Belego
Wenn Mandanten Belego nutzen, empfängt Ihre Kanzlei keine Schuhkartons mehr, sondern geprüfte Belege mit buchungsfertigen Datensätzen – im DATEV-Workflow, den Sie schon haben.
Steuerkanzleien kämpfen selten mit der Buchführung selbst – sondern mit dem, was vorher passiert: Mandanten liefern Belege spät, unvollständig und über jeden denkbaren Kanal. Der eine bringt den Ordner persönlich, die nächste mailt Handyfotos, der dritte lädt unsortierte Scans hoch. Jede Variante bedeutet Erfassungsaufwand, Rückfragen und Fristendruck.
Besonders teuer sind die Klassiker: fehlende Bewirtungsangaben, unleserliche Thermobelege, Kartenzahlungen ohne zugehörige Rechnung. Die Fachkraft, die eigentlich buchen und beraten soll, verbringt ihre Zeit mit Detektivarbeit am Belegeingang.
Belego verlagert die Qualitätssicherung dorthin, wo der Beleg entsteht: Der Mandant fotografiert die Quittung, die automatische Erkennung liest sämtliche Werte aus, eine Plausibilitätsprüfung reklamiert Fehlendes, und eine berechtigte Person im Unternehmen gibt frei. Erst dieser geprüfte Stand macht sich auf den Weg zu Ihnen.
Ankommen tut er in Ihrer gewohnten Umgebung: als Paket im Format der DATEV XML-Schnittstelle online, das über Belegtransfer nach Unternehmen Online läuft – mit Belegbild und Rechnungsdatensatz inklusive Kreditor, Beträgen und Umsatzsteuer je Steuersatz. Ihr Buchungsassistent hat damit sofort Futter; die manuelle Erfassung entfällt weitgehend.
Die üblichen Rückfrage-Kandidaten kommen bei Belego-Mandanten bereits gelöst an. Zu jeder Restaurantrechnung existiert der maschinell erstellte, unterschriebene Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmerliste – die Angaben stehen zusätzlich im Informationsfeld des Datensatzes. Auslandsbelege tragen Originalwährung und -betrag, Kartenzahlungen die erkannte Zahlungsart.
Auch auf Mandantenseite herrscht Ordnung: Alle Originale liegen dort in einem GoBD-konformen, unveränderbaren Archiv, jederzeit durchsuchbar. Fordern Sie im Rahmen einer Prüfung Unterlagen an, findet Ihr Mandant sie in Minuten – nicht in Kartons.
Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig. Ihr Mandant legt ein Belego-Konto an und hinterlegt Ihre Beraternummer sowie seine Mandantennummer – damit adressiert jedes Exportpaket automatisch den richtigen Bestand. Gemeinsam wählen Sie das Format: XML-Schnittstelle in Version 6.0 oder 5.0, oder ein reines Bildpaket, falls Sie die Daten lieber selbst erfassen.
Beim Transport bleiben Sie flexibel: Belegtransfer mit einem als XML-Schnittstelle konfigurierten Verzeichnis für die volle Datenübergabe, die Upload-E-Mail des DUO-Postfachs für den schlanken Weg oder ein ZIP mit CSV für Sonderfälle. Die direkte Anbindung an die DATEV-Cloud (accounting:documents) ist bei Belego in Vorbereitung und nach der Zertifizierung voraussichtlich ab Q3 2026 verfügbar.
Kanzleien tragen Verantwortung für hochsensible Mandantendaten – da zählt, wie ein Vorsystem mit Belegen umgeht. Belego speichert alles Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Schlüssel liegt allein beim Mandanten, und die Exportpakete entstehen in dessen Browser. Der Betreiber der Plattform kann Beleginhalte zu keinem Zeitpunkt einsehen.
Für Sie als Kanzlei entsteht dabei kein Aufwand: Sie benötigen weder ein Belego-Konto noch neue Software. Sie empfangen Belege wie gewohnt über DATEV – nur eben vollständig, strukturiert und pünktlich. Auf Mandantenseite dokumentiert ein Aktivitätsprotokoll jede Übergabe mit Zeitpunkt und Ergebnis.
Nein. Belego ist das Werkzeug Ihres Mandanten. Die Kanzlei empfängt Belege über die vorhandene DATEV-Infrastruktur – Unternehmen Online, Belegtransfer oder E-Mail-Postfach – und arbeitet wie bisher, nur mit besseren Eingangsdaten.
Standardmäßig als Paket der DATEV XML-Schnittstelle online: Belegbilder plus document.xml plus ein Rechnungsdatensatz je Beleg, wahlweise in Version 6.0 oder 5.0. Alternativ als einzelne Belege per DUO-Upload-E-Mail oder als ZIP mit CSV-Übersicht.
Ja, praktisch schon: Der Mandant stellt das Format in seinen DATEV-Einstellungen um – ein Dropdown, keine Technik. Empfehlen Sie Version 6.0 für volle Datenübergabe oder das Bildpaket, wenn Ihre Prozesse eigene Erfassung vorsehen.
Jeder Wert stammt aus der automatischen Erkennung, wird aber vor dem Versand im Freigabe-Workflow des Mandanten von einem Menschen geprüft. Sie erhalten also bestätigte Daten – und das Belegbild liegt zur Kontrolle immer bei.
Die Integration der Schnittstelle accounting:documents v2 mit DATEV Login ist fertig entwickelt und durchläuft aktuell die Vorbereitung auf die DATEV-Zertifizierung. Die Freischaltung für alle Konten ist für etwa Q3 2026 geplant.