Belego
Keine Zettelsammlungen mehr im Handschuhfach, keine Quartalsend-Panik: Belego erfasst jeden Beleg in dem Moment, in dem er entsteht – und archiviert ihn automatisch.
Der Schuhkarton ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eines kaputten Prozesses: Belege entstehen unterwegs – an der Tankstelle, im Restaurant, im Baumarkt –, verbucht werden sie aber Wochen später am Schreibtisch. Dazwischen liegen Jackentaschen, Handschuhfächer, E-Mail-Postfächer und die berüchtigte Ablage „kommt noch“. Je länger diese Strecke, desto mehr geht verloren.
Verloren geht dabei echtes Geld: Jeder fehlende Beleg ist eine Betriebsausgabe, die Sie nicht abziehen, und Vorsteuer, die Sie nicht geltend machen. Dazu kommen die Stunden am Quartalsende, in denen jemand Zettel glättet, sortiert und abtippt – und die Rückfragen der Kanzlei, wenn trotzdem etwas fehlt.
Belegchaos beenden heißt nicht, besser zu sortieren – sondern gar nicht mehr sortieren zu müssen. Mit Belego erfassen Sie den Beleg in dem Moment, in dem er entsteht: Foto an der Kasse, fertig. Die Texterkennung liest Händler, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsart aus, und die automatische Kategorisierung ordnet den Beleg als Bewirtung, Fahrzeugkosten, Getränkeeinkauf oder allgemeinen Geschäftsbeleg ein.
PDFs aus dem Postfach und alte Scans laden Sie einfach hoch – derselbe Weg, dasselbe Ergebnis. Danach existiert der Beleg dort, wo er hingehört: im Archiv Ihres Unternehmens, ausgelesen, kategorisiert und für die Buchhaltung vorbereitet. Nicht im Handschuhfach.
Sobald alle Belege an einem Ort liegen, verschwindet das Chaos von selbst. In Belego finden Sie jeden Beleg in Sekunden – nach Händler, Betrag, Datum oder Kategorie. Das Archiv ist GoBD-konform unveränderbar, jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert, und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – acht Jahre für Buchungsbelege seit 2025, sechs Jahre für Handelsbriefe – sitzt es entspannt aus.
Und weil alles Ende-zu-Ende verschlüsselt ist – der Unternehmensschlüssel entsteht aus Ihrem Passwort und bleibt bei Ihnen, gesichert über Recovery-Phrase und Passkeys –, ist die neue Ordnung nicht nur bequemer als der Schuhkarton, sondern auch erheblich sicherer. Selbst Belego kann die Inhalte nicht einsehen.
Belegchaos ist selten das Werk einer einzelnen Person. Deshalb bringt Belego den Prozess ins Team: Jeder erfasst seine Belege selbst per Foto, HR oder Buchhaltung prüfen im Freigabe-Workflow nur noch fertige Datensätze, und das Karten-Cockpit zeigt sofort, zu welchem Kreditkartenumsatz noch ein Beleg fehlt.
Am Monatsende gehen die geprüften Belege gesammelt per DATEV-Export an die Kanzlei – ohne Karton, ohne Pendelordner, ohne „ich such das noch raus“. Der Free-Tarif mit fünf Extraktionen pro 30 Tage reicht, um das am eigenen Chaos auszuprobieren.
Nicht mit dem Altbestand, sondern mit dem nächsten Beleg: ab sofort jeden neuen Beleg direkt fotografieren oder hochladen. So wächst der Stapel nicht weiter, und den Rückstand arbeiten Sie in Ruhe nach – oder gar nicht.
Nein. Wichtig ist zuerst der laufende Prozess. Den Altbestand können Sie schrittweise digitalisieren; dank ersetzendem Scannen darf das Papier nach GoBD-konformer Erfassung sogar entsorgt werden.
Über die Suche im Archiv – nach Händler, Betrag, Datum oder Kategorie. Statt Ordner zu wälzen, haben Sie jeden Beleg in Sekunden auf dem Bildschirm, auch Jahre später.
PDF-Rechnungen laden Sie direkt hoch; sie durchlaufen dieselbe Erkennung und Kategorisierung wie fotografierte Zettel und landen im selben Archiv.
Ja. Das Karten-Cockpit gleicht Kreditkartenumsätze mit den erfassten Belegen ab und zeigt Lücken sofort an – fehlende Belege lassen sich direkt beim Karteninhaber anmahnen.