Belego
Hotel beim Auschecken, Tankstelle an der Autobahn, Abendessen mit dem Kunden: Im Außendienst entstehen Belege im Minutentakt. Belego hält jeden davon sofort fest – und wenn Sie zurück sind, ist die Abrechnung schon fast fertig.
Wer im Außendienst arbeitet, kennt den Umschlag im Rucksack: Hotelrechnung, drei Tankbelege, Parkscheine, die Restaurantrechnung vom Kundenabend. Nach einer Woche Tour ist er prall gefüllt – und irgendwo zwischen Mietwagenrückgabe und nächstem Termin ist mindestens ein Beleg verschwunden. Zurück im Büro wartet dann die eigentliche Strafarbeit: alles sortieren, zuordnen, nachreichen, erklären.
Das kostet doppelt: die Zeit der Reisenden, die abrechnen statt verkaufen, und die Zeit der Buchhaltung, die unvollständigen Mappen hinterhertelefoniert. Je länger die Tour zurückliegt, desto schlechter die Erinnerung – und desto zäher die Klärung.
Mit Belego wandert der Umschlag in die Hosentasche, in der ohnehin das Smartphone steckt: Beleg erhalten, fotografieren, weiterfahren. Die KI-Erkennung liest Hotel, Tankstelle oder Restaurant, Datum, Beträge und Steuersätze automatisch aus – aus dem Foto an der Rezeption wird ein vollständiger Datensatz, noch bevor der Koffer im Auto liegt.
Die typischen Reise-Spezialfälle sind mitgedacht: Beim Kundenessen entsteht aus der Rechnung direkt der Bewirtungsbeleg-Entwurf, der nur noch Anlass, Gäste und Unterschrift braucht. Auf dem Tankbeleg erkennt Belego das Kennzeichen und ordnet die Füllung dem richtigen Dienstwagen zu. Nichts davon muss später rekonstruiert werden.
Im Außendienst läuft fast alles über die Firmenkreditkarte – und deren Monatsabrechnung ist traditionell der Moment der Wahrheit. Belego liest die Abrechnung automatisch ein und ordnet jede Transaktion dem fotografierten Beleg zu: Hotel zur Hotelrechnung, Tankstopp zum Tankbeleg, Restaurant zur Bewirtung.
Bleibt eine Transaktion ohne Beleg, erinnert Belego direkt per Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Chat – mit Händler, Datum und Betrag, damit die Erinnerung auch unterwegs sofort zuzuordnen ist. So wird Vollständigkeit unterwegs erledigt, nicht Wochen später am Schreibtisch.
Während die Reisenden unterwegs sind, sieht das Büro den Belegeingang in Echtzeit: Eingereichte Belege durchlaufen den Freigabe-Workflow, HR oder Vorgesetzte prüfen und genehmigen, Rückfragen laufen im verschlüsselten Chat direkt zum Reisenden. Rollen stellen sicher, dass jeder nur sieht, was ihn betrifft.
Alles Freigegebene liegt GoBD-konform und unveränderbar im verschlüsselten Archiv und geht gesammelt an die Kanzlei – als DATEV-XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP mit strukturierten Rechnungsdaten. Die Reisekostenabrechnung schrumpft vom Wochenprojekt zur Formalie.
Praktisch nichts. Sie fotografieren den Beleg, die KI liest Händler, Datum, Beträge und Steuersätze automatisch aus. Nur beim Bewirtungsbeleg ergänzen Sie noch Anlass und Teilnehmer – das dauert Sekunden und geht direkt am Tisch.
Die Kartenabrechnung wird automatisch eingelesen und jede Transaktion dem passenden Beleg zugeordnet. Was ohne Beleg bleibt, erscheint als offener Posten – inklusive Erinnerung per verschlüsseltem Chat an die Person, deren Karte belastet wurde.
Aus dem Foto der Restaurantrechnung erstellt Belego automatisch den Bewirtungsbeleg-Entwurf mit Beträgen, Steuersätzen und Trinkgeld. Anlass und Gäste tippen Sie kurz ein, unterschrieben wird digital – fertig, bevor der Kellner das Wechselgeld bringt.
Ja. Auf Tankbelegen liest Belego das Kennzeichen mit und ordnet den Beleg dem hinterlegten Fahrzeug zu. Die Fahrzeugkosten bleiben so pro Dienstwagen nachvollziehbar, ohne dass Sie etwas notieren.
Ja. Jeder fotografierte Beleg erscheint sofort im Freigabe-Workflow – HR oder Vorgesetzte können prüfen und freigeben, während Sie noch unterwegs sind. Rückfragen erreichen Sie im verschlüsselten Chat statt nach der Rückkehr per Sammelmail.