Belego
Belego ist die Belegschicht Ihrer Buchhaltung: lokale KI liest jede Rechnung und Quittung, Ihr Team prüft und gibt frei, und die Kanzlei bekommt fertige DATEV-Pakete statt Zettelstapel.
Buchen können viele Programme. Das eigentliche Problem beginnt früher: Die Tankquittung liegt im Handschuhfach, die Softwarerechnung im Postfach eines Kollegen, der Kassenzettel vom Bürobedarf ist längst verblasst. Bevor irgendein System buchen kann, muss jemand all das einsammeln, abtippen und zuordnen – und genau an dieser Stelle verlieren Unternehmen jede Woche Stunden.
Belego setzt deshalb bewusst nicht bei den Buchungssätzen an, sondern beim Beleg selbst. Die Software ersetzt keine Finanzbuchhaltung und keine Kanzlei – sie sorgt dafür, dass beide vollständige, strukturierte und geprüfte Belege bekommen. Aus dem Zettelchaos wird ein sauberer digitaler Belegstrom, der am Ende per Knopfdruck in DATEV Unternehmen Online landet.
Ein Foto oder ein PDF genügt: Die Texterkennung von Belego läuft auf lokalen KI-Modellen und extrahiert Lieferant, Datum, Brutto- und Nettobeträge, die Umsatzsteuer aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, einzelne Positionen und sogar die Kartenmarke der Zahlung. Erkannte Händler werden gegen öffentliche Register geprüft, damit aus „Mueller GmbH" nicht versehentlich der falsche Lieferant wird.
Für die deutschen Spezialfälle gibt es eigene Intelligenz: Aus einer Restaurantrechnung entsteht automatisch ein vollständiger Bewirtungsbeleg-Entwurf, Tank- und Fahrzeugbelege werden inklusive Kennzeichen erkannt und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet, Getränke- und Wareneinkäufe behalten ihre Positionsdaten. Sie kontrollieren das Ergebnis – abtippen müssen Sie nichts mehr.
Belege entstehen im ganzen Unternehmen, nicht nur in der Buchhaltung. Deshalb kennt Belego Rollen: Inhaber, Admins, HR, Manager, Mitglieder und Gäste sehen jeweils genau das, was sie brauchen. Mitarbeitende fotografieren ihre Belege selbst, Vorgesetzte oder HR prüfen und geben frei, und erst freigegebene Belege wandern weiter Richtung Kanzlei.
Rückfragen laufen direkt in der eingebauten, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Team-Nachrichtenfunktion – „War das Essen mit dem Kunden oder privat?" muss nie wieder per unverschlüsselter E-Mail durchs Unternehmen wandern. So bleibt der komplette Belegweg in einem Werkzeug nachvollziehbar.
Belege verraten viel: Lieferanten, Konditionen, Geschäftsessen, Reiserouten. Belego speichert deshalb zero-knowledge – jedes Dokument wird schon im Browser mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt, bevor es den Server erreicht. Weder Belego noch ein Angreifer auf dem Server kann Inhalte lesen; den Zugang sichern Passwort, Passkeys und eine Wiederherstellungsphrase.
Gleichzeitig erfüllt das Archiv die GoBD: Belege werden unveränderbar abgelegt, jede Bearbeitung ist nachvollziehbar, Aufbewahrungsfristen lassen sich einhalten, ohne einen einzigen Ordner zu führen. Datenschutz und Prüfsicherheit schließen sich bei Belego nicht aus – sie sind dasselbe Fundament.
Am Ende des Monats zählt die Übergabe. Belego erzeugt DATEV-Pakete im XML-Format für Unternehmen Online – inklusive strukturierter Rechnungsdaten pro Beleg –, verschickt Belege alternativ an die DATEV-Upload-E-Mail-Adresse oder exportiert ein ZIP-Archiv für jeden anderen Weg. Ihre Kanzlei arbeitet weiter wie gewohnt, nur ohne Nachfragen und Pendelordner.
Das Karten-Cockpit schließt die letzte Lücke: Kreditkartenabrechnungen von Amex, Sparkasse, VR-Bank und Wise werden automatisch gelesen, jede Transaktion dem passenden Beleg zugeordnet, und für fehlende Belege erinnert Belego die richtige Person direkt per verschlüsseltem Chat. Vollständigkeit wird vom Monatsend-Drama zum Nebeneffekt.
Nein, bewusst nicht. Belego ist die Belegschicht davor: Erfassung, Prüfung, Freigabe, Archivierung und Übergabe. Die eigentliche Verbuchung bleibt bei Ihrer Kanzlei oder Ihrem FiBu-System – die bekommen von Belego vollständige, strukturierte Belege statt Papierstapel.
Eingangsrechnungen, Quittungen und Kassenzettel als Foto, Scan oder PDF – inklusive Spezialfällen wie Bewirtungsbelegen, Tank- und Fahrzeugbelegen mit Kennzeichen und Wareneinkäufen mit gemischten Steuersätzen. Die KI extrahiert Lieferant, Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Positionen und Zahlungsart.
Auf drei Wegen: als DATEV-XML-Paket für Unternehmen Online mit strukturierten Rechnungsdaten, per E-Mail an die DATEV-Upload-Adresse oder als ZIP-Export. Der Export wird in Ihrem Browser aus den entschlüsselten Belegen erzeugt – die Kanzlei braucht keine neue Software.
Nein. Belege werden Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Schlüssel gehört ausschließlich Ihrem Unternehmen und liegt nie im Klartext auf unseren Servern. Die KI-Erfassung läuft auf lokalen Modellen statt bei externen KI-Anbietern, gespeichert wird ausschließlich verschlüsselt.
Der Start ist kostenlos: Im Free-Tarif erfassen Sie 5 Belege pro 30 Tage mit vollem Funktionsumfang. Für Selbstständige, Teams und größere Unternehmen gibt es darauf aufbauende Bezahltarife – Sie wachsen einfach hinein, ohne Datenumzug.