Belego
Digitale Belegbuchhaltung heißt: kein Papierstapel, kein Abtippen, kein Suchen – vom Smartphone-Foto über die Freigabe bis zur DATEV-Übergabe läuft alles in einem Fluss.
Viele Unternehmen halten ihre Belegbuchhaltung für digital, weil ein Scanner im Büro steht. Doch wer Papier einscannt, um die PDFs dann per Mail weiterzuleiten, von Hand zu benennen und Beträge in Tabellen zu übertragen, hat den Papierprozess nur fotografiert – nicht abgeschafft. Die Medienbrüche bleiben, nur die Ablage glänzt.
Echte digitale Belegbuchhaltung bedeutet: Der Beleg wird einmal erfasst und ab dann ausschließlich als Datensatz weiterverarbeitet – durch Prüfung, Freigabe, Archiv und Übergabe an die Kanzlei. Kein Ausdrucken, kein erneutes Eintippen, kein Ordnerregal. Genau diesen Fluss baut Belego.
Am Anfang steht das Foto oder der PDF-Upload – direkt von der Person, bei der der Beleg anfällt. Die automatische Texterkennung extrahiert Händler, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsart; aus Restaurantrechnungen entsteht nebenbei der komplette Bewirtungsbeleg. Danach übernimmt der Workflow: HR oder Buchhaltung sieht den Beleg zur Prüfung und gibt ihn frei.
Mit der Freigabe ist der Beleg gleichzeitig archiviert und übergabebereit: Er liegt unveränderbar im revisionssicheren Archiv und kann automatisch an DATEV Unternehmen Online weitergereicht werden – als XML-Paket mit Buchungsdaten, per Upload-E-Mail oder im ZIP-Export. Der gesamte Kreislauf kommt ohne einen einzigen Papierschritt aus.
Digitale Belegführung ist steuerlich ausdrücklich erlaubt – wenn die Grundsätze der GoBD eingehalten werden: Belege müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar sein. Belego erfüllt das per Architektur: Einmal abgelegte Belege lassen sich nicht mehr manipulieren, jede Bearbeitung ist protokolliert.
Dazu kommt die Auffindbarkeit: Statt in Ordnern zu blättern, durchsuchen Sie Ihr Archiv nach Händler, Betrag, Zeitraum oder Freitext. Bei einer Betriebsprüfung liefern Sie angefragte Belege in Minuten – inklusive der Historie, wer wann was geprüft und freigegeben hat.
Belegbuchhaltung ist Teamarbeit, und digital wird sie endlich steuerbar: Mitarbeitende reichen eigene Belege ein, Prüfende sehen offene Vorgänge in einer Liste statt in einem Eingangskorb, und Inhaber behalten über das Aktivitätsprotokoll den Überblick über Exporte und Übergaben. Jede Rolle sieht genau das, was sie braucht.
Auch die Kartenabrechnung fügt sich ein: Im Karten-Cockpit gleicht Belego Kreditkartentransaktionen mit den eingereichten Belegen ab und zeigt sofort, zu welcher Zahlung der Nachweis noch fehlt. Fehlende Belege lassen sich direkt beim Karteninhaber anfragen – die Erinnerung per Zuruf über den Flur entfällt.
Wer die komplette Belegbuchhaltung in eine Software legt, muss ihr vertrauen können. Belego löst das nicht mit Versprechen, sondern mit Mathematik: Sämtliche Belege werden schon im Browser mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt. Auf unseren Servern liegt nur Chiffrat – lesbar ausschließlich für Ihr Team.
Trotzdem verzichten Sie auf nichts: Suche, Workflows, Kartenabgleich und DATEV-Übergabe arbeiten auf den entschlüsselten Daten in Ihrem Browser. Und falls Sie eines Tages wechseln möchten, exportieren Sie Ihren gesamten Bestand jederzeit – es sind und bleiben Ihre Belege.
Grundsätzlich ja – das ersetzende Scannen ist unter den GoBD zulässig, wenn der Prozess dokumentiert ist und die digitale Kopie vollständig und unveränderbar aufbewahrt wird. Stimmen Sie die Verfahrensdokumentation am besten kurz mit Ihrem Steuerberater ab.
Ja. Belege werden unveränderbar archiviert, jede Änderung wird protokolliert, und die Aufbewahrung ist durchsuchbar und dauerhaft verfügbar – die zentralen GoBD-Anforderungen an digitale Belegführung sind damit technisch abgedeckt.
Gerade dort: Je weniger Verwaltungspersonal, desto teurer ist jede Stunde Zettelwirtschaft. Der Free-Tarif mit 5 Belegerfassungen pro 30 Tage reicht für einen echten Praxistest, und die Einrichtung dauert Minuten statt Tage.
Über die eingebaute DATEV-Übergabe: als XML-Paket mit Rechnungsdaten für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP mit CSV. Eine direkte Cloud-Anbindung an DATEV ist in Vorbereitung und kommt voraussichtlich im Laufe von Q3 2026.
Beides fließt in denselben Prozess: PDF-Anhänge laden Sie direkt hoch, Papierbelege fotografieren Sie mit dem Handy. Ab der Erfassung behandelt Belego alle Belege gleich – auslesen, prüfen, archivieren, übergeben.