitet – auf Wunsch automatisch direkt nach der Freigabe. So landet in der Buchhaltung nur, was fachlich abgenommen wurde.
Technisch passiert alles im Browser der freigebenden Person, denn Belego speichert Belege Ende-zu-Ende verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens. Der Server kann Inhalte weder lesen noch weitergeben; er sieht nur, dass gesendet wurde. Genau darüber führt Belego ein Aktivitätsprotokoll für Inhaber und Admins – ausschließlich Metadaten wie Zeitpunkt, Zielweg und Ergebnis, niemals Belegdaten.
Diese Seite ist der Ausgangspunkt für alles rund um Belege und DATEV. Vertiefende Seiten erklären den Upload nach Unternehmen Online, die Arbeit mit DATEV Belegtransfer, die Details der XML-Schnittstelle, den Rechnungsexport und den Anschluss ans Rechnungswesen der Kanzlei.
Wer den Prozess von der anderen Seite betrachtet, findet eigene Seiten dazu, wie Sie Belege an den Steuerberater übergeben, wie Kanzleien Mandantenbelege strukturiert empfangen und wie eine durchgängig digitale Belegbuchhaltung im Unternehmen aussieht. Alle Wege beginnen mit demselben Schritt: Beleg fotografieren – den Rest übernimmt Belego.
Belego exportiert Pakete im Format der DATEV XML-Schnittstelle online mit document.xml und Rechnungsdaten-XML pro Beleg – wahlweise Version 6.0, Version 5.0 oder als reines Bildpaket. Alternativ stehen die Upload-E-Mail an Unternehmen Online und ein ZIP+CSV-Export bereit.
Die Cloud-Anbindung über die DATEV-Schnittstelle accounting:documents mit DATEV Login ist fertig entwickelt und in Vorbereitung. Sie wird nach der DATEV-Zertifizierung voraussichtlich ab Q3 2026 öffentlich verfügbar sein – bis dahin decken XML-Paket, Upload-E-Mail und ZIP-Export alle Fälle ab.
Ja. Aktivieren Sie den Auto-Versand, wird jeder Beleg unmittelbar nach der Freigabe durch die prüfende Person für DATEV aufbereitet und übertragen. Ohne Freigabe wird grundsätzlich nichts gesendet.
Nein. Belege liegen Ende-zu-Ende verschlüsselt mit dem Firmenschlüssel vor; das DATEV-Paket entsteht im Browser der freigebenden Person. Der Server protokolliert nur Metadaten wie Zeitpunkt und Übertragungsweg.
Wenig: Beraternummer und Mandantennummer mitteilen und – für den XML-Weg – in DATEV Belegtransfer ein Verzeichnis als XML-Schnittstelle konfigurieren. Für die Upload-E-Mail genügt die Mailadresse des Unternehmen-Online-Postfachs, für den ZIP-Export gar nichts.