Belego
Der Eigenbeleg ist die Notlösung für den verlorenen Zettel: erlaubt als Ausnahme, wirksam nur mit vollständigen Angaben und plausibler Begründung. So dokumentieren Sie ihn sauber.
Der Grundsatz der Buchführung lautet: keine Buchung ohne Beleg. Doch manchmal gibt es schlicht keinen – der Parkautomat druckt nichts, das Trinkgeld steht auf keiner Quittung, oder der Tankbeleg ist unauffindbar. Für genau diese Fälle existiert der Eigenbeleg: ein selbst erstellter Ersatznachweis, mit dem Sie die Ausgabe trotzdem dokumentieren.
Wichtig ist die Einordnung: Der Eigenbeleg ist eine Ausnahme und Notlösung, kein gleichwertiger Ersatz. Das Finanzamt akzeptiert ihn nur, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst, der Höhe nach plausibel und der fehlende Originalbeleg nachvollziehbar begründet ist. Wer regelmäßig mit Eigenbelegen arbeitet, macht seine Buchführung angreifbar – Häufung fällt bei jeder Prüfung auf.
Ein Eigenbeleg muss dieselben Fragen beantworten wie ein Originalbeleg: Wer hat das Geld bekommen (Zahlungsempfänger mit Anschrift, soweit bekannt), wofür wurde es ausgegeben (Art der Ausgabe), wann ist die Zahlung geflossen, und wie hoch war der Betrag. Dazu kommen zwei Eigenbeleg-spezifische Punkte: der Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt, und Ihre eigene Unterschrift mit Datum der Erstellung.
Die Plausibilität steht und fällt mit Nebenbeweisen. Eine Kartenzahlung auf dem Kontoauszug, eine Preisliste des Anbieters oder ein Kalendereintrag zum Termin machen den Eigenbeleg glaubwürdig. Und eine Grenze bleibt immer: Aus einem Eigenbeleg gibt es keinen Vorsteuerabzug, denn dafür verlangt das Umsatzsteuerrecht eine ordnungsgemäße Rechnung des Leistenden. Verloren ist beim Eigenbeleg also stets die Umsatzsteuer – ein Grund mehr, Originalbelege gar nicht erst zu verlieren.
Die meisten Eigenbelege entstehen nicht, weil es keinen Beleg gab, sondern weil er zwischen Ausgabe und Abrechnung verloren ging. Genau dieses Zeitfenster schließt Belego: Der Beleg wird im Moment der Ausgabe fotografiert – an der Kasse, an der Zapfsäule, am Tisch – und liegt Sekunden später ausgelesen und klassifiziert im verschlüsselten Archiv.
Die zweite Verteidigungslinie ist das Karten-Cockpit: Es gleicht die Umsätze der Firmenkarten mit den eingereichten Belegen ab und erinnert per Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Chat, sobald zu einer Zahlung der Beleg fehlt – nach Tagen, nicht nach Monaten. Wer so früh erinnert wird, findet den Zettel meist noch oder kann beim Händler eine Rechnungskopie anfordern, bevor der Eigenbeleg überhaupt nötig wird.
Bleibt der Originalbeleg trotz allem verschwunden, dokumentieren Sie die Ausnahme in Belego genauso ordentlich wie jeden anderen Beleg: Den erstellten Eigenbeleg fotografieren Sie oder laden ihn als PDF hoch; er wird ausgelesen, als Ausgabe kategorisiert und unveränderbar im GoBD-Archiv abgelegt – Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Im Freigabe-Workflow sieht HR die Position wie jede andere und kann die Begründung prüfen, bevor sie genehmigt wird. Die passende Kartenzahlung aus dem Karten-Cockpit liefert dabei gleich den Plausibilitätsnachweis mit. Per DATEV-Export geht der Eigenbeleg anschließend gemeinsam mit den übrigen Belegen an Ihre Kanzlei – transparent als das gekennzeichnet, was er ist: eine dokumentierte Ausnahme.
So bleibt der Eigenbeleg, was er sein soll – selten. Und wenn er nötig ist, hält er der Prüfung stand.
Als Ausnahme: wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst und der Höhe nach plausibel ist und nachvollziehbar begründet wird, warum kein Originalbeleg vorliegt – etwa bei verlorenen Quittungen, Automaten ohne Belegausgabe oder Trinkgeldern. Eine Häufung von Eigenbelegen gefährdet die Anerkennung.
Zahlungsempfänger, Datum der Zahlung, Art der Ausgabe, Betrag, den Grund für den fehlenden Originalbeleg sowie Ihre Unterschrift mit Erstellungsdatum. Nebenbeweise wie der Kontoauszug erhöhen die Glaubwürdigkeit deutlich.
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmens voraus. Der Eigenbeleg rettet nur den Betriebsausgabenabzug – die Umsatzsteuer ist verloren.
Eine feste Grenze gibt es nicht, aber die Richtung ist klar: Eigenbelege müssen die seltene Ausnahme bleiben. Wer sie routinemäßig nutzt, provoziert Nachfragen der Betriebsprüfung – besser ist, Belege gar nicht erst zu verlieren.
Doppelt: Das sofortige Fotografieren macht die meisten Eigenbelege überflüssig, und das Karten-Cockpit erinnert früh an fehlende Belege. Wird ein Eigenbeleg doch nötig, archiviert Belego ihn GoBD-konform, HR prüft ihn im Workflow, und der DATEV-Export übergibt ihn transparent an die Kanzlei.