Belego
Fotografieren oder hochladen, den Rest übernimmt Belego: Texterkennung, Kategorisierung, GoBD-Archiv und DATEV-Export – Ende-zu-Ende verschlüsselt, ohne Abtippen, ohne Ablage.
Belege digitalisieren heißt für viele Unternehmen bis heute: abfotografieren, in einen Ordner schieben, hoffen. Doch ein Foto allein macht aus dem Tankbeleg noch keinen Buchungssatz und aus dem Handy-Ordner kein Archiv, das einer Betriebsprüfung standhält. Zwischen dem Zettel an der Kasse und der sauberen Buchhaltung liegen Texterkennung, Kategorisierung, Prüfung, Archivierung und Übergabe an die Kanzlei – fünf Schritte, die bisher Handarbeit waren.
Belego versteht Digitalisierung deshalb als kompletten Weg: Aus dem Foto, PDF oder Scan wird ein strukturierter Datensatz mit Händler, Datum, Beträgen, Steuersätzen und Zahlungsart, der automatisch kategorisiert, GoBD-konform archiviert und auf Wunsch direkt an DATEV übergeben wird. Sortieren, Abtippen und Abheften entfallen komplett – daher unser Versprechen: Belege sortieren war gestern.
Sie fotografieren den Beleg mit dem Handy, laden ein PDF hoch oder ziehen den Scan in den Browser. Die Texterkennung liest Händler, Datum, Brutto- und Nettobeträge, alle enthaltenen Mehrwertsteuersätze, einzelne Positionen und die Zahlungsart samt Kartenmarke aus – bei Tankbelegen sogar das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs.
Die Auswertung läuft auf Belegos eigener Inferenz-Infrastruktur. Ihre Dokumente wandern also nicht als Trainingsmaterial in fremde Cloud-Dienste, sondern werden auf unseren eigenen Systemen verarbeitet. Anschließend ordnet Belego jeden Beleg automatisch einer Kategorie zu – Bewirtung, Fahrzeug, Getränkeeinkauf oder allgemeiner Geschäftsbeleg – und legt damit die DATEV-relevante Einordnung gleich mit an.
Digitalisieren lohnt sich erst richtig, wenn das Papier danach wirklich verschwinden darf. Genau das erlauben die GoBD: Werden Belege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar digital aufbewahrt, ist die elektronische Kopie rechtlich ausreichend – das sogenannte ersetzende Scannen, idealerweise abgesichert durch eine dokumentierte Verfahrensdokumentation.
Belego archiviert jeden Beleg unveränderbar und protokolliert jede Aktion im Audit-Trail. Die Aufbewahrungsfristen behalten Sie dabei automatisch im Blick: Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden – das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die frühere Zehnjahresfrist verkürzt –, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Das digitale Archiv sitzt beides gelassen aus.
Jeder Beleg wird bereits im Browser Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der Schlüssel Ihres Unternehmens entsteht aus Ihrem Passwort und ist zusätzlich über Recovery-Phrase und Passkeys abgesichert – selbst Belego kann Ihre Inhalte nicht lesen. Zero-Knowledge ist bei uns keine Marketingfloskel, sondern Architektur.
Auf diesem verschlüsselten Fundament laufen trotzdem alle Team-Workflows: Mitarbeitende reichen Belege ein, HR oder Buchhaltung geben im Freigabe-Workflow frei, das Karten-Cockpit ordnet Kreditkartenumsätze automatisch den passenden Belegen zu, und der DATEV-Export übergibt fertige Pakete an die Kanzlei.
Sie müssen keine Altablage einscannen, um zu starten. Beginnen Sie einfach mit dem nächsten Beleg: fotografieren, kurz prüfen, fertig. Nach wenigen Wochen liegt Ihre laufende Belegablage vollständig digital vor – und der Papierstapel wächst nie wieder.
Der Free-Tarif enthält fünf Extraktionen pro 30 Tage, ganz ohne Zahlungsdaten. Damit digitalisieren Sie Ihre ersten Belege in Minuten und sehen sofort, wie viel Handarbeit wegfällt.
Mehr als abfotografieren: Aus dem Foto, PDF oder Scan entsteht ein strukturierter Datensatz mit Händler, Datum, Beträgen und Steuersätzen, der kategorisiert, GoBD-konform archiviert und für Buchhaltung und Kanzlei exportierbar ist. Belego erledigt alle diese Schritte automatisch.
Ja – wenn es GoBD-konform aufbewahrt wird: vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Ein Foto im Handy-Ordner erfüllt das nicht, das revisionssichere Belego-Archiv mit Audit-Trail schon.
Grundsätzlich ja. Beim ersetzenden Scannen ersetzt die GoBD-konforme digitale Kopie das Original; empfehlenswert ist eine Verfahrensdokumentation, die den Scanprozess beschreibt. Nur wenige Sonderdokumente müssen im Original bleiben.
Händler, Belegdatum, Brutto- und Nettobeträge, alle Mehrwertsteuersätze, einzelne Positionen sowie Zahlungsart und Kartenmarke – auf Tankbelegen zusätzlich das Kfz-Kennzeichen. Jeder Beleg wird außerdem automatisch als Bewirtung, Fahrzeug-, Getränke- oder Geschäftsbeleg kategorisiert.
Nichts: Der Free-Tarif enthält fünf Extraktionen pro 30 Tage inklusive Erkennung, Archiv und Verschlüsselung – ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten.