Belego
Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs – und digital genügt: Belego archiviert Ihre Belege GoBD-konform über die gesamte Aufbewahrungsfrist, verschlüsselt und unveränderbar.
Für Buchungsbelege – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge und alles, was einer Buchung zugrunde liegt – gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die frühere Zehnjahresfrist verkürzt.
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es dagegen bei zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Als Merkregel taugt: acht Jahre für Belege, sechs für Briefe, zehn für Abschlüsse.
Die Fristen verlangen nicht, dass Papier aufgehoben wird. Werden Belege GoBD-konform digitalisiert – vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar –, ist die digitale Aufbewahrung rechtlich ausreichend, und das Papieroriginal darf vernichtet werden. Das gilt für den Kassenbon genauso wie für die Eingangsrechnung im PDF-Format, die nie Papier war.
Dieses ersetzende Scannen sollte idealerweise durch eine Verfahrensdokumentation abgesichert sein, die beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und archiviert werden. Praktisch wichtig obendrein: Thermobelege verblassen oft schon nach ein, zwei Jahren – lange vor Ablauf jeder Frist. Der frühe Scan ist hier der einzige verlässliche Nachweis.
Acht Jahre Papier bedeuten Regalmeter, Umzugskartons und die bange Frage, ob Ordner 2019/3 wirklich noch im Keller steht. Acht Jahre in Belego bedeuten: Der Beleg liegt unveränderbar im Archiv, ist über die Suche in Sekunden auffindbar, und jede Aktion seit der Erfassung ist im Audit-Trail dokumentiert. Auch ein Kanzlei- oder Prüferzugriff Jahre später ist damit kein Archäologieprojekt mehr, sondern eine Suchanfrage.
Dazu kommt die Sicherheit: Jeder Beleg ist Ende-zu-Ende verschlüsselt, den Schlüssel besitzt allein Ihr Unternehmen – erzeugt aus dem Passwort, abgesichert über Recovery-Phrase und Passkeys. Ein Wasserschaden im Keller kann dem Archiv nichts anhaben, ein Datenleck beim Anbieter ebenso wenig: Selbst Belego kann Ihre Belege nicht lesen.
Der einfachste Weg, keine Frist zu reißen, ist ein Prozess, der Belege gar nicht erst verlieren kann: fotografieren oder hochladen, automatische Erkennung von Händler, Datum, Beträgen und Steuersätzen, Kategorisierung nach Belegtyp, Freigabe, Archiv. Jeder Beleg, der diesen Weg geht, ist für die volle Frist gesichert. Und weil das Archiv unveränderbar ist, kann auch niemand versehentlich löschen, was noch aufbewahrt werden muss.
Für die Kanzlei bleibt dabei alles zugänglich: DATEV-Export auf Knopfdruck, strukturierte Belegdaten inklusive. Und der Einstieg ist gratis – fünf Extraktionen pro 30 Tage im Free-Tarif, ganz ohne Zahlungsdaten. So wird aus der Pflichtaufgabe Aufbewahrung ein Prozess, den niemand mehr aktiv managen muss.
Buchungsbelege acht Jahre (seit 2025, vorher zehn – verkürzt durch das BEG IV), Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre.
Grundsätzlich ja – die verkürzte Frist erfasst auch Buchungsbelege, deren alte Zehnjahresfrist beim Inkrafttreten 2025 noch lief. Im Einzelfall lohnt die Rücksprache mit dem Steuerberater.
Ja, wenn die digitale Kopie GoBD-konform aufbewahrt wird – vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar. Empfohlen ist eine Verfahrensdokumentation; nur wenige Sonderdokumente müssen im Original bleiben.
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung erfolgte. Ein Beleg vom März 2025 muss also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Fehlende oder verblasste Belege gefährden den Betriebsausgabenabzug und den Vorsteuerabzug – im schlimmsten Fall schätzt das Finanzamt. Die frühe digitale Erfassung mit Belego verhindert genau dieses Szenario.