Belego
Unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar: Belego archiviert jeden Beleg so, wie die GoBD es verlangen – mit Audit-Trail, Fristenwissen und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung obendrauf.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – regeln, wie digitale Belege beschaffen sein müssen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Die Kernanforderungen: vollständig, richtig, zeitnah erfasst, geordnet, unveränderbar und für einen Prüfer jederzeit nachvollziehbar. Wer diese Grundsätze verletzt, riskiert, dass die Buchführung insgesamt verworfen wird – mit Hinzuschätzungen als teurer Folge.
„Unveränderbar“ ist die Hürde, an der einfache Ordnerlösungen scheitern: Eine Datei im Dateisystem oder in einem gewöhnlichen Cloud-Laufwerk lässt sich jederzeit spurlos überschreiben oder löschen. Genau das darf ein GoBD-konformes Archiv nicht zulassen – oder es muss jede Änderung lückenlos protokollieren.
In Belego wird jeder Beleg nach der Erfassung unveränderbar abgelegt. Korrekturen erzeugen nachvollziehbare neue Stände statt stiller Überschreibungen, und der Audit-Trail protokolliert, wer wann was getan hat – von der Erfassung über die Freigabe bis zum Export an die Kanzlei.
Die zeitnahe, geordnete Erfassung ergibt sich aus dem Workflow von selbst: Belege werden im Moment ihres Entstehens fotografiert oder hochgeladen, automatisch ausgelesen – Händler, Datum, Beträge, Steuersätze, Zahlungsart – und kategorisiert. Die geforderte Ordnung entsteht ohne manuelles Zutun, inklusive der DATEV-relevanten Einordnung nach Belegtyp. Auch der spätere Export an die Kanzlei ändert daran nichts: Der archivierte Stand bleibt unangetastet erhalten.
GoBD-konforme Archivierung heißt auch: Fristen einhalten. Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren – das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die frühere Zehnjahresfrist verkürzt –, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.
Die gute Nachricht: Die digitale Aufbewahrung genügt rechtlich vollständig. Wer Papierbelege GoBD-konform digitalisiert, darf die Originale anschließend vernichten – Stichwort ersetzendes Scannen, idealerweise flankiert von einer Verfahrensdokumentation, die den Scan- und Prüfprozess für Außenstehende nachvollziehbar beschreibt. Beides zusammen macht den Wechsel vom Papier- zum Digitalarchiv nicht nur zulässig, sondern deutlich prüfungssicherer als jeder Aktenschrank.
Revisionssicherheit verlangt Nachvollziehbarkeit – nicht, dass der Software-Anbieter Ihre Belege lesen kann. Belego verschlüsselt jeden Beleg Ende-zu-Ende im Browser; der Unternehmensschlüssel entsteht aus Ihrem Passwort und ist zusätzlich über Recovery-Phrase und Passkeys abgesichert. Selbst Belego bleibt außen vor – Zero-Knowledge.
Für die Prüfung entscheidend ist, dass Ihr Unternehmen jederzeit lesbaren Zugriff hat und jede Aktion protokolliert ist – beides leistet Belego. Der Prüfer bekommt, was er braucht, per Export oder Einsicht; alle anderen bekommen nichts. GoBD-Konformität und konsequente Verschlüsselung vertragen sich ausgezeichnet.
Belege müssen vollständig, richtig, zeitnah erfasst, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden, jede Änderung nachvollziehbar. Belego erfüllt das automatisch: unveränderbares Archiv, Audit-Trail, strukturierte Erfassung im Moment des Entstehens.
In der Regel nicht: Dateien lassen sich dort spurlos ändern oder löschen, es fehlen Unveränderbarkeit und Protokollierung. Genau diese beiden Eigenschaften machen ein Archiv revisionssicher.
Für das ersetzende Scannen ist sie dringend empfehlenswert: ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und archiviert werden. Sie macht Ihren Prozess für Prüfer nachvollziehbar und ist die saubere Grundlage für die Papiervernichtung.
Buchungsbelege acht Jahre (seit 2025, vorher zehn – verkürzt durch das BEG IV), Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre; Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres.
Sie stellen dem Prüfer die angeforderten Belege bereit – als Export oder Einsicht. Der Audit-Trail belegt die Unveränderbarkeit jedes Dokuments seit der Erfassung; die Hoheit über die Schlüssel bleibt durchgehend bei Ihrem Unternehmen.