Belego
Ein Gastronomiebetrieb kauft jeden Tag ein: Großmarkt, Getränkelieferant, Metzger, Spontankauf, weil die Sahne ausging. Belego macht aus diesem täglichen Belegregen ein sortiertes, digitales Archiv – zwischen Frühstücksservice und Abendgeschäft.
Wer eine Küche betreibt, kauft praktisch täglich ein: die Großmarkt-Tour am Morgen, die Getränkelieferung am Dienstag, Fisch und Fleisch von festen Lieferanten, dazwischen der Sprint zum Supermarkt, weil mitten im Service etwas ausgeht. Jeder Vorgang erzeugt einen Beleg – Lieferschein, Rechnung, Kassenzettel –, und alle landen erst einmal an der Pinnwand, in der Kitteltasche oder in der Schublade unter der Kasse.
Anders als im Büro gibt es in der Gastronomie keinen ruhigen Moment zum Sortieren. Der Stapel wächst sieben Tage die Woche, und was beim Monatsabschluss fehlt oder auf Thermopapier verblasst ist, kostet bares Geld: verlorene Vorsteuer, fehlende Wareneinsatz-Zahlen, Rückfragen der Kanzlei mitten im Tagesgeschäft.
Gastro-Belege sind steuerlich tückisch: Auf derselben Großmarkt-Rechnung stehen Lebensmittel zu 7 % neben Getränken, Reinigungsmitteln und Verbrauchsmaterial zu 19 %. Wer das von Hand trennt, braucht Geduld – wer es nicht trennt, riskiert Fehler in der Umsatzsteuer. Belego liest jede Rechnung positionsgenau aus und weist die Umsatzsteuer automatisch nach Sätzen getrennt aus.
Auch die Lieferantenseite bleibt sauber: Erkannte Händler werden gegen öffentliche Register geprüft, wiederkehrende Lieferanten sind sofort zugeordnet, und die Positionsdaten zeigen, was der Einkauf tatsächlich enthielt. So entsteht nebenbei ein präzises Bild des Wareneinsatzes – ohne eine einzige Excel-Liste.
In der Gastronomie kaufen viele Hände ein: Der Küchenchef fährt zum Großmarkt, die Schichtleitung nimmt die Getränkelieferung an, der Inhaber unterschreibt die Handwerkerrechnung. Mit Belego fotografiert jede und jeder den Beleg im Moment der Übergabe – als Mitglied mit einfachsten Rechten, direkt vom Smartphone.
Die Freigabe bleibt zentral: Inhaber oder Büro prüfen die eingereichten Belege im Workflow, sehen sofort, welcher Tag noch lückenhaft ist, und klären Rückfragen im eingebauten, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat – nicht auf Zuruf durch die Küche. Verschlüsselt gilt dabei für alles: Einkaufskonditionen und Lieferantenpreise sind Betriebsgeheimnisse und bleiben es auch.
Bezahlt wird im Betrieb oft mit Firmenkarten – und die wollen abgeglichen werden. Belego liest die Kartenabrechnungen automatisch ein und ordnet jede Transaktion ihrem Einkaufsbeleg zu. Für die Großmarkt-Abbuchung ohne Beleg geht eine Chat-Erinnerung an denjenigen, der an dem Morgen eingekauft hat.
Am Monatsende ist die Übergabe an die Steuerkanzlei kein Projekt mehr: Alle freigegebenen Belege liegen GoBD-konform und unveränderbar im Archiv und verlassen das Haus als DATEV-XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP – mit strukturierten Rechnungsdaten, die die Kanzlei direkt weiterverarbeitet. Der Abschluss passt zwischen Mittags- und Abendservice.
Ja. Die KI-Erkennung liest Rechnungen positionsgenau aus und weist die Umsatzsteuer automatisch nach Steuersätzen getrennt aus – Lebensmittel zu 7 %, Getränke und Verbrauchsmaterial zu 19 %. Das manuelle Auseinanderrechnen entfällt.
Ja, das ist der Kern: Jede Person im Team fotografiert Belege im Moment der Lieferung oder des Einkaufs mit dem Smartphone. Über Rollen bleibt die Kontrolle beim Inhaber oder Büro, das eingereichte Belege prüft und freigibt.
Im Karten-Cockpit: Kartenabrechnungen werden automatisch eingelesen, Transaktionen den Einkaufsbelegen zugeordnet, und fehlende Belege werden sichtbar. Die Erinnerung an den Kollegen geht direkt per verschlüsseltem Chat raus – mit Datum, Händler und Betrag.
Sofort fotografieren – das Foto sichert den Beleg dauerhaft und GoBD-konform, bevor Fett, Feuchtigkeit oder Zeit ihn unlesbar machen. Auch angegriffene Thermobelege liest die Erkennung meist noch zuverlässig aus.
Ja. Der DATEV-Export enthält zu jedem Beleg strukturierte Rechnungsdaten – Beträge, Steuersätze, Lieferant. Die Kanzlei bucht schneller, stellt weniger Rückfragen, und der Wareneinsatz lässt sich sauber auswerten.