Belego
Wer Geschäftspartner bewirtet, darf 70 Prozent der angemessenen Kosten absetzen und die volle Vorsteuer ziehen – vorausgesetzt, der Nachweis hält. Belego sorgt dafür.
Bewirten Sie Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner aus geschäftlichem Anlass, sind 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar; die restlichen 30 Prozent gelten pauschal als private Haushaltsersparnis und bleiben außen vor. Die Kürzung betrifft den gesamten Bewirtungsaufwand inklusive Trinkgeld und Garderobengebühr.
Anders liegt der Fall bei rein betriebsinternen Anlässen: Bewirten Sie ausschließlich eigene Arbeitnehmer, etwa bei einer Besprechung mit belegten Brötchen oder einer Betriebsfeier im üblichen Rahmen, sind die Kosten in der Regel zu 100 Prozent abziehbar. Die Unterscheidung zwischen geschäftlichem und betrieblichem Anlass entscheidet also über bares Geld.
Bei der Umsatzsteuer gilt die 70-Prozent-Kürzung nicht: Die Vorsteuer aus einer ordnungsgemäßen Restaurantrechnung ist zu 100 Prozent abziehbar, sofern die Bewirtung angemessen und betrieblich veranlasst ist. Voraussetzung ist eine formal einwandfreie Rechnung – bei Beträgen über 250 Euro mit allen Angaben nach § 14 UStG und Ihrem Namen als Gastgeber.
Genau daran scheitert der Vorsteuerabzug in der Praxis am häufigsten: Die Rechnung ist unvollständig, handgeschrieben oder pauschal. Belego liest jede Rechnung aus und warnt, wenn die formalen Anforderungen nicht erfüllt sind – bevor der Beleg gebucht wird.
Absetzbar sind nur angemessene Kosten. Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht; maßgeblich sind Anlass, Branche und Umfang des Geschäfts. Ein Abendessen zum Vertragsabschluss darf mehr kosten als ein Kennenlern-Kaffee. Unangemessene Anteile streicht das Finanzamt vollständig.
Die zweite Hürde ist der Nachweis nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG: Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass, Höhe der Aufwendungen, Unterschrift – zeitnah dokumentiert. Ohne diesen Nachweis entfällt der Abzug komplett, selbst wenn das Essen unstreitig geschäftlich war. Der Bewirtungsbeleg ist also keine Formalie, sondern die Eintrittskarte zum Steuerabzug.
Belego nimmt Ihnen den fehleranfälligen Teil ab: Rechnung fotografieren, und aus dem Bild entsteht der vollständige Bewirtungsbeleg mit Summen, Steuersätzen und Trinkgeld – auch wenn das Trinkgeld nur auf dem Kartenbeleg steht. Anlass und Teilnehmer tippen Sie an, die digitale Unterschrift wird eIDAS-konform erfasst.
Die Plausibilitätsprüfung achtet auf die Pflichtangaben und die 250-Euro-Grenze, das GoBD-Archiv bewahrt jeden Beleg unveränderbar und Ende-zu-Ende verschlüsselt auf, und der DATEV-Export bringt die Belege strukturiert zu Ihrer Kanzlei. So kommen die 70 Prozent zuverlässig in der Steuererklärung an – Jahr für Jahr, Essen für Essen.
Für Teams lohnt sich das doppelt: Der Freigabe-Workflow stellt sicher, dass HR oder Buchhaltung nur vollständige Belege akzeptiert, und das Karten-Cockpit gleicht Firmenkarten-Zahlungen automatisch mit den Belegen ab. Kein verlorener Beleg bedeutet: kein verlorener Abzug.
70 Prozent der angemessenen Kosten bei geschäftlichem Anlass mit Kunden oder Partnern, 100 Prozent bei rein betrieblicher Arbeitnehmerbewirtung. Die Vorsteuer ist bei ordnungsgemäßer Rechnung stets voll abziehbar.
Der Gesetzgeber unterstellt pauschal, dass der Gastgeber beim Essen private Aufwendungen spart. Diese Haushaltsersparnis wird mit 30 Prozent angesetzt und vom Abzug ausgenommen.
Ja, Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und unterliegt derselben 70-Prozent-Regel. Es muss nachgewiesen sein – Belego übernimmt es automatisch, auch vom Kartenbeleg.
Dann entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig – nicht nur die 70 Prozent. Auch der Vorsteuerabzug ist gefährdet, wenn die Rechnung formale Mängel hat.
Belego dokumentiert Anlass, Teilnehmer und Beträge so vollständig, dass Sie die Angemessenheit jederzeit begründen können, und warnt bei fehlenden Pflichtangaben. Die Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen und Ihrer Kanzlei.