Belego
Parkschein, Bäcker, Baumarkt: Kleine Quittungen machen große Arbeit. Belego liest, kategorisiert und archiviert sie automatisch – Sie fotografieren nur noch.
Quittungen sind das Kleingeld der Buchhaltung: einzeln unbedeutend, in Summe teuer. Der Parkschein über 4,50 Euro, der Bäcker fürs Team-Frühstück, die Schrauben aus dem Baumarkt – jeder dieser Zettel ist eine abziehbare Betriebsausgabe mit Vorsteuer. Aber wer hebt sie zuverlässig auf, tippt sie ab und ordnet sie zu? Multipliziert über ein Team und zwölf Monate reden wir schnell über vierstellige Summen.
In der Praxis: kaum jemand. Kleine Quittungen verschwinden in Hosentaschen und Fußräumen, und am Jahresende fehlt in Summe ein Betrag, der wehtut. Verwalten im klassischen Sinn – sammeln, sortieren, abheften – funktioniert bei Quittungen nachweislich nicht. Studien braucht es dafür keine: Ein Blick in die eigene Jackentasche genügt meistens.
Belego dreht den Prozess um: Statt Quittungen zu verwalten, fotografieren Sie sie im Moment des Entstehens – den Rest erledigt das System. Die Erkennung liest Händler, Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz und Zahlungsart aus; die Kategorisierung ordnet die Quittung automatisch ein, vom Getränkeeinkauf bis zum allgemeinen Geschäftsbeleg. Auch der Parkautomaten-Beleg ohne schönes Layout wird erfasst und landet dort, wo die Buchhaltung ihn erwartet.
Praktischer Nebeneffekt: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten ohnehin vereinfachte Pflichtangaben – der sauber fotografierte Bon enthält in aller Regel alles, was Buchhaltung und Finanzamt brauchen.
Verwaltete Quittungen sind nur dann etwas wert, wenn man sie wiederfindet. Im Belego-Archiv suchen Sie nach Händler, Betrag, Datum oder Kategorie und haben jede Quittung in Sekunden auf dem Bildschirm – auch die vom Parkhaus vor drei Jahren. Das funktioniert, weil jede Quittung als strukturierter Datensatz vorliegt und nicht als totes Bild.
Das Archiv ist GoBD-konform unveränderbar und deckt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab – acht Jahre für Buchungsbelege, sechs für Handelsbriefe. Und weil alles Ende-zu-Ende verschlüsselt ist, mit einem Schlüssel, den nur Ihr Unternehmen besitzt, sieht niemand sonst, wo Sie einkaufen und was Sie zahlen – auch Belego nicht.
Zahlt das Team mit Firmenkarten, wird das Verwalten doppelt einfach: Das Karten-Cockpit gleicht Kreditkartenumsätze mit den fotografierten Quittungen ab und zeigt sofort, wo noch ein Beleg fehlt. Fehlende Quittungen lassen sich direkt beim Karteninhaber anmahnen. Gerade bei vielen kleinen Kartenzahlungen ist dieser Abgleich der Unterschied zwischen Überblick und Blindflug.
Freigegeben werden Quittungen im HR-Workflow, exportiert per DATEV – die Kanzlei bekommt strukturierte Daten statt Zettelsammlungen. Der Free-Tarif mit fünf Extraktionen pro 30 Tage ist der einfachste Weg, das mit den eigenen Quittungen zu testen. Und je kleiner die Beträge, desto größer die Erleichterung, sie nie wieder anfassen zu müssen.
Wenn Sie die Ausgabe absetzen wollen: ja – jede Quittung ist ein Buchungsbeleg. Aufheben heißt aber nicht Papier horten: Das GoBD-konform archivierte Foto genügt, das Original darf danach weg.
Eine Rechnung bis 250 Euro brutto, für die vereinfachte Pflichtangaben gelten – etwa ohne gesonderten Ausweis des Empfängers. Die meisten Kassenbons fallen darunter und sind mit einem Foto vollständig dokumentiert.
Sekunden: fotografieren, die automatisch ausgelesenen Felder kurz prüfen, bestätigen. Betrag, Steuersatz, Händler und Zahlungsart trägt Belego selbst ein.
Ja. Das Karten-Cockpit ordnet Kreditkartenumsätze automatisch den passenden Quittungen zu und zeigt Transaktionen ohne Beleg – so fällt jede fehlende Quittung sofort auf.
Über die gesamte gesetzliche Frist – für Buchungsbelege acht Jahre. Unveränderbar, mit Audit-Trail und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, auffindbar über die Suche.