Belego
Anlass, Teilnehmer, Beträge, Unterschrift, maschinelle Rechnung – Belego kennt die komplette Liste aus § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und warnt, bevor etwas fehlt.
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass dürfen zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden – aber nur, wenn ihre Höhe und betriebliche Veranlassung schriftlich nachgewiesen sind. Das Gesetz nennt die Angaben ausdrücklich: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung ist beizufügen.
Diese Aufzählung klingt harmlos, ist aber eine echte Abzugsvoraussetzung: Fehlt eine Angabe oder ist sie zu vage, darf das Finanzamt den kompletten Betriebsausgabenabzug versagen – nicht nur anteilig. Deshalb lohnt es sich, jede einzelne Position ernst zu nehmen.
Der Anlass muss konkret sein: "Geschäftsessen" oder "Kundenpflege" reicht der Rechtsprechung nicht, "Besprechung Projektangebot Lagerhalle Ost mit Firma Muster" schon. Bei den Teilnehmern gehören alle Personen auf den Beleg – auch Sie selbst als Gastgeber und die eigenen Mitarbeiter.
Die Höhe der Aufwendungen umfasst den Rechnungsbetrag plus Trinkgeld. Das Trinkgeld muss nachgewiesen werden, etwa durch den Kartenbeleg oder eine vom Servicepersonal quittierte Notiz. Und die Rechnung selbst muss maschinell erstellt und elektronisch registriert sein – handgeschriebene Quittungen erkennt die Finanzverwaltung seit dem BMF-Schreiben von 2021 nicht mehr an.
Ab 250 Euro brutto wird es strenger: Dann braucht die Rechnung zusätzlich Ihren Namen als bewirtende Person sowie alle Angaben einer vollständigen Rechnung nach § 14 UStG, einschließlich Steuernummer des Restaurants und Aufschlüsselung der einzelnen Positionen. Ein pauschales "Speisen und Getränke" genügt in keinem Fall.
In Betriebsprüfungen sind Bewirtungsbelege ein Klassiker: schnell geprüft, oft fehlerhaft, ergiebig für Nachzahlungen. Typische Funde sind fehlende Teilnehmerlisten, nichtssagende Anlässe, vergessene Unterschriften und Rechnungen über 250 Euro ohne den Namen des Gastgebers.
Das Tückische: Der Fehler fällt erst Jahre später auf, wenn niemand mehr weiß, wer damals dabei war. Nachträgliche Korrekturen sind dann kaum noch glaubwürdig. Die einzige verlässliche Absicherung ist ein Beleg, der von Anfang an vollständig ist.
Belego legt die Checkliste des Gesetzes über jeden Beleg-Entwurf: Die Texterkennung liest Datum, Lokal, Beträge, Steuersätze und Trinkgeld aus dem Foto der Rechnung; Anlass und Teilnehmer ergänzen Sie per Antippen. Fehlt etwas, erscheint eine Warnung – etwa wenn der Anlass leer ist oder der Betrag die 250-Euro-Grenze überschreitet und die Rechnung Ihren Namen nicht trägt.
Die Unterschrift leisten Sie digital; sie wird eIDAS-konform erfasst und untrennbar mit dem Beleg verbunden. Danach liegt alles unveränderbar im GoBD-Archiv, Ende-zu-Ende verschlüsselt – und auf Wunsch per DATEV-Export bei Ihrer Kanzlei. So wird aus der Pflichtangaben-Liste ein Automatismus statt einer Fehlerquelle.
Ort und Tag der Bewirtung, alle Teilnehmer einschließlich Gastgeber, den konkreten geschäftlichen Anlass, die Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld sowie die Unterschrift des Bewirtenden. Bei Gaststättenbewirtung ist die maschinell erstellte Rechnung beizufügen.
Dann muss die Restaurantrechnung zusätzlich den Namen des Bewirtenden tragen und alle Merkmale einer vollständigen Rechnung nach § 14 UStG erfüllen – inklusive einzeln aufgeschlüsselter Speisen und Getränke.
Nein. Der Anlass muss so konkret sein, dass der geschäftliche Bezug erkennbar ist, etwa das besprochene Projekt oder der Kunde. Belego warnt bei zu allgemeinen Angaben.
Das Finanzamt kann den Betriebsausgabenabzug vollständig streichen – auch den sonst zulässigen 70-Prozent-Anteil. Deshalb prüft Belego jeden Entwurf, bevor er ins Archiv wandert.
Für Gaststättenbewirtungen grundsätzlich nicht mehr: Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Belego erkennt maschinelle Rechnungen und übernimmt ihre Daten automatisch.