Belego
Mitarbeiter fotografieren ihre Belege, HR gibt im Workflow frei, die Kanzlei bekommt den DATEV-Export – die komplette Spesenabrechnung ohne Tabellen, Umschläge und Klarsichthüllen.
Am Monatsende beginnt in vielen Unternehmen dasselbe Ritual: Mitarbeiter kramen Tankquittungen aus der Mittelkonsole, Restaurantrechnungen aus der Jackentasche und Parktickets aus dem Portemonnaie. Dann werden Beträge in eine Excel-Tabelle getippt, Belege auf DIN-A4-Blätter geklebt und alles im Umschlag an die Buchhaltung gegeben. Jeder Schritt kostet Zeit, und an jedem Schritt geht etwas verloren.
Das Ergebnis kennt jede HR-Abteilung: verblasste Thermobelege, Zahlendreher beim Abtippen, fehlende Quittungen zu Kartenzahlungen und Rückfragen, die sich über Wochen ziehen. Für das Unternehmen ist das nicht nur lästig, sondern teuer – denn jeder verlorene Beleg ist eine verlorene Betriebsausgabe und im Zweifel verschenkte Vorsteuer.
Der Kern des Problems: Die Abrechnung passiert Wochen nach der Ausgabe, an einem anderen Ort, durch eine andere Person. Belego dreht das um – der Beleg wird in dem Moment erfasst, in dem er entsteht.
Mit Belego fotografiert jeder Mitarbeiter seinen Beleg direkt an der Kasse, an der Zapfsäule oder am Restauranttisch. Die Texterkennung liest Händler, Datum, Beträge, Mehrwertsteuersätze und die Zahlungsart aus dem Bild – ganz gleich, ob es eine Tankquittung, eine Restaurantrechnung oder ein Kassenbon aus dem Getränkemarkt ist.
Gleichzeitig klassifiziert Belego die Ausgabe automatisch: Tank- und Fahrzeugkosten, Bewirtung, Getränkeeinkäufe oder allgemeine Geschäftsausgaben landen in der richtigen Kategorie. Auf Tankbelegen erkennt das System sogar das Kennzeichen und ordnet den Beleg dem passenden Fahrzeug aus dem Firmenregister zu.
Aus dem zerknitterten Zettel wird so in Sekunden ein strukturierter Datensatz – ohne dass jemand eine Tabelle öffnet oder einen Betrag abtippt.
Eine Spesenabrechnung ist Teamarbeit. In Belego reicht jeder Mitarbeiter seine Belege selbst ein; HR oder die Buchhaltung prüft und genehmigt sie in einem rollenbasierten Freigabe-Workflow. Niemand sammelt mehr fremde Zettel, niemand tippt fremde Beträge ab – und der Status jedes Belegs ist jederzeit sichtbar.
Auch das leidige Hinterherlaufen entfällt: Das Karten-Cockpit gleicht die Zahlungen der Firmenkarten automatisch mit den eingereichten Belegen ab. Fehlt zu einer Kartenzahlung der Beleg, erinnert Belego den Karteninhaber direkt im Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat – höflich, automatisch und lange bevor der Monatsabschluss wackelt.
Jeder freigegebene Beleg liegt unveränderbar im GoBD-konformen Archiv – Ende-zu-Ende verschlüsselt, mit einem Schlüssel, den nur Ihr Unternehmen besitzt. Weder Belego noch Dritte können Inhalte lesen; auf dem Server liegt ausschließlich Chiffrat.
Für die Buchhaltung geht es genauso reibungslos weiter: Der DATEV-Export übergibt die Belege samt strukturierter Rechnungsdaten an Unternehmen Online, alternativ per Upload-E-Mail oder ZIP-Paket. Ihre Kanzlei bekommt vollständige, geprüfte Belege statt eines Schuhkartons.
Eine ehrliche Abgrenzung gehört dazu: Belego berechnet keine Reisekostenpauschalen und keine Erstattungsbeträge – das bleibt Aufgabe Ihrer Lohnabrechnung oder Kanzlei. Belego sorgt dafür, dass sie dafür eine lückenlose, sauber kategorisierte Belegbasis bekommt. Ausprobieren ist kostenlos: Der Free-Tarif enthält 5 Extraktionen pro 30 Tage.
Die komplette Belegseite: Mitarbeiter fotografieren Tank-, Restaurant- und Einkaufsbelege, Belego liest und klassifiziert sie, HR gibt im Workflow frei, das Karten-Cockpit gleicht Kartenzahlungen ab, und der DATEV-Export bringt alles zur Kanzlei – GoBD-konform archiviert.
Nein, bewusst nicht. Verpflegungspauschalen und Kilometergeld berechnet Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei. Belego digitalisiert, prüft und organisiert die Belege dahinter – damit die Berechnung auf einer vollständigen Grundlage stattfindet.
Ja. Jeder Mitarbeiter fotografiert und reicht seine Belege selbst über den Browser ein – ohne App-Installation. Die Belege werden bereits im Browser verschlüsselt, bevor sie das Gerät verlassen.
Über das Karten-Cockpit: Es gleicht die Umsätze der Firmenkarten mit den eingereichten Belegen ab und zeigt offene Positionen an. Fehlende Belege mahnt Belego per Ende-zu-Ende-verschlüsselter Chat-Nachricht direkt beim Karteninhaber an.
Der Einstieg ist kostenlos: 5 Extraktionen pro 30 Tage sind im Free-Tarif enthalten – genug, um den Workflow vom Foto bis zum DATEV-Export ohne Zahlungsdaten zu testen.