Belego
Karteninhaber laden ihre Monatsabrechnung selbst hoch und arbeiten die Belegzuordnung ab – HR und Buchhaltung sehen in Echtzeit, welche Abrechnungen geprüft, offen oder gar nicht eingereicht sind.
Solange eine Person eine Firmenkarte hat, kann die Buchhaltung die Abrechnung nebenbei miterledigen. Ab fünf Karteninhabern kippt das Modell: Die Buchhaltung sammelt Abrechnungen ein, jagt Belegen hinterher, kennt aber weder die Termine noch die Läden hinter den Buchungen. Für jede unklare Zeile braucht sie ohnehin den Karteninhaber – warum also nicht gleich dort anfangen?
Genau das ist die Idee der verteilten Kartenabrechnung: Wer die Zahlungen getätigt hat, kann sie am schnellsten erklären. Was bisher fehlte, war ein Werkzeug, das diese Arbeit für Nicht-Buchhalter einfach macht – und der Buchhaltung trotzdem die Kontrolle lässt.
Jeder Mitarbeiter mit zugewiesener Firmenkarte kann seine Monatsabrechnung als PDF hochladen – das Recht dazu entsteht automatisch aus der Kartenzuweisung im Register oder daraus, dass eine Abrechnung ihn namentlich nennt. Belego liest die Abrechnung ein, bei Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise mit exaktem Parser und kostenlos.
Dann kommt der angenehme Teil: Belego hat die Belege, die der Mitarbeiter unterm Monat fotografiert hat, bereits ausgelesen und legt sie den Transaktionen mit Vertrauensstufen zur Seite. Der Karteninhaber bestätigt die Treffer per Klick, ordnet Sonderfälle manuell zu und markiert private Zahlungen mit einem Grund. Zehn Minuten, und die eigene Karte ist abgerechnet.
Fehlt ein Beleg, muss er nicht einmal danach gefragt werden: Die offene Transaktion steht sichtbar in seiner Abrechnung – und falls doch Erinnerung nötig ist, kommt sie per verschlüsseltem Chat mit E-Mail-Hinweis.
Während die Karteninhaber arbeiten, sieht die Verwaltung nur, was sie sehen muss: eine Übersicht über alle Abrechnungen des Unternehmens mit Prüfstatus – vollständig geprüft, noch in Arbeit oder fehlt ganz. Filter nach Person, Monat, Kartentyp und Status beantworten die Freitagsfrage „Wer ist noch nicht fertig?“ in Sekunden.
Erst wenn etwas hängt, greift die Buchhaltung ein: Ein Klick schickt die Erinnerung an den säumigen Karteninhaber. Die Kontrolle bleibt zentral, die Arbeit ist verteilt – und niemand tippt mehr fremde Abrechnungen ab.
Verteilte Abrechnung heißt: Viele Menschen arbeiten mit sensiblen Zahlungsdaten. Belego macht das unkritisch, weil die Daten das Unternehmen nie im Klartext verlassen – Abrechnungen und Belege sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Server speichert nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände als Index.
Auch die Kommunikation über Belege läuft im verschlüsselten Chat statt in offenen E-Mail-Verläufen. Und am Ende des Prozesses steht dieselbe Qualität wie bei zentraler Abrechnung: geprüfte Belege im GoBD-konformen Archiv, auf Wunsch per DATEV-Export bei der Kanzlei. Der Einstieg kostet nichts – der freie Tarif enthält fünf Beleg-Extraktionen alle 30 Tage.
Automatisch: durch die Zuweisung einer Firmenkarte im Kartenregister oder wenn eine Abrechnung sie namentlich als Karteninhaber nennt. Zusätzlich kann das Recht per Berechtigung vergeben werden; Inhaber, Admins und HR haben es immer.
Die Abrechnung als PDF hochladen und die vorgeschlagenen Beleg-Zuordnungen durchgehen: Treffer bestätigen, Sonderfälle manuell zuordnen, private Zahlungen mit Grund markieren. Typischerweise wenige Minuten pro Monat.
Nein. Karteninhaber arbeiten mit den eigenen Abrechnungen. Die unternehmensweite Übersicht mit allen Abrechnungen und Status sehen nur Inhaber, Admins und HR.
In der Statusübersicht: pro Person und Monat steht dort geprüft, in Arbeit oder fehlend – filterbar nach Person, Monat, Kartentyp und Status. Eine Erinnerung ist dann genau einen Klick entfernt.
Ja. Abrechnungen und Belege sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; auf dem Server liegen nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände. Lesbar sind die Inhalte nur für berechtigte Personen im Unternehmen.