Belego
Agenturen produzieren nicht nur Kampagnen, sondern auch Belege: Kundenessen, Pitch-Reisen, monatliche Tool-Abos, Freelancer-Rechnungen. Belego erfasst all das nebenbei – damit euer Kopf für die Arbeit frei bleibt, die auf der Website steht.
Der Belegmix einer Agentur ist eigen: viele Bewirtungen, weil Kundenbeziehungen beim Essen entstehen; Reisekosten für Pitches, Drehs und Workshops; ein wachsender Stapel monatlicher Software-Rechnungen für Design-, Projekt- und Analyse-Tools; dazu Rechnungen von Freelancern und Produktionspartnern. Vieles davon zahlt irgendjemand mit irgendeiner Firmenkarte.
Das Problem ist selten der einzelne Beleg, sondern die Verteilung: Die Rechnung des Videotools liegt im Postfach der Creative Directorin, der Bewirtungsbeleg beim Account Manager, die Hotelrechnung im Buchungsportal. Wer am Monatsende alles zusammensuchen muss, verliert genau die Stunden, die eigentlich auf Kundenprojekte gebucht werden sollten.
Bewirtungen sind in Agenturen Alltag – und der deutsche Bewirtungsbeleg ist ihr bürokratisches Nachspiel. Belego kürzt es radikal ab: Rechnung am Tisch fotografieren, und aus dem Foto entsteht der vollständige Bewirtungsbeleg-Entwurf mit Beträgen, Steuersätzen und Trinkgeld. Anlass und Teilnehmer sind in Sekunden ergänzt, unterschrieben wird digital.
Diskretion inklusive: Wer mit welchem Kunden isst, verrät laufende Pitches und Mandate. Weil Belego jeden Beleg Ende-zu-Ende verschlüsselt, bleiben diese Informationen im Unternehmen – auf dem Server liegt nur unlesbarer Ciphertext, den auch wir nicht öffnen können.
SaaS-Abos sind die stillen Dauerbelege der Agentur: jeden Monat dieselben Abbuchungen, selten die zugehörige Rechnung am selben Ort. Im Karten-Cockpit von Belego werden Kreditkartenabrechnungen automatisch eingelesen und jede Transaktion ihrem Beleg zugeordnet – die wiederkehrende Tool-Abbuchung findet ihre PDF-Rechnung von selbst.
Fehlt ein Beleg, erinnert Belego die Person, deren Karte belastet wurde, direkt per verschlüsseltem Team-Chat – mit Händler, Datum und Betrag. Das Monatsende verliert seine Detektivarbeit: Statt „Wer hat im Mai 49 Euro an ein Portal gezahlt?" gibt es eine Liste offener Posten, die sich von allein abarbeitet.
Rollen bringen Struktur, ohne zu bremsen: Alle im Team reichen eigene Belege ein, Team-Leads oder die Geschäftsführung geben frei, das Office behält den Überblick – und die Kanzlei bekommt ausschließlich geprüfte Belege. Rückfragen laufen im selben Werkzeug, verschlüsselt, statt über CC-Ketten.
Die Übergabe ist ein Klick: DATEV-XML-Paket für Unternehmen Online mit strukturierten Rechnungsdaten, Upload-E-Mail oder ZIP. Zusammen mit dem GoBD-konformen, unveränderbaren Archiv heißt das: Auch die Buchhaltung der Agentur sieht endlich so aufgeräumt aus wie ihr Portfolio.
Aus dem Foto der Restaurantrechnung erstellt Belego automatisch den vollständigen Bewirtungsbeleg-Entwurf mit Summen, Steuersätzen und Trinkgeld. Anlass und Teilnehmer werden angetippt, digital unterschrieben – prüfsicher in unter einer Minute statt Vordruck und Kugelschreiber.
Ja. Das Karten-Cockpit liest die Kreditkartenabrechnung ein und ordnet Transaktionen den passenden Rechnungen zu – auch wiederkehrenden Abo-Abbuchungen. Offene Posten ohne Beleg werden sichtbar und lassen sich per Chat-Erinnerung direkt anmahnen.
Ja, über Rollen: Mitglieder reichen eigene Belege ein, Manager geben frei, Admins und Inhaber sehen alles, und für externe Unterstützung gibt es eine Gastrolle mit begrenzten Rechten. Jeder sieht genau so viel, wie er braucht.
Maximal: Belege und Team-Nachrichten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Schlüssel gehört nur eurer Agentur. Wer mit welchem Kunden isst oder zu welchem Pitch reist, kann auf dem Server niemand lesen – auch wir nicht.
Ja, über drei Wege: DATEV-XML für Unternehmen Online inklusive strukturierter Rechnungsdaten, DATEV-Upload-E-Mail oder ZIP-Export. Die Kanzlei behält ihren Prozess und bekommt vollständige statt nachgereichter Belege.