Belego
Belego bereitet jeden freigegebenen Beleg als XML-Schnittstellen-Paket auf – DATEV Belegtransfer holt es aus dem Ordner ab und bringt es nach Unternehmen Online.
DATEV Belegtransfer ist das kleine Windows-Programm, das lokale Ordner überwacht und deren Inhalt regelmäßig nach Unternehmen Online überträgt. Das funktioniert zuverlässig – vorausgesetzt, im Ordner liegt überhaupt etwas Brauchbares. Genau da beginnt die eigentliche Arbeit: Belege müssen gescannt, als saubere PDFs abgelegt und dem richtigen Mandanten-Ordner zugeordnet werden.
Ohne Struktur überträgt Belegtransfer eben nur Bilder. Die Kanzlei erhält dann einen Stapel PDFs ohne Beträge, ohne Steuersätze, ohne Kreditor – und tippt beim Buchen alles nach. Der Automatismus endet dort, wo die Daten fehlen.
Die Arbeitsteilung mit Belego ist simpel: Ihr Team fotografiert Belege, die Texterkennung erfasst alle Werte, HR oder Buchhaltung gibt frei. Aus jedem freigegebenen Beleg baut Belego dann das Übergabepaket nach dem Standard der DATEV XML-Schnittstelle online – das Beleg-PDF plus document.xml plus eine Rechnungsdaten-XML je Rechnung.
Dieses Paket entpacken Sie in das Verzeichnis, das Belegtransfer überwacht. Wichtig ist nur eine Einstellung: Das Verzeichnis muss in Belegtransfer „als XML-Schnittstelle konfigurieren" gesetzt sein, damit die strukturierten Daten als solche erkannt und mitübertragen werden. Ab dann läuft der Upload wie gewohnt automatisch.
Der Unterschied zeigt sich beim Buchen: Über die XML-Schnittstelle kommen in Unternehmen Online vollständige Datensätze an – Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Bruttobetrag und die Umsatzsteuer je Steuersatz getrennt ausgewiesen. Der Buchungsassistent der Kanzlei schlägt damit fertige Buchungssätze vor, statt auf leere Felder zu starren.
Belego reichert die Datensätze zusätzlich an: Bewirtungsbelege tragen Anlass und Teilnehmerliste im Informationsfeld, Fremdwährungsrechnungen den Ursprungsbetrag, jede Rechnung die erkannte Zahlungsart. Das Format wählen Sie passend zur Kanzlei – Version 6.0, Version 5.0 oder ein reines Bildpaket ohne Datensätze.
In Belego hinterlegen Sie einmalig Beraternummer und Mandantennummer Ihrer Kanzlei und wählen das Exportformat. In Belegtransfer legen Sie das überwachte Verzeichnis an und aktivieren die XML-Schnittstellen-Konfiguration – eine Checkbox, keine Projektarbeit. Danach besteht Ihr Beitrag pro Abrechnungslauf aus einem einzigen Download.
Wer Belegtransfer gar nicht einsetzen kann oder will, weicht ohne Funktionsverlust aus: Belego sendet Belege alternativ per Upload-E-Mail direkt an das Unternehmen-Online-Postfach oder exportiert ein ZIP mit CSV-Übersicht. Und sobald die in Vorbereitung befindliche DATEV-Cloud-Anbindung (accounting:documents, voraussichtlich ab Q3 2026 nach der Zertifizierung) freigeschaltet ist, entfällt sogar der Ordner.
Jedes Paket entsteht erst nach fachlicher Freigabe und wird im Browser aufgebaut – nötig, weil Belego-Belege Ende-zu-Ende mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt sind und der Server Klartext nie zu Gesicht bekommt. Was Ihre Daten verlässt, haben Sie also immer selbst ausgelöst.
Für die Nachvollziehbarkeit protokolliert Belego jede Bereitstellung im Aktivitäts-Feed für Inhaber und Admins: Zeitpunkt, Exportweg, Anzahl der Belege, Ergebnis. Inhalte tauchen dort nie auf – nur die Fakten, die eine geordnete Belegbuchhaltung braucht.
Nein. Belegtransfer ist der komfortabelste Weg für XML-Pakete, aber Belego kann Belege auch per Upload-E-Mail an Unternehmen Online senden oder als ZIP mit CSV exportieren. Die direkte Cloud-Anbindung ist zudem in Vorbereitung.
Legen Sie ein überwachtes Verzeichnis an und aktivieren Sie dafür die Option „als XML-Schnittstelle konfigurieren". Entpacken Sie dann das Belego-Paket in dieses Verzeichnis – Belegtransfer überträgt Belege samt Rechnungsdaten automatisch nach Unternehmen Online.
Sie wählen zwischen Version 6.0 und Version 5.0 der DATEV XML-Schnittstelle online – oder einem Bildpaket ohne strukturierte Daten, falls Ihre Kanzlei das bevorzugt. Die Einstellung liegt in den DATEV-Optionen Ihres Belego-Kontos.
Pro Rechnung eine XML mit Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträgen und der Umsatzsteuer aufgeteilt nach Steuersätzen, dazu Kontextinformationen wie Bewirtungsanlass, Fremdwährung und Zahlungsart im Informationsfeld.
Nein. Pakete entstehen ausschließlich aus freigegebenen Belegen, und der Export wird von berechtigten Personen ausgelöst. Jede Bereitstellung erscheint zudem im Aktivitätsprotokoll für Inhaber und Admins.