Belego
Kein Vordruck, kein Abtippen, kein Suchen: Aus dem Foto der Rechnung wird in Sekunden der fertige, unterschriftsreife und prüfsichere Bewirtungsbeleg.
Wer heute einen Bewirtungsbeleg erstellen will, druckt sich meist eine Vorlage aus oder nutzt den Vordruck auf der Rückseite der Restaurantrechnung. Dann werden Datum, Lokal, Anschrift und Beträge von Hand übertragen, Teilnehmer und Anlass dazugeschrieben und unterschrieben. Bei jedem Tippfehler oder vergessenen Feld beginnt das Spiel von vorn.
Das größte Risiko dabei ist nicht die verlorene Zeit, sondern die Qualität: Handschriftliche Belege sind oft unvollständig oder unleserlich – und genau daran scheitert der Abzug der Bewirtungskosten später bei der Prüfung.
Mit Belego erstellen Sie den Bewirtungsbeleg direkt am Tisch. Die Kamera erfasst die Rechnung, die Texterkennung liest Restaurant, Datum, Positionen, Steuersätze und Trinkgeld. Daraus entsteht sofort der vollständige Beleg-Entwurf im amtlichen Aufbau.
Die Teilnehmer wählen Sie aus Ihrem hinterlegten Team, externe Gäste ergänzen Sie einmalig. Den Anlass formulieren Sie in einem Satz – oder übernehmen einen Ihrer früheren Anlässe. Zum Schluss unterschreiben Sie mit dem Finger auf dem Display; die Signatur wird eIDAS-konform gespeichert.
Der fertige Beleg liegt danach als PDF im revisionssicheren Archiv, verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens, und kann jederzeit an die Buchhaltung oder per DATEV-Export an die Kanzlei übergeben werden.
Nicht jeder Beleg entsteht am Tisch. Belego funktioniert genauso mit dem zerknitterten Zettel aus der Jackentasche, dem PDF aus dem E-Mail-Postfach oder dem Scan aus der Ablage. Auch mehrseitige Scans mit Kartenbeleg auf Seite drei liest das System zuverlässig – inklusive der Zahlungsart für den späteren Kartenabgleich.
Für Teams heißt das: Jeder Außendienstler, jede Beraterin erstellt Bewirtungsbelege selbst, in Sekunden, und HR sieht im Freigabe-Workflow nur noch fertige, vollständige Belege.
Der Entwurf enthält alle Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, trennt Speisen und Getränke, weist Mehrwertsteuersätze korrekt aus und übernimmt das Trinkgeld auch vom Kartenbeleg. Eine Plausibilitätsprüfung warnt, wenn etwas fehlt – etwa der Anlass oder eine unplausible Gästezahl.
So wird aus einer lästigen Pflicht ein Nebenbei-Vorgang: fotografieren, antippen, unterschreiben. Den Rest erledigt das Bewirtungsbeleg-Wunder.
Und weil der fertige Beleg strukturierte Daten enthält – Netto, Steuersätze, Trinkgeld, Zahlungsart –, ist er nicht nur für die Ablage gut: Die Buchhaltung übernimmt die Werte ohne Abtippen, der DATEV-Export befüllt die Rechnungsdaten automatisch, und die Kartenzahlung aus dem Restaurant findet den Beleg im Karten-Cockpit von selbst. Ein Foto, drei Probleme weniger.
Mit Belego typischerweise unter einer Minute: Rechnung fotografieren, Anlass und Teilnehmer antippen, digital unterschreiben. Die Texterkennung übernimmt alle Beträge und Details automatisch.
Nein. Belego erzeugt den Beleg im amtlichen Aufbau automatisch aus der fotografierten Rechnung. Vordrucke, Word-Vorlagen und Handschrift entfallen komplett.
Ja. Fotografieren Sie den aufgehobenen Zettel oder laden Sie das PDF hoch – auch Tage später. Wichtig ist, dass Anlass und Teilnehmer korrekt dokumentiert werden; zeitnahe Erstellung ist aber empfehlenswert.
Direkt auf dem Display – am Handy mit dem Finger, am Rechner mit der Maus. Die Unterschrift wird eIDAS-konform (Art. 25(1)) erfasst und fest mit dem Beleg verbunden.
Der Free-Tarif enthält 5 Extraktionen pro 30 Tage inklusive Bewirtungsbeleg-Entwurf, Signatur und PDF-Export – zum Ausprobieren ohne Zahlungsdaten.