Belego
Fotografieren, freigeben – und der Beleg steht in DATEV Unternehmen Online, komplett mit strukturierten Rechnungsdaten für den Buchungsassistenten der Kanzlei.
DATEV Unternehmen Online ist der Standard-Belegkasten zwischen Unternehmen und Kanzlei – aber befüllt werden muss er trotzdem. In der Praxis heißt das: Papierbelege einscannen, Dateien vom Handy auf den Rechner ziehen, PDFs aus Mail-Anhängen fischen, alles sinnvoll benennen und Stück für Stück hochladen. Wer das für dutzende Belege im Monat macht, kennt den Zeitfresser.
Dazu kommt die Fehlerquelle Mensch: Ein Beleg bleibt im Fotoalbum hängen, ein Duplikat wird doppelt hochgeladen, ein unscharfer Scan ist unlesbar. Die Kanzlei merkt es erst beim Buchen – und dann beginnt die Rückfragen-Schleife per E-Mail.
Mit Belego beginnt der Upload dort, wo der Beleg entsteht: am Smartphone. Die Texterkennung erfasst Händler, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsart; bei Restaurantrechnungen entsteht gleich der komplette Bewirtungsbeleg mit. Danach durchläuft der Beleg die Freigabe durch HR oder Buchhaltung.
Ist die Freigabe erteilt, bereitet Belego den Transfer nach Unternehmen Online vor – auf Wunsch vollautomatisch im Moment der Freigabe. Niemand sammelt mehr, niemand benennt um, niemand lädt einzeln hoch. Der Belegkasten füllt sich nebenbei, während das Team einfach arbeitet.
Erster Weg: das XML-Paket. Belego erzeugt ein Paket nach dem Standard der DATEV XML-Schnittstelle online – document.xml plus eine Rechnungsdaten-Datei je Beleg –, das DATEV Belegtransfer aus einem überwachten Ordner automatisch nach DUO überträgt. Vorteil: Die Kanzlei bekommt buchungsfertige Datensätze statt bloßer Bilder.
Zweiter Weg: die Upload-E-Mail. Jedes Unternehmen-Online-Postfach hat eine eigene Mailadresse für Belege; Belego versendet den freigegebenen Beleg direkt dorthin. Dritter Weg: der ZIP+CSV-Export für alle, die Belege lieber manuell oder über andere Kanäle einspielen.
Und der vierte Weg ist in Vorbereitung: die direkte Übertragung über die DATEV-Cloud-Schnittstelle accounting:documents mit Anmeldung per DATEV Login. Die Integration ist fertig gebaut und wartet auf die DATEV-Zertifizierung – geplant ist die Freischaltung für alle Kunden etwa im dritten Quartal 2026.
Beim XML-Weg landet in Unternehmen Online nicht nur das Belegbild, sondern der komplette Datensatz: Kreditor, Rechnungsnummer, Belegdatum, Bruttobetrag und die Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen. Der Buchungsassistent der Kanzlei übernimmt diese Werte direkt – das Abtippen entfällt auf beiden Seiten.
Besonderheiten reisen im Informationsfeld mit: der Bewirtungsanlass samt Teilnehmern, bei Auslandsbelegen Originalwährung und -betrag, dazu die Zahlungsart für den Abgleich mit dem Bankkonto. Beraternummer und Mandantennummer sind fest in Ihren Belego-Einstellungen hinterlegt, sodass jedes Paket eindeutig adressiert ist.
Belego speichert alle Belege Ende-zu-Ende verschlüsselt – der Schlüssel gehört Ihrem Unternehmen, nicht uns. Das Upload-Paket wird deshalb im Browser der Person erstellt, die den Versand auslöst oder die Freigabe erteilt hat. Unsere Server sehen zu keinem Zeitpunkt Beleginhalte im Klartext.
Damit trotzdem niemand den Überblick verliert, gibt es das Aktivitätsprotokoll: Inhaber und Admins sehen, welcher Beleg wann über welchen Weg an DATEV ging und ob die Übertragung erfolgreich war – als reine Metadaten, versteht sich.
Ja – nach der Freigabe. Mit aktiviertem Auto-Versand wird jeder freigegebene Beleg sofort als XML-Paket bereitgestellt oder per Upload-E-Mail an Ihr DUO-Postfach gesendet. Die Freigabe durch eine berechtigte Person bleibt immer Voraussetzung.
Für den XML-Weg benötigt Ihre Kanzlei oder Ihr Unternehmen DATEV Belegtransfer mit einem als XML-Schnittstelle konfigurierten Verzeichnis. Für die Upload-E-Mail genügt die Mailadresse Ihres Unternehmen-Online-Belegkastens.
Die Anbindung an accounting:documents v2 mit DATEV Login ist fertig entwickelt und in Vorbereitung. Nach Abschluss der Zertifizierung – voraussichtlich Q3 2026 – wird sie für alle freigeschaltet und macht den Upload dann komplett ohne Zwischenschritt möglich.
Ja. Jedes Paket trägt Ihre Beraternummer und Mandantennummer, die Belegdaten sind einheitlich strukturiert, und pro Rechnung liegt eine saubere XML-Datei bei. Viele Kanzleien buchen solche Belege deutlich schneller als lose Scans.
Der DATEV-Versand ist Bestandteil von Belego; bezahlt wird die Belegerfassung. Zum Testen enthält der Free-Tarif 5 Extraktionen pro 30 Tage – inklusive Export und Versandwege.