Belego
Vom Kundenessen bis zur gebuchten Betriebsausgabe in einem Durchlauf: Belego erstellt den Beleg, HR gibt frei, die Kanzlei bekommt saubere Daten.
Ein Geschäftsessen produziert erstaunlich viel Verwaltung: Der Mitarbeiter hebt die Rechnung auf, füllt irgendwann den Bewirtungsvordruck aus, reicht beides bei der Buchhaltung ein, die Rückfragen stellt, weil der Anlass fehlt oder das Trinkgeld nirgends steht. Dann wird abgetippt, geprüft, abgeheftet – und am Monatsende wartet die Kreditkartenabrechnung mit Positionen, die niemand mehr zuordnen kann. Zwischen Tischkante und Buchungssatz liegen so schnell vier Medienbrüche und zwei Wochen Wartezeit.
Jede dieser Stationen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Und jedes Essen, das nie abgerechnet wird, kostet direkt Geld: entgangener Betriebsausgabenabzug, verschenkte Vorsteuer, private Auslagen, die nie erstattet werden.
Mit Belego beginnt die Abrechnung am Restauranttisch. Der Gastgeber fotografiert die Rechnung; die Texterkennung liest Lokal, Datum, Positionen, Steuersätze und Trinkgeld – auch vom Kartenbeleg – und baut daraus den vollständigen Bewirtungsbeleg. Teilnehmer werden aus dem Team gewählt, der Anlass in einem Satz notiert, unterschrieben wird digital auf dem Display.
Die eingebaute Prüfung achtet dabei auf die steuerlichen Spielregeln: konkreter Anlass, vollständige Gästeliste, maschinell erstellte Rechnung, Namenspflicht ab der 250-Euro-Grenze. Was dem Finanzamt später auffallen würde, fällt jetzt sofort auf.
Danach übernimmt der Workflow: HR oder die Buchhaltung sieht den fertigen Beleg zur Freigabe – vollständig, leserlich, mit allen Pflichtangaben. Rückfrage-Schleifen entfallen, weil unvollständige Belege gar nicht erst durchkommen. Für den Mitarbeiter heißt das: schnellere Erstattung; für die Firma: verlässliche 70 Prozent Betriebsausgabenabzug und voller Vorsteuerabzug.
Wurde mit der Firmenkarte gezahlt, schließt das Karten-Cockpit den Kreis: Es gleicht die Positionen der Kreditkartenabrechnung automatisch mit den vorhandenen Belegen ab und zeigt sofort, zu welcher Zahlung noch ein Beleg fehlt. Das monatliche Suchspiel entfällt. Und wenn der Mitarbeiter privat vorgestreckt hat, vermerkt der Beleg die Zahlungsart – Erstattung und Buchung bleiben sauber getrennt.
Wer mit wem essen geht, ist vertraulich – deshalb verschlüsselt Belego jeden Beleg Ende-zu-Ende direkt im Browser, mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens. Das Archiv ist GoBD-konform und unveränderbar; jeder Beleg trägt eine eIDAS-konforme digitale Unterschrift.
Zur Kanzlei gelangen die abgerechneten Geschäftsessen strukturiert: per DATEV-Export als XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP – mit Rechnungsdaten pro Beleg, sauber nach Steuersätzen getrennt. Ihre Steuerberatung bucht, statt zu entziffern.
Zum Ausprobieren genügt der Free-Tarif mit 5 Extraktionen pro 30 Tage: ein echtes Geschäftsessen, einmal komplett durchgespielt – vom Foto bis zum exportierten Beleg.
Sie brauchen die maschinell erstellte Restaurantrechnung plus einen Bewirtungsbeleg mit Ort, Tag, Teilnehmern, konkretem Anlass, Beträgen inklusive Trinkgeld und Unterschrift. Belego erstellt diesen Beleg automatisch aus dem Foto der Rechnung.
Als Betriebsausgabe abziehbar sind 70 Prozent der angemessenen Kosten; die Vorsteuer aus einer ordnungsgemäßen Rechnung gibt es zu 100 Prozent zurück. Dem Mitarbeiter erstattet die Firma natürlich den vollen Betrag.
Das Karten-Cockpit von Belego ordnet die Positionen der Kreditkartenabrechnung automatisch den Belegen zu und meldet fehlende Belege – ideal für die Monatsabstimmung.
Ja, jeder erstellt seine Belege selbst per Foto; HR oder Buchhaltung gibt im Workflow nur noch frei. Unvollständige Belege werden schon vor dem Einreichen angemahnt.
Per DATEV-Export über die XML-Schnittstelle für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP-Paket – inklusive strukturierter Rechnungsdaten, ohne dass die Kanzlei etwas abtippen muss.