Belego
Abtippen ist keine Buchhaltungsaufgabe, sondern ein Softwarefehler. Belego liest aus jedem Foto und jedem PDF den vollständigen Rechnungsdatensatz – Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen, Zahlungsart – und Sie kontrollieren nur noch das Ergebnis.
Viele Programme nennen es schon Automatisierung, wenn sie ein PDF ablegen und den Text durchsuchbar machen. Für die Buchhaltung ist damit fast nichts gewonnen: Entscheidend sind strukturierte Felder – wer hat wann was in Rechnung gestellt, wie hoch sind Netto, Steuer und Brutto, welcher Steuersatz gilt für welche Position. Erst diese Daten machen aus einem Bild einen buchbaren Vorgang.
Belego setzt die Messlatte dort an: Jede hochgeladene Rechnung – Foto vom Kassenzettel, Scan, PDF aus dem Postfach – wird in einen vollständigen, maschinenlesbaren Datensatz übersetzt. Nicht Text, sondern Bedeutung: Der Betrag ist als Bruttobetrag erkannt, die 19 % sind vom 7 %-Anteil getrennt, das Rechnungsdatum ist vom Lieferdatum unterschieden.
Die Erkennung extrahiert den Lieferanten mitsamt Prüfung gegen öffentliche Register, das Belegdatum, Brutto- und Nettobeträge, die Umsatzsteuer sauber nach Sätzen aufgeschlüsselt, einzelne Rechnungspositionen und die Zahlungsart bis hin zur Kartenmarke. Bei Sonderfällen greift Spezialwissen: Restaurantrechnungen werden als Bewirtung erkannt, Tankbelege inklusive Kennzeichen dem Fahrzeug zugeordnet.
Die Zahlungsart ist dabei mehr als ein Detail: Sie ist der Anker für den späteren Abgleich im Karten-Cockpit, wo Kreditkartentransaktionen automatisch ihre Rechnungen finden. Eine gut erfasste Rechnung erledigt so gleich drei Aufgaben – Archiv, Buchhaltungsdaten und Kartenabgleich – mit einem einzigen Upload.
Automatische Erfassung heißt bei vielen Diensten: Ihre Rechnungen reisen zu einem externen KI-Anbieter und werden dort verarbeitet – außerhalb Ihrer Kontrolle. Belego geht den anderen Weg: Die Erkennung läuft auf lokalen KI-Modellen auf eigener Infrastruktur, Dokumente werden nur flüchtig verarbeitet und nie an Dritte weitergereicht.
Gespeichert wird ausschließlich verschlüsselt: Nach der Erfassung wird jeder Beleg Ende-zu-Ende mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens versiegelt und landet unveränderbar im GoBD-konformen Archiv. Automatisierung und Vertraulichkeit sind hier keine Gegensätze, sondern Bauprinzip.
Keine Erkennung ist unfehlbar – deshalb bleibt der Mensch die letzte Instanz. Jeder erfasste Datensatz wird zur Kontrolle angezeigt, Korrekturen sind mit einem Fingertipp erledigt, und der Freigabe-Workflow stellt sicher, dass nur geprüfte Rechnungen weiterwandern. Sie automatisieren das Abtippen, nicht die Verantwortung.
Ab da läuft die Kette von selbst: Freigegebene Rechnungen stehen der Kanzlei als DATEV-XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP zur Verfügung – jeweils mit den strukturierten Rechnungsdaten, die die Erkennung geliefert hat. Was früher eine Tipparbeit pro Beleg war, ist jetzt ein kurzer Kontrollblick.
Lieferant (geprüft gegen öffentliche Register), Belegdatum, Brutto- und Nettobeträge, die Umsatzsteuer getrennt nach Sätzen, einzelne Positionen und die Zahlungsart inklusive Kartenmarke. Sonderfälle wie Bewirtungen und Tankbelege mit Kennzeichen werden zusätzlich als solche erkannt.
Fotos vom Smartphone, Scans und PDF-Dateien – vom zerknitterten Kassenzettel bis zur mehrseitigen Eingangsrechnung. Die Erkennung liefert in allen Fällen denselben strukturierten Datensatz.
Sehr zuverlässig bei üblichen Rechnungen und Kassenzetteln – und trotzdem nie ungeprüft: Jeder Datensatz wird Ihnen zur Kontrolle angezeigt, Korrekturen dauern Sekunden, und erst die Freigabe schickt die Rechnung weiter Richtung Archiv und Kanzlei.
Auf lokalen KI-Modellen auf eigener Infrastruktur – nicht bei externen KI-Anbietern. Dokumente werden nur flüchtig verarbeitet; dauerhaft gespeichert wird ausschließlich die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Fassung, lesbar nur für Ihr Unternehmen.
Sie arbeiten weiter: Die strukturierten Rechnungsdaten füllen den DATEV-Export für Unternehmen Online, ermöglichen den automatischen Abgleich mit Kreditkartenabrechnungen im Karten-Cockpit und machen das GoBD-Archiv durchsuchbar – ohne dass Sie je etwas abtippen.