Belego
Statt Word-Vordruck und Abtippen: Belego baut aus dem Foto der Restaurantrechnung den kompletten Bewirtungsbeleg – mit allen Feldern, die eine Vorlage je hatte.
Zehntausende suchen jeden Monat nach einer Bewirtungsbeleg-Vorlage: als Word-Datei, als PDF zum Ausdrucken, als Excel-Tabelle mit Formeln. Die Motivation ist verständlich, denn das Finanzamt akzeptiert Bewirtungskosten nur mit einem formal sauberen Nachweis, und ein Vordruck verspricht wenigstens Struktur. Doch die Vorlage löst nur die halbe Aufgabe.
Denn ausgefüllt wird sie trotzdem von Hand: Restaurantname, Anschrift, Datum, Nettobeträge, Steuersätze, Trinkgeld – alles wird von der Rechnung in Felder übertragen, in denen jeder Zahlendreher später Ärger bedeutet. Wer drei Geschäftsessen pro Woche hat, füllt im Jahr weit über hundert solcher Formulare aus. Diese Arbeit können Sie sich komplett sparen.
Damit der Vordruck überhaupt taugt, muss er sämtliche gesetzlich geforderten Felder abbilden: Ort und Tag der Bewirtung, sämtliche bewirteten Personen einschließlich des Gastgebers, den konkret formulierten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen mit Trinkgeld sowie ein Feld für die Unterschrift. Bei Gaststättenbewirtung gehört die Originalrechnung zwingend dazu.
Viele frei kursierende Vorlagen sind hier lückenhaft: Es fehlt das Trinkgeldfeld, der Hinweis auf die 250-Euro-Grenze oder Platz für den Namen des Bewirtenden auf der Rechnung. Wer eine unvollständige Vorlage nutzt, dokumentiert systematisch falsch – und merkt es erst, wenn die Betriebsprüfung den Abzug streicht.
Belego dreht den Vorgang um: Statt Felder zu füllen, fotografieren Sie die Rechnung. Die Texterkennung liest Lokal, Datum, Positionen, Mehrwertsteuersätze und sogar das Trinkgeld vom Kartenbeleg – und setzt daraus den vollständigen Bewirtungsbeleg im amtlichen Aufbau zusammen. Sie ergänzen nur noch Anlass und Teilnehmer per Antippen.
Eine eingebaute Plausibilitätsprüfung übernimmt die Rolle, die früher Ihr prüfender Blick über den Vordruck hatte: Fehlt der Anlass, wirkt die Gästezahl unstimmig oder verlangt der Rechnungsbetrag nach der 250-Euro-Grenze eine vollständige Rechnung mit Ihrem Namen, warnt das System, bevor der Beleg abgelegt wird.
Unterschrieben wird digital, direkt auf dem Display; die Signatur wird eIDAS-konform nach Art. 25(1) erfasst. Damit ist der Beleg in unter einer Minute fertig – schneller, als Sie die Vorlage überhaupt geöffnet hätten.
Eine Vorlage endet als Papier im Ordner. Der Belego-Beleg dagegen liegt sofort im GoBD-konformen, unveränderbaren Archiv – Ende-zu-Ende verschlüsselt im Browser, mit einem Schlüssel, den nur Ihr Unternehmen kennt. Die Freigabe durch HR oder Buchhaltung läuft im selben Workflow, ganz ohne Zettelübergabe.
Und weil der Beleg strukturierte Daten mitbringt, geht er per DATEV-Export als XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP an Ihre Kanzlei. Die Kartenzahlung aus dem Restaurant ordnet das Karten-Cockpit automatisch zu. Kein Vordruck der Welt kann das.
Sie brauchen keine: Belego erzeugt den Beleg im amtlichen Aufbau automatisch aus dem Foto der Rechnung. Das fertige PDF enthält alle Felder, die eine Vorlage hätte – bereits ausgefüllt und geprüft.
Ort und Tag, alle Teilnehmer samt Gastgeber, den konkreten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld und die Unterschrift. Bei Restaurantbesuchen gehört zusätzlich die Rechnung dazu, ab 250 Euro brutto mit Ihrem Namen darauf.
Formal ja, sofern alle Pflichtangaben vollständig und zeitnah dokumentiert sind. In der Praxis scheitern Word- und Papiervordrucke oft an Übertragungsfehlern und fehlenden Feldern – Risiken, die eine automatische Erstellung mit Plausibilitätsprüfung ausschließt.
Der Einstieg ist kostenlos: 5 Extraktionen pro 30 Tage sind im Free-Tarif enthalten, inklusive Beleg-Entwurf, digitaler Unterschrift und PDF-Export.
Ja. Scannen oder fotografieren Sie die Papierbelege einfach – Belego liest sie ein und archiviert sie GoBD-konform neben den neuen digitalen Belegen.