Belego
Monatsabrechnung als PDF hochladen – Belego liest jede Transaktion, findet den passenden Beleg automatisch und zeigt sofort, wo noch etwas fehlt.
Jeden Monat das gleiche Bild: Die Kreditkartenabrechnung kommt, daneben liegt ein Stapel Quittungen – und irgendjemand muss nun Zeile für Zeile prüfen, ob zu jeder Zahlung ein Beleg existiert. Bei einer Karte ist das lästig, bei fünf Firmenkarten wird es zum Halbtagsjob. Excel-Listen, Textmarker und E-Mail-Erinnerungen an Kollegen gehören in vielen Unternehmen fest zum Monatsende.
Das eigentliche Problem ist nicht das Abhaken selbst, sondern das Suchen: Welcher Beleg gehört zu welcher Buchungszeile? Wo ist die Quittung für die Tankstelle vom Zwölften? Und wer sagt dem Kollegen, dass für drei Zahlungen noch gar nichts vorliegt? Genau diese Sucharbeit übernimmt das Karten-Cockpit von Belego.
Sie laden die Monatsabrechnung einfach als PDF hoch, so wie die Bank sie liefert. Für Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise nutzt Belego exakte, deterministische Parser: Jede Transaktion wird zeichengenau ausgelesen und gegen die aufgedruckten Summen der Abrechnung gegengerechnet – kostenlos und ohne Ratespiel. Andere Formate liest die KI-Erkennung ein.
Danach beginnt der automatische Abgleich: Belego vergleicht jede Kartentransaktion mit den vorhandenen Belegen im Archiv – Betrag, Datum, Händler – und schlägt Zuordnungen mit Vertrauensstufen vor. Sichere Treffer bestätigen Sie mit einem Klick, unklare Fälle ordnen Sie manuell zu, private Zahlungen markieren Sie mit einem Grund als erledigt.
Auch Sonderfälle sind abgedeckt: Bei Fremdwährungszahlungen prüft Belego den Originalbetrag auf dem Beleg gegen die abgerechnete Summe, und Trinkgelder auf Kartenbelegen werden erkannt, statt als Differenz zu stören.
Berechtigte aus HR und Verwaltung sehen alle Abrechnungen des Unternehmens in einer Statusübersicht: vollständig geprüft, noch zu prüfen oder fehlt komplett. Filter nach Person, Monat, Kartentyp und Status machen aus dem Belegchaos eine abarbeitbare Liste.
Die Kartenverwaltung liefert die Grundlage: HR weist jedem Mitarbeiter seine Firmenkarte zu – Marke, Bezeichnung, letzte vier Ziffern. Aus der Zuweisung weiß Belego, welche Monatsabrechnungen zu erwarten sind, und zeigt automatisch an, welcher Monat für welche Karte noch fehlt. Die Zuweisung erteilt zugleich das Recht, Abrechnungen hochzuladen – ohne extra Rollenpflege.
Fehlt eine Abrechnung oder ein Beleg, genügt ein Klick: Die Erinnerung geht über den eingebauten, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat direkt an die richtige Person, inklusive E-Mail-Benachrichtigung. Niemand muss mehr hinterhertelefonieren.
Kreditkartenabrechnungen verraten viel: Reisen, Lieferanten, Gewohnheiten. Belego verschlüsselt deshalb jede Abrechnung Ende-zu-Ende bereits im Browser – auf dem Server liegen nur Karteninhaber, Kartenmarke, Monat und Zählerstände als Index, niemals Transaktionen oder Beträge im Klartext.
Trotzdem bleibt alles auffindbar: Die globale Suche durchsucht Abrechnungen, Transaktionen, Beträge und sogar den OCR-Text der Belege – entschlüsselt direkt in Ihrem Browser. Geprüfte Belege liegen GoBD-konform im Archiv und gehen per DATEV-Export mit einem Klick an die Kanzlei. So wird aus dem Monatsritual ein Vorgang von Minuten.
Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise werden mit exakten Parsern zeichengenau und kostenlos eingelesen, inklusive Abgleich gegen die aufgedruckten Summen. Alle anderen Formate verarbeitet die KI-Erkennung.
Belego vergleicht jede Transaktion mit den Belegen im Archiv – Betrag, Datum, Händler – und schlägt Treffer mit Vertrauensstufen vor. Sie bestätigen per Klick, ordnen manuell zu oder markieren private Zahlungen mit einem Grund als erledigt.
Nein. Abrechnungen werden Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert; nur Karteninhaber, Marke, Monat und Prüf-Zählerstände liegen als Index vor. Transaktionen, Beträge und die Originaldatei bleiben ausschließlich für Ihr Unternehmen lesbar.
Inhaber, Admins und HR sehen alle Abrechnungen samt Statusübersicht. Mitarbeiter erhalten das Upload-Recht automatisch, sobald ihnen in der Kartenverwaltung eine Firmenkarte zugewiesen wurde oder eine Abrechnung auf ihren Namen läuft.
Das Cockpit zeigt pro Karte und Monat, was fehlt. Mit einem Klick geht eine Erinnerung über den verschlüsselten Chat an die zuständige Person – mit E-Mail-Benachrichtigung, ohne dass Sie selbst hinterherlaufen müssen.