Belego
Nicht jede Restaurantrechnung übersteht die Betriebsprüfung. Belego liest jede Rechnung aus, prüft die formalen Anforderungen und macht daraus den fertigen Bewirtungsbeleg.
Die Rechnung des Restaurants ist die Grundlage jedes Bewirtungsabzugs – und sie muss selbst strenge Anforderungen erfüllen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch registriert sein, also aus einer ordnungsgemäßen Registrierkasse stammen; handgeschriebene Quittungen oder formlose Bons erkennt die Finanzverwaltung bei Gaststättenbewirtungen nicht an.
Außerdem müssen Speisen und Getränke einzeln aufgeschlüsselt sein. Eine Sammelposition wie "Speisen und Getränke" genügt nicht – das Finanzamt will nachvollziehen können, was tatsächlich konsumiert wurde, auch um die Angemessenheit der Bewirtung beurteilen zu können. Betriebsprüfer kennen die typischen Schwachstellen genau und blättern gezielt nach pauschalen Bons, fehlenden Steuernummern und auffällig runden Beträgen.
Bis 250 Euro brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistungen, Entgelt und Steuersatz. Ihren Namen muss die Rechnung in diesem Rahmen noch nicht tragen.
Darüber wird es formell: Die Rechnung braucht alle Angaben des § 14 UStG – fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants, getrennt ausgewiesene Steuersätze – und zusätzlich den Namen des Bewirtenden. Den darf der Gastwirt handschriftlich ergänzen, aber es muss zeitnah geschehen. Wer die 250-Euro-Grenze übersieht, verliert im Zweifel Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug zugleich.
Selbst die perfekte Restaurantrechnung reicht dem Finanzamt nicht aus. Dazu gehört immer der Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg: Anlass, sämtliche Teilnehmer, Ort, Tag, Höhe der Aufwendungen inklusive Trinkgeld und die Unterschrift des Gastgebers – zeitnah erstellt. Erst Rechnung plus Eigenbeleg ergeben zusammen den prüfsicheren Nachweis.
Das Trinkgeld verdient dabei besondere Aufmerksamkeit: Es steht selten auf der Rechnung, gehört aber zu den abziehbaren Bewirtungskosten. Als Nachweis dient der Kartenbeleg mit ausgewiesenem Trinkgeld oder eine quittierte Angabe auf dem Bewirtungsbeleg. Wer es weglässt, verschenkt einen Teil des Abzugs – wer es ohne Nachweis ansetzt, riskiert die Streichung.
Fotografieren Sie die Rechnung, und Belego zerlegt sie vollständig: Lokal, Datum, jede einzelne Position, Zahlungsart, Trinkgeld vom Kartenbeleg. Auch die Steuersätze werden getrennt erfasst, denn Speisen und Getränke können unterschiedlich besteuert sein. Die Plausibilitätsprüfung schlägt an, wenn formale Anforderungen wackeln – etwa wenn der Betrag über der 250-Euro-Grenze liegt und Ihr Name auf der Rechnung fehlt.
Aus denselben Daten entsteht sofort der passende Bewirtungsbeleg zum digitalen Unterschreiben, eIDAS-konform signiert. Rechnung und Eigenbeleg wandern gemeinsam ins GoBD-konforme, Ende-zu-Ende verschlüsselte Archiv – und von dort strukturiert per DATEV-Export zu Ihrer Kanzlei. Wenn die Betriebsprüfung kommt, liegt alles da, wo es hingehört.
Sie muss maschinell erstellt und elektronisch registriert sein und Speisen und Getränke einzeln ausweisen. Ab 250 Euro brutto kommen die vollen Rechnungsangaben nach § 14 UStG und der Name des Bewirtenden hinzu.
Nein, für den Bewirtungsabzug bei Gaststätten grundsätzlich nicht mehr. Die Rechnung muss aus einer Registrierkasse stammen. Belego erkennt beim Auslesen, ob eine maschinelle Rechnung vorliegt.
Ab 250 Euro brutto ja – der Gastwirt darf ihn auch handschriftlich ergänzen, solange das zeitnah geschieht. Unter 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung ohne Namen.
Nein. Zusätzlich braucht es den Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern und Unterschrift. Belego erstellt ihn automatisch aus der fotografierten Rechnung.
Am einfachsten über den Kartenbeleg mit ausgewiesenem Trinkgeld oder eine quittierte Angabe. Belego liest das Trinkgeld auch vom Kartenbeleg und führt es im Bewirtungsbeleg separat auf.