Belego
Vom Kassenbon bis zum Pendelordner: Belego digitalisiert Papierbelege per Foto oder Scan, archiviert sie GoBD-konform – und macht das Original damit rechtlich verzichtbar.
Papierbelege knicken, verblassen, verschwinden. Thermopapier ist nach wenigen Jahren oft unlesbar, Ordner brauchen Platz, und durchsuchen lässt sich Papier ohnehin nicht. Trotzdem lagern in deutschen Unternehmen ganze Kellerregale voller Belege – aus Angst, das Finanzamt könnte irgendwann das Original verlangen. Dabei bindet jedes dieser Regale Fläche und Aufmerksamkeit – und liefert im Gegenzug nichts als Staub.
Diese Angst ist unbegründet: Die GoBD erlauben ausdrücklich, Papierbelege zu digitalisieren und anschließend zu vernichten, wenn die digitale Kopie vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt wird – das sogenannte ersetzende Scannen.
Den Bon fotografieren Sie mit dem Handy, den A4-Beleg legen Sie auf den Scanner oder fotografieren ihn ebenfalls – Belego verarbeitet Fotos, Scans und PDFs gleichermaßen. Die Erkennung liest Händler, Datum, Beträge, Mehrwertsteuersätze, Positionen und Zahlungsart aus und kategorisiert den Beleg automatisch nach Typ. Ob zerknitterter Bon oder mehrseitige Eingangsrechnung macht dabei keinen Unterschied.
Danach existiert der Papierbeleg als strukturierter, durchsuchbarer Datensatz im GoBD-konformen Archiv – mit Audit-Trail und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die KI-Auswertung läuft dabei auf Belegos eigener Infrastruktur; Ihre Belege füttern keine fremden Cloud-Modelle.
Nach dem GoBD-konformen Scan darf das Original grundsätzlich vernichtet werden – die achtjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (seit 2025, zuvor zehn Jahre) und die sechsjährige für Handelsbriefe erfüllt das digitale Archiv vollständig.
Empfehlenswert ist eine Verfahrensdokumentation: ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen gescannt, geprüft und archiviert wird. Sie macht den Prozess für Prüfer nachvollziehbar und ist die saubere Grundlage für die Papiervernichtung. Wenige Sonderfälle – Dokumente, die im Original vorliegen müssen – bleiben ausgenommen; dazu zählen etwa notarielle Urkunden oder bestimmte Zolldokumente.
Der häufigste Fehler beim Digitalisieren: mit dem Keller anfangen und nach zwei Ordnern aufgeben. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge – ab heute jeden neuen Beleg digital erfassen, damit der Stapel nicht weiter wächst, und den Altbestand dann gezielt nachziehen, etwa beginnend mit dem laufenden Geschäftsjahr. Ein Ordner pro Woche ist ein realistisches Pensum, das niemanden lähmt.
Für Teams verteilt sich die Arbeit fast von selbst: Jeder erfasst seine eigenen Belege, die Freigabe läuft über den HR-Workflow, und die Kanzlei bekommt die fertigen Daten per DATEV-Export. Zum Ausprobieren reicht der Free-Tarif mit fünf Extraktionen pro 30 Tage. So wird aus dem Keller wieder ein Keller – und aus der Zettelablage ein Suchfeld.
Ja – das ersetzende Scannen ist in den GoBD ausdrücklich vorgesehen. Voraussetzung ist die vollständige, unveränderbare und nachvollziehbare digitale Aufbewahrung; eine Verfahrensdokumentation macht den Prozess prüfungsfest. Wenige Originaldokumente sind ausgenommen.
Nein. Die Handykamera genügt für Bons und Rechnungen; vorhandene Flachbett- oder Einzugsscanner und PDFs funktionieren genauso. Belego verarbeitet alle Formate über denselben Weg.
Ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie Papierbelege in Ihrem Unternehmen erfasst, geprüft, archiviert und vernichtet werden. Sie ist beim ersetzenden Scannen dringend empfohlen und macht Ihren Prozess für Betriebsprüfer nachvollziehbar.
So früh wie möglich scannen – am besten am Tag des Kaufs. Ist ein Bon bereits verblasst, sichern Sie den noch lesbaren Rest umgehend; ein unlesbarer Beleg ist steuerlich so gut wie verloren.
Meist ja – aber erst nach dem laufenden Prozess. Beginnen Sie mit dem aktuellen Geschäftsjahr und arbeiten Sie rückwärts; jeder digitalisierte Ordner spart Lagerplatz und macht Belege durchsuchbar.