Belego
Tanken, Waschanlage, Werkstatt, TÜV: Fahrzeugkosten kommen aus vielen Quellen. Belego liest das Kennzeichen mit, ordnet jeden Beleg dem Fahrzeug aus dem Firmenregister zu und hält die Kosten pro Auto sauber getrennt.
Schon zwei Firmenwagen erzeugen einen stetigen Strom an Belegen: wöchentliches Tanken, die Waschanlage, der Ölwechsel, neue Reifen, die HU-Gebühr, Parktickets. Bei fünf oder zehn Fahrzeugen wird daraus ein monatlicher Stapel, bei dem die eigentliche Arbeit nicht das Abheften ist – sondern die Frage: Welcher Beleg gehört zu welchem Auto?
Diese Zuordnung ist keine Fleißaufgabe, sondern betriebswirtschaftlich wichtig: Nur wer die Kosten je Fahrzeug kennt, erkennt den Wagen, der überdurchschnittlich viel verbraucht oder ständig in der Werkstatt steht. Und die Buchhaltung braucht die Trennung ohnehin, wenn Fahrzeugkosten sauber auf Kostenstellen verteilt werden sollen. In der Praxis wird sie trotzdem oft geschätzt oder ganz weggelassen – weil sie von Hand schlicht zu mühsam ist.
Belego automatisiert genau diesen Schritt. Die meisten Tankstellen drucken das Kennzeichen mit auf die Quittung – Belego liest es bei der Texterkennung mit aus und gleicht es gegen Ihr Fahrzeugregister ab. Der Tankbeleg landet damit nicht nur ausgelesen und als Fahrzeugkosten klassifiziert im Archiv, sondern direkt beim richtigen Auto.
Das Fahrzeugregister pflegen Sie einmal: Kennzeichen und Fahrzeuge Ihres Unternehmens, fertig. Ab dann läuft die Zuordnung im Hintergrund mit – beim Tanken genauso wie bei anderen Fahrzeugbelegen, die ein Kennzeichen tragen. Trägt ein Beleg kein Kennzeichen, etwa manche Werkstatt- oder Waschanlagenquittung, ordnen Sie ihn mit einem Tipp dem Fahrzeug aus dem Register zu.
Weil jeder Beleg klassifiziert und einem Fahrzeug zugeordnet ist, entsteht aus dem Belegstapel eine geordnete Sammlung: alle Kosten eines Autos beieinander, chronologisch, mit ausgelesenen Beträgen und Steuersätzen. Die Buchhaltung übernimmt die Werte ohne Abtippen, und Ihre Kanzlei erhält per DATEV-Export nachvollziehbare Einzelbelege statt eines Sammelpostens „Kfz-Kosten“.
Eine ehrliche Grenze: Belego ist kein elektronisches Fahrtenbuch und berechnet weder die Ein-Prozent-Regelung noch Kilometersätze. Es kümmert sich um die Belegseite – vollständig, lesbar, zugeordnet. Die steuerliche Bewertung der Fahrzeugnutzung bleibt bei Ihrer Kanzlei, die dafür endlich vollständige Unterlagen bekommt.
Getankt wird mit der Firmenkarte – und deren Abrechnung ist die perfekte Kontrollliste. Das Karten-Cockpit von Belego gleicht die Kartenumsätze mit den eingereichten Fahrzeugbelegen ab: Jede Tankstellen-Zahlung ohne Beleg wird sichtbar, und der Fahrer bekommt automatisch eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Chat-Erinnerung, bevor Wochen vergehen.
Alle Fahrzeugbelege liegen GoBD-konform und unveränderbar im Archiv, verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens. Fahrer fotografieren selbst, HR gibt im Workflow frei, die Kanzlei bekommt den Export – und wer das mit dem eigenen Fuhrpark ausprobieren möchte, startet kostenlos mit 5 Extraktionen pro 30 Tage.
Über das Kennzeichen: Tankstellen drucken es meist mit auf die Quittung, Belego liest es per Texterkennung aus und gleicht es mit Ihrem Fahrzeugregister ab. Der Beleg wird automatisch dem passenden Fahrzeug zugeordnet.
Dann bleibt der Beleg als Fahrzeugkosten klassifiziert und Sie ordnen ihn mit einem Tipp dem richtigen Fahrzeug aus dem Register zu – deutlich schneller als jede nachträgliche Papiersortierung.
Ja. Belego liest und klassifiziert Fahrzeugbelege aller Art – Tanken, Wäsche, Wartung, Zubehör – und archiviert sie GoBD-konform beim jeweiligen Fahrzeug.
Nein. Belego dokumentiert Kosten, nicht Fahrten, und berechnet keine Ein-Prozent-Regelung und keine Kilometersätze. Es liefert die vollständige Belegbasis, auf der Ihre Kanzlei die steuerliche Bewertung vornimmt.
Ja – auch Belege privater Fahrzeuge lassen sich erfassen und zuordnen, etwa wenn tatsächliche Kosten statt der Kilometerpauschale von 0,30 Euro nachgewiesen werden sollen. Die Berechnung der Pauschale selbst übernimmt Belego nicht.