Belego
Das Geschäftsessen ist vorbei, der Beleg fehlt noch? Mit Belego holen Sie die Dokumentation in Minuten nach – solange Rechnung und Erinnerung frisch sind.
Das Gesetz verlangt, dass die Angaben zu Anlass und Teilnehmern zeitnah festgehalten werden. Eine starre Frist nennt es nicht, aber die Rechtsprechung ist streng: Wer Wochen oder Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiert, riskiert, dass das Finanzamt die Aufzeichnung als nachgeschoben verwirft. Erst recht gilt das für Belege, die pauschal am Jahresende nachproduziert werden.
Praktisch bedeutet zeitnah: möglichst am selben Tag, spätestens innerhalb weniger Tage nach der Bewirtung. Je kürzer der Abstand, desto glaubwürdiger die Angaben – und desto leichter fällt Ihnen selbst die Erinnerung an Gäste und Gesprächsthema.
Die Rechnung selbst lässt sich nicht ersetzen: Ohne maschinell erstellte Restaurantrechnung gibt es bei Gaststättenbewirtung keinen Abzug, und ab 250 Euro brutto muss Ihr Name darauf stehen. Fehlt er, kann das Restaurant die Rechnung ergänzen – fragen Sie zügig nach, denn späte Korrekturen wirken schnell zweifelhaft.
Anlass, Teilnehmer und Trinkgeld dagegen dokumentieren Sie im Eigenbeleg – und genau diesen Teil können Sie einige Tage später noch sauber nachholen. Wichtig ist, ehrlich und konkret zu bleiben: ein präziser Anlass, vollständige Namen, realistische Beträge. Eine erfundene Rekonstruktion fliegt in der Prüfung fast immer auf.
Fotografieren Sie den aufgehobenen Zettel aus der Jackentasche oder laden Sie das PDF aus dem E-Mail-Postfach hoch – Belego liest auch zerknitterte Thermobelege und mehrseitige Scans samt Kartenbeleg. Aus den erkannten Daten entsteht der komplette Beleg-Entwurf mit Datum, Lokal, Beträgen und Steuersätzen.
Bei den Teilnehmern hilft Ihr hinterlegtes Team, beim Anlass helfen Ihre früheren Formulierungen. Und wenn Sie nicht mehr sicher sind, wann genau das Essen war: Das Karten-Cockpit zeigt die Kartenzahlung aus der Kreditkartenabrechnung und ordnet sie dem Beleg zu – ein verlässlicher Anker für das Datum.
Anschließend unterschreiben Sie digital, eIDAS-konform, und der Beleg wandert unveränderbar ins GoBD-Archiv. Der Zeitstempel dokumentiert transparent, wann der Beleg erstellt wurde – Ehrlichkeit, die bei einer Prüfung für Sie spricht.
Die bequemste Lösung für das Nachtrags-Problem ist, es abzuschaffen. Mit Belego entsteht der Bewirtungsbeleg direkt am Tisch: Rechnung fotografieren, Anlass und Gäste antippen, unterschreiben – unter einer Minute, noch bevor der Kellner das Wechselgeld bringt.
Für Teams sorgt der Freigabe-Workflow dafür, dass säumige Belege auffallen, solange sie noch rettbar sind: HR sieht offene Bewirtungen, erinnert per Nachricht und akzeptiert nur vollständige Belege. So wird "nachträglich" vom Normalfall zur seltenen Ausnahme.
Ja, innerhalb weniger Tage nach der Bewirtung ist das unproblematisch – die Angaben müssen zeitnah festgehalten werden. Je länger Sie warten, desto eher zweifelt das Finanzamt die Aufzeichnung an.
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht; anerkannt ist die Erstellung am selben Tag oder in den Tagen unmittelbar danach. Monate später oder gesammelt am Jahresende gilt nicht mehr als zeitnah.
Bitten Sie das Restaurant zeitnah um Ergänzung des Namens auf der Rechnung. Ohne diese Angabe ist der Betriebsausgabenabzug bei Beträgen über 250 Euro brutto gefährdet.
Ja. Das Datum steht auf der fotografierten Rechnung, und das Karten-Cockpit gleicht die Kartenzahlung aus Ihrer Kreditkartenabrechnung mit dem Beleg ab – so ist der Tag zweifelsfrei belegt.
Ja, das GoBD-Archiv protokolliert den Erstellungszeitpunkt unveränderbar. Das ist gewollt: Eine transparente, ehrliche Dokumentation ist glaubwürdiger als ein rückdatierter Papierzettel.