Belego
Der Tankbeleg wandert nicht mehr in die Mittelkonsole, sondern direkt ins Archiv: Belego liest Beträge, Steuersätze und sogar das Kennzeichen – noch an der Zapfsäule.
Tankbelege sind steuerlich bares Geld: Beim Firmenwagen sind die Kraftstoffkosten Betriebsausgaben, und die ausgewiesene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar – aber nur, solange der Beleg existiert und lesbar ist. Genau daran scheitert es in der Praxis, denn Tankquittungen sind fast immer Thermopapier: Nach ein paar Monaten in der Sonne hinter der Windschutzscheibe ist vom Betrag nichts mehr zu erkennen.
Dazu kommt die schiere Menge. Wer viel fährt, produziert Dutzende Quittungen im Monat, verteilt über Handschuhfach, Geldbörse und Schreibtischschublade. Bis zur Abrechnung fehlt erfahrungsgemäß ein Teil – und mit jedem fehlenden Beleg verschenkt das Unternehmen Betriebsausgabe und Vorsteuer.
Mit Belego dauert die Belegerfassung so lange wie das Abziehen der Karte: Quittung fotografieren, fertig. Die Texterkennung liest Tankstelle, Datum, Uhrzeit, Beträge, Mehrwertsteuersatz und Zahlungsart aus dem Foto und legt den Beleg als Tank- beziehungsweise Fahrzeugkosten klassifiziert ab.
Die Besonderheit beim Tankbeleg: Belego erkennt das Kennzeichen, das viele Tankstellen mit auf die Quittung drucken, und ordnet den Beleg automatisch dem richtigen Fahrzeug aus Ihrem Fahrzeugregister zu. So entsteht nebenbei eine saubere Kostenzuordnung pro Auto – ohne dass jemand Listen führt.
Das Original können Sie danach getrost verblassen lassen: Das Foto liegt unveränderbar und GoBD-konform im Archiv, Ende-zu-Ende verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens.
Beim Firmenwagen ist die Sache klar: Jeder Tankbeleg gehört vollständig in die Buchhaltung, denn sämtliche Fahrzeugkosten sind Betriebsausgaben. Umso wichtiger ist, dass wirklich jeder Beleg ankommt – hier zählt Vollständigkeit mehr als alles andere.
Anders bei Dienstreisen mit dem Privatwagen: Dort können Sie statt der tatsächlichen Kosten die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen – und zwar unabhängig von der Strecke. Der erhöhte Satz von 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer gilt ausschließlich für die Entfernungspauschale auf dem Arbeitsweg, nicht für Dienstreisen; diese Verwechslung ist einer der häufigsten Fehler in Reisekostenabrechnungen.
Belego rechnet dabei bewusst nichts aus – die Pauschalen ermittelt Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei. Was Belego liefert, ist die Grundlage: vollständige, lesbare, dem Fahrzeug zugeordnete Belege für alle tatsächlichen Kosten.
Getankt wird fast immer mit Karte – und genau das nutzt Belego: Das Karten-Cockpit gleicht die Umsätze Ihrer Firmenkarten mit den eingereichten Tankbelegen ab. Taucht auf der Abrechnung eine Tankstelle ohne zugehörigen Beleg auf, erinnert Belego den Fahrer per Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Chat.
Freigegebene Belege gehen per DATEV-Export samt strukturierter Rechnungsdaten an Ihre Kanzlei – einzeln nachvollziehbar, nach Fahrzeug zugeordnet und ohne dass jemand Belege kopiert oder abheftet. Testen können Sie das kostenlos: 5 Extraktionen pro 30 Tage sind im Free-Tarif enthalten.
Ja. Die GoBD erlauben das ersetzende Scannen: Wird der Beleg vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar digital archiviert, ersetzt das Digitalisat das Papier. Belego archiviert genau so – revisionssicher und protokolliert.
Fotografieren Sie sie, solange noch etwas lesbar ist – Belego holt aus kontrastarmen Belegen oft mehr heraus als das Auge. Ist ein Beleg endgültig unlesbar oder verloren, bleibt nur der Eigenbeleg als dokumentierte Ausnahme, allerdings ohne Vorsteuerabzug.
Viele Tankstellen drucken das Kennzeichen mit auf die Quittung. Belego liest es per Texterkennung aus und ordnet den Beleg automatisch dem passenden Fahrzeug aus Ihrem Firmenregister zu.
Nein. Die 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer betreffen nur die Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Für Dienstreisen mit dem Privat-Pkw gilt durchgehend die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Ja. Der Free-Tarif enthält 5 Extraktionen pro 30 Tage – inklusive Kennzeichenerkennung, Fahrzeugzuordnung, GoBD-Archiv und PDF-Export, ganz ohne Zahlungsdaten.