Belego
Hotelrechnung, Bahnticket, Taxi, Parkhaus, Abendessen: Wer reist, sammelt Belege. Belego erfasst sie unterwegs – damit die Reisekostenabrechnung danach auf vollständigen Unterlagen steht.
Reisekosten bestehen aus vier Blöcken: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie Parken, Gepäck oder Maut. Schon eine zweitägige Dienstreise erzeugt so schnell zwanzig Einzelbelege – vom Bahnticket über die Hotelrechnung bis zum Parkhausbon um 23 Uhr.
Die Abrechnung danach ist der unbeliebteste Teil der Reise: Belege ordnen, Beträge übertragen, Anlage tackern. Wer sie aufschiebt, verliert Zettel; wer sie delegiert, produziert Rückfragen. Und das Unternehmen zahlt doppelt – mit Arbeitszeit und mit jedem Beleg, der es nie in die Abrechnung schafft.
Nicht jeder Posten der Reisekostenabrechnung braucht Quittungen. Der Verpflegungsmehraufwand ist eine gesetzliche Pauschale – 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage, 28 Euro für volle 24 Stunden – und wird ohne Essensbelege gewährt. Auch die Fahrt mit dem Privat-Pkw lässt sich pauschal ansetzen: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, unabhängig von der Distanz. Die 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer gehören zur Entfernungspauschale für den Arbeitsweg und haben in der Dienstreise nichts verloren.
Alles andere braucht Nachweise: die Hotelrechnung (idealerweise mit separat ausgewiesenem Frühstück), Bahn- und Flugtickets, Taxi, Mietwagen, Tankbelege, Parktickets, Gepäckgebühren. Genau diese Belege gehen unterwegs am leichtesten verloren – und genau hier setzt Belego an.
Mit Belego erfassen Reisende jeden Beleg im Moment seiner Entstehung: Foto vom Taxibon im Wagen, vom Hotelbeleg beim Check-out, vom Tankbeleg an der Säule. Die Texterkennung liest Anbieter, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsart; die Klassifizierung sortiert automatisch nach Ausgabentyp – Fahrzeugkosten, Bewirtung oder allgemeine Geschäftsausgabe.
Auf Tankbelegen erkennt Belego zusätzlich das Kennzeichen und ordnet den Beleg dem Fahrzeug aus dem Firmenregister zu. Wird das Geschäftsessen unterwegs zur Bewirtung mit Kunden, entsteht daraus direkt der passende Bewirtungsbeleg. Am Ende der Reise ist die Belegsammlung bereits vollständig, kategorisiert und verschlüsselt archiviert – bevor der Koffer ausgepackt ist.
Zurück im Büro beginnt kein Bastelabend: HR oder die Buchhaltung sieht die eingereichten Reisebelege im rollenbasierten Freigabe-Workflow, prüft und genehmigt sie digital. Das Karten-Cockpit gleicht parallel die Firmenkarten-Umsätze der Reise mit den Belegen ab und mahnt fehlende Quittungen per Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Chat an.
Wichtig zu wissen: Belego berechnet die Reisekostenabrechnung nicht selbst – weder Pauschalen noch Erstattungssummen. Diese Rechnung gehört in Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei. Belego liefert dafür das, woran Reisekostenabrechnungen wirklich scheitern: die lückenlose, lesbare, GoBD-konform archivierte Belegbasis, per DATEV-Export direkt bei der Kanzlei.
Der Einstieg kostet nichts: Mit 5 Extraktionen pro 30 Tage im Free-Tarif lässt sich die nächste Dienstreise komplett digital begleiten.
Nachweise für alle tatsächlichen Kosten: Hotelrechnung, Bahn- und Flugtickets, Taxi, Mietwagen, Tankbelege, Parken und Nebenkosten. Keine Belege braucht die Verpflegungspauschale – sie wird pauschal mit 14 beziehungsweise 28 Euro gewährt.
Nein. Pauschalen und Erstattungsbeträge ermittelt Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei. Belego digitalisiert, klassifiziert und archiviert die Belege dahinter und übergibt sie strukturiert per DATEV-Export – die Berechnung steht damit auf vollständiger Grundlage.
Übernachtung und Frühstück sollten getrennt ausgewiesen sein, denn das Frühstück gehört zur Verpflegung und wird mit der Pauschale verrechnet. Belego liest die Positionen der Hotelrechnung aus, sodass die Trennung für die Abrechnung sichtbar bleibt.
Pauschal 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer – für die gesamte Strecke. Der erhöhte Satz von 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer gilt ausschließlich für die Entfernungspauschale auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, nicht für Dienstreisen.
Per DATEV-Export als XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP – einzeln nachvollziehbar, mit strukturierten Rechnungsdaten und nach Ausgabentyp klassifiziert.