Belego
Keine Schuhkartons, keine Sammel-E-Mails, keine Nachreichungen: Belego übergibt geprüfte Belege mit allen Buchungsdaten an Ihre Kanzlei – Monat für Monat, wie von selbst.
Jeden Monat dasselbe Schauspiel: Quittungen aus Portemonnaies, Jackentaschen und Mail-Postfächern zusammensuchen, in eine Reihenfolge bringen, einscannen oder in den Pendelordner heften – und hoffen, dass nichts fehlt. Fehlt doch etwas, meldet sich die Kanzlei Wochen später mit einer Liste offener Posten, und die Suche beginnt von vorn.
Dieses Ritual kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld: Jede Rückfrage, jeder nachgereichte Beleg und jede von Hand erfasste Rechnung taucht am Ende auf der Kanzleirechnung auf. Der günstigste Beleg ist der, der vollständig, lesbar und mit Daten ankommt.
Bei Belego gibt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Belege dort ab, wo sie entstehen: Tankquittung an der Zapfsäule fotografieren, Hotelrechnung als PDF hochladen, fertig. Die Texterkennung liest alle Werte aus, und bei Restaurantbesuchen entsteht automatisch ein vollständiger Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern.
Nach der internen Prüfung geht der Beleg an die Kanzlei – wahlweise als XML-Paket für DATEV Unternehmen Online, per Upload-E-Mail an das DUO-Postfach oder als ZIP-Export mit CSV-Liste. Aktivieren Sie den automatischen Versand, passiert das im Moment der Freigabe, ganz ohne monatliche Sammelaktion.
Statt loser Scans erhält Ihr Steuerberater Datensätze: Zu jedem Beleg liefert Belego die Rechnungsdaten mit Lieferant, Nummer, Datum, Beträgen und nach Steuersätzen getrennter Umsatzsteuer – adressiert mit Ihrer Beraternummer und Mandantennummer, damit alles im richtigen Bestand landet.
Gerade die notorisch fehleranfälligen Fälle kommen sauber an: Bewirtungen mit dokumentiertem Anlass und Teilnehmerliste, Auslandsbelege mit Originalwährung, Kartenzahlungen mit erkannter Zahlungsart. Ihre Kanzlei bucht schneller, fragt seltener nach – und kann sich auf Beratung statt Datenerfassung konzentrieren.
Der wichtigste Hebel gegen Rückfragen ist Qualität vor dem Versand. Belego prüft jeden Beleg auf Vollständigkeit und Plausibilität, und die Freigabe durch HR oder Buchhaltung stellt sicher, dass nur Abgenommenes die Firma verlässt. Was die Kanzlei erreicht, ist bereits kontrolliert.
Gleichzeitig bleibt jeder Beleg im eigenen Haus verfügbar: Das GoBD-konforme Archiv bewahrt das Original unveränderbar auf, und das Aktivitätsprotokoll zeigt Inhabern und Admins jederzeit, welcher Beleg wann an die Kanzlei ging. Bei der Betriebsprüfung suchen Sie nichts mehr zusammen – es ist längst da.
Belege verraten viel über ein Unternehmen – Lieferanten, Konditionen, Geschäftspartner. Deshalb verschlüsselt Belego alle Dokumente Ende-zu-Ende mit einem Schlüssel, den ausschließlich Ihr Unternehmen besitzt. Die Übergabe an die Kanzlei wird im Browser der freigebenden Person aufgebaut; unsere Server sehen niemals Klartext.
Ihr Steuerberater braucht dafür übrigens kein Belego-Konto: Die Übergabe erfolgt über die DATEV-Werkzeuge, die die Kanzlei ohnehin nutzt. Sie modernisieren Ihre Belegabgabe, ohne dass die Gegenseite irgendetwas umstellen muss.
Nein. Die Kanzlei erhält Belege über ihre gewohnten DATEV-Werkzeuge: als XML-Paket über Belegtransfer nach Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP-Export. Auf Kanzleiseite ändert sich nichts – außer der Datenqualität.
So oft Sie möchten: automatisch direkt nach jeder Freigabe, gesammelt zum Monatsende oder manuell per Klick. Der automatische Versand nimmt auch Nachzügler mit, die bei der Freigabe noch nicht übertragen wurden.
Ja – das ist der Kern des Workflows. Jedes Teammitglied fotografiert seine Belege selbst; HR oder Buchhaltung prüft und gibt frei. Erst danach geht ein Beleg Richtung Steuerberater.
Die kommen komplett an: Belego erstellt den Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern, Trinkgeld und Unterschrift automatisch aus der Restaurantrechnung und übergibt beides zusammen samt Rechnungsdaten – ein häufiger Rückfragegrund verschwindet damit.
Ja. Der Free-Tarif umfasst 5 Belegerfassungen pro 30 Tage inklusive aller Übergabewege – genug, um einen Probemonat mit dem Steuerberater durchzuspielen, bevor Sie sich entscheiden.