Belego
Erstellen, signieren, archivieren – der komplette Bewirtungsbeleg läuft heute digital, vom Foto der Rechnung bis ins revisionssichere Archiv. Ganz ohne Drucker und Ordner.
Was viele nicht wissen: Die Finanzverwaltung akzeptiert den Bewirtungsbeleg ausdrücklich in rein digitaler Form. Der Eigenbeleg darf elektronisch erstellt und signiert werden, die Restaurantrechnung darf gescannt oder fotografiert und anschließend digital aufbewahrt werden. Der Schuhkarton voller Thermopapier ist damit steuerlich überflüssig geworden.
Entscheidend sind die Spielregeln der GoBD: Digitale Belege müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Wer Fotos lose in der Handy-Galerie oder in einem Cloud-Ordner sammelt, erfüllt das nicht – ein Beleg, der sich stillschweigend löschen oder überschreiben lässt, ist kein Archiv.
Bei Belego beginnt der digitale Beleg mit einem Foto oder PDF-Upload: Die OCR liest Restaurant, Datum, einzelne Positionen, Mehrwertsteuersätze, Zahlungsart und Trinkgeld – letzteres auch vom Kartenbeleg. Daraus entsteht der vollständige Bewirtungsbeleg-Entwurf; Anlass und Teilnehmer ergänzen Sie per Antippen.
Die Plausibilitätsprüfung wacht über die Pflichtangaben aus § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und die 250-Euro-Grenze, die Unterschrift leisten Sie elektronisch – eIDAS-konform erfasst und fest mit dem Dokument verbunden. Danach liegt der Beleg als PDF im Archiv, gemeinsam mit dem Original-Scan der Rechnung.
Auch Belege aus anderen Quellen finden ihren Weg ins System: das PDF aus dem Buchungsportal, der Scan aus dem Multifunktionsdrucker, das Foto vom zerknitterten Zettel aus der Hosentasche. Belego verarbeitet Fotos, PDFs und Scans gleichermaßen – auch mehrseitige Dokumente, bei denen der Kartenbeleg erst auf der letzten Seite auftaucht.
Das Belego-Archiv ist auf Unveränderbarkeit gebaut: Jeder Beleg wird versioniert, jede Änderung protokolliert, nichts lässt sich spurlos löschen. Damit erfüllen Sie die GoBD-Anforderungen an die digitale Belegaufbewahrung – über die gesamte Aufbewahrungsfrist, die für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre beträgt. Zusätzlich bleiben die erkannten Rechnungsdaten maschinell auswertbar, eine Kernforderung der GoBD, die ein reiner Bilder-Ordner nie erfüllen könnte.
Das Papieroriginal dürfen Sie nach dem ordnungsgemäßen Digitalisieren in aller Regel vernichten (ersetzendes Scannen); Ausnahmen sind wenige Dokumente mit besonderer Beweisfunktion. Der zerknitterte Thermozettel, dessen Druck nach zwei Jahren ohnehin verblasst wäre, ist digital sogar sicherer aufgehoben als im Ordner.
Bewirtungsbelege verraten Geschäftskontakte – deshalb werden alle Inhalte bereits im Browser Ende-zu-Ende verschlüsselt, mit einem Schlüssel, den ausschließlich Ihr Unternehmen besitzt. Selbst Belego kann Ihre Belege nicht lesen.
Gleichzeitig bleibt der digitale Beleg voll anschlussfähig: Der Freigabe-Workflow bringt ihn zu HR oder Buchhaltung, der DATEV-Export als XML-Paket zu Ihrer Kanzlei in Unternehmen Online, und das Karten-Cockpit verknüpft ihn mit der passenden Kartenzahlung. Zum Testen reicht der kostenlose Einstieg mit 5 Extraktionen pro 30 Tage.
Ja. Die Finanzverwaltung erkennt digital erstellte und elektronisch signierte Bewirtungsbelege an, ebenso digitalisierte Restaurantrechnungen – vorausgesetzt, die Aufbewahrung erfüllt die GoBD.
In aller Regel ja: Beim ersetzenden Scannen tritt das ordnungsgemäß digitalisierte Dokument an die Stelle des Originals. Belego archiviert den Scan unveränderbar zusammen mit dem Bewirtungsbeleg.
Bewirtungsbelege sind Buchungsbelege; für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das Belego-Archiv hält die Belege über die gesamte Frist unveränderbar vor.
Nein. Die GoBD verlangen unveränderbare, nachvollziehbare Aufbewahrung – lose Fotos erfüllen das nicht. Belego archiviert revisionssicher, mit Protokoll und Versionierung.
Nur Ihr Unternehmen: Alle Inhalte werden Ende-zu-Ende im Browser verschlüsselt, den Schlüssel besitzt allein Ihre Firma. Auch über die Weitergabe an die Kanzlei entscheiden Sie selbst.