Belego
Zwischen Baustelle, Großhandel und Tankstelle entstehen täglich Belege – und verschwinden in Hosentaschen und Handschuhfächern. Mit Belego fotografiert Ihr Team jeden Zettel sofort, bevor er verblasst oder verloren geht.
Im Handwerk entstehen Belege dort, wo keine Ablage steht: Der Geselle holt morgens Material im Großhandel, tankt den Transporter, kauft mittags spontan Schrauben im Baumarkt, weil auf der Baustelle welche fehlen. Jeder dieser Zettel landet in der Hosentasche, im Handschuhfach oder unter dem Sitz – und die Thermopapier-Quittung ist nach ein paar Wochen Sonne im Führerhaus unlesbar.
Am Monatsende beginnt dann die Inventur der Jackentaschen. Was nicht mehr auftaucht oder nicht mehr lesbar ist, fehlt in der Buchhaltung: Vorsteuer verschenkt, Betriebsausgabe verloren, Diskussion mit der Kanzlei inklusive. Bei zehn Leuten auf fünf Baustellen summiert sich das schnell.
Die Lösung ist so pragmatisch wie das Handwerk selbst: Beleg bekommen, Smartphone raus, fotografieren, weiterarbeiten. Belego liest auch zerknitterte Kassenzettel und blasse Thermobelege zuverlässig aus – Händler, Datum, Beträge, Umsatzsteuer nach Sätzen, einzelne Positionen der Materialrechnung.
Tankbelege bekommen eine Extra-Behandlung: Belego erkennt das Kennzeichen auf dem Beleg und ordnet die Tankfüllung dem richtigen Firmenfahrzeug zu. So wissen Sie nicht nur, dass getankt wurde, sondern welcher Transporter was verbraucht – ohne Fahrtenbuch-Zettelwirtschaft neben der eigentlichen Zettelwirtschaft.
Ein Handwerksbetrieb ist kein Großraumbüro, und Belego behandelt ihn auch nicht so. Monteure und Gesellen sind einfache Mitglieder: fotografieren, hochladen, fertig – mehr müssen sie nie sehen. Die Büroleitung oder Meisterin prüft eingereichte Belege im Freigabe-Workflow, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Für die externe Buchhalterin gibt es eine Gastrolle mit genau den nötigen Rechten.
Fehlt zu einer Abbuchung der Firmenkarte noch der Beleg, muss niemand über den Hof rufen: Die Erinnerung geht per eingebautem, verschlüsseltem Chat direkt an den Kollegen, der an dem Tag unterwegs war – mit Datum, Betrag und Händler der offenen Transaktion.
Viele Betriebe geben Tank- oder Firmenkarten aus – und kämpfen dann monatlich mit dem Abgleich. Belego liest Kreditkartenabrechnungen automatisch ein und ordnet jede Transaktion dem passenden Beleg zu. Auf einen Blick steht fest, welche Karte vollständig belegt ist und wo noch etwas fehlt.
Der Rest ist Routine: Alle freigegebenen Belege liegen Ende-zu-Ende-verschlüsselt und GoBD-konform im Archiv, und der Steuerberater bekommt sein DATEV-Paket für Unternehmen Online, die Upload-E-Mail oder ein ZIP – mit strukturierten Rechnungsdaten statt fotokopierter Zettelsammlung. Der Monatsabschluss dauert Minuten, nicht Abende.
Ja. Ihre Leute fotografieren den Beleg mit dem Smartphone im Moment des Einkaufs – an der Kasse im Großhandel, an der Tankstelle, im Baumarkt. Die KI-Erfassung übernimmt den Rest; niemand muss abends Zettel abliefern oder abtippen.
Genau deshalb sollte der Beleg sofort fotografiert werden: Das Foto konserviert den Zettel dauerhaft und GoBD-konform, bevor Sonne und Zeit ihn unlesbar machen. Auch bereits blasse oder zerknitterte Belege liest die Erkennung oft noch zuverlässig aus.
Ja. Auf Tankbelegen erkennt Belego das Kennzeichen und ordnet den Beleg dem hinterlegten Firmenfahrzeug zu. So lassen sich Fahrzeugkosten pro Transporter auswerten, ohne dass Fahrer etwas notieren müssen.
Nein. Über die Rollen steuern Sie genau, wer was sieht: Mitglieder reichen eigene Belege ein, Freigaben und Übersichten bleiben bei Büro, Meister oder Inhaber. Eine Gastrolle für die externe Buchhaltung ist ebenfalls vorgesehen.
Wie gewohnt über DATEV: als XML-Paket für Unternehmen Online mit strukturierten Rechnungsdaten, per Upload-E-Mail oder als ZIP-Export. Aus dem Handschuhfach-Chaos wird ein sauberes Monatspaket – ohne dass die Kanzlei etwas umstellen muss.