Belego
Belego liest die Restaurantrechnung, entwirft den vollständigen Bewirtungsbeleg mit Anlass, Gästen und Summen – Sie prüfen, unterschreiben, fertig.
Ein Geschäftsessen dauert zwei Stunden – die Abrechnung danach gefühlt genauso lang. Das Finanzamt verlangt für jede Bewirtung einen eigenen Nachweis: Wer war dabei, was war der geschäftliche Anlass, wo wurde bewirtet, wie hoch waren Rechnung und Trinkgeld, und wer hat das Ganze unterschrieben. Fehlt eine dieser Angaben, kippt der Betriebsausgabenabzug im schlimmsten Fall komplett.
In der Praxis heißt das: Zettel aufheben, Vorlage suchen, Namen zusammenkratzen, Beträge abtippen, unterschreiben, abheften. Wer viele Kundentermine hat, verliert daran jede Woche Zeit – oder gibt Belege irgendwann gar nicht mehr ab. Genau dieses Ritual schafft Belego ab.
Sie fotografieren die Rechnung direkt am Tisch oder laden das PDF hoch. Belego erkennt per OCR das Restaurant, Datum, alle Positionen, die Mehrwertsteuersätze, das Trinkgeld und die Zahlungsart – und erstellt daraus den fertigen Bewirtungsbeleg-Entwurf nach deutschem Muster.
Anlass und Teilnehmer ergänzen Sie in Sekunden: Ihr Team ist hinterlegt, externe Gäste tippen Sie einmal ein. Anschließend unterschreiben Sie digital – die Signatur wird eIDAS-konform erfasst – und der Beleg wandert unveränderbar ins GoBD-Archiv. Auf Wunsch geht er von dort direkt an Ihre Buchhaltung oder per DATEV-Export an die Kanzlei.
Das Ergebnis ist derselbe Beleg, den Sie sonst mühsam von Hand ausfüllen – nur vollständig, leserlich und in einem Bruchteil der Zeit.
Ort und Tag der Bewirtung, Namen aller Teilnehmer, konkreter Anlass, Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld, maschinelle Registrierkassen-Rechnung ab 250 Euro mit Namen des Bewirtenden – die Anforderungen aus § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind lang und werden bei Betriebsprüfungen ernsthaft kontrolliert.
Belego prüft den Entwurf gegen genau diese Liste. Fehlt der Anlass oder ist die Teilnehmerzahl unplausibel, sehen Sie eine Warnung, bevor der Beleg abgelegt wird. So kommt kein unvollständiger Bewirtungsbeleg mehr ins Archiv – und keiner mehr zurück von der Kanzlei.
Bewirtungsbelege enthalten sensible Informationen: Wer mit wem isst, verrät Geschäftsbeziehungen. Belego verschlüsselt jeden Beleg deshalb Ende-zu-Ende, bereits in Ihrem Browser, mit einem Schlüssel, den nur Ihr Unternehmen besitzt. Weder wir noch Dritte können Inhalte lesen.
Für die Weitergabe an die Buchhaltung bleibt trotzdem alles bequem: Die HR- oder Buchhaltungsfreigabe läuft im selben Workflow, der DATEV-Export erzeugt das XML-Paket für Unternehmen Online mit einem Klick, und die Kreditkartenzahlung aus dem Restaurant wird im Karten-Cockpit automatisch dem Beleg zugeordnet.
Ort und Tag der Bewirtung, alle Teilnehmer, den konkreten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld sowie die Unterschrift des Bewirtenden. Ab 250 Euro brutto muss zusätzlich eine maschinell erstellte, registrierte Rechnung mit dem Namen des Bewirtenden vorliegen. Belego prüft all das automatisch.
Ja. Aus dem Foto der Restaurantrechnung entsteht ein vollständiger Entwurf mit Summen, Steuersätzen und Trinkgeld. Sie ergänzen nur Anlass und Teilnehmer, unterschreiben digital – fertig. Der ganze Vorgang dauert typischerweise unter einer Minute.
Ja. Die GoBD erlauben die digitale Belegführung ausdrücklich, solange Belege unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Belego speichert revisionssicher, erfasst die Unterschrift eIDAS-konform und protokolliert jede Änderung.
Trinkgeld ist als Teil der Bewirtungskosten abzugsfähig, muss aber dokumentiert sein. Belego erkennt das Trinkgeld auch dann, wenn es nur auf dem Kartenbeleg steht, und weist es im Bewirtungsbeleg separat aus.
Ja. Fertige Bewirtungsbelege gehen per DATEV-Export (XML-Schnittstelle für Unternehmen Online), per Upload-E-Mail oder als ZIP-Paket an Ihre Kanzlei – inklusive aller Rechnungsdaten, sauber pro Beleg.