Belego
Belego spricht das Format der DATEV XML-Schnittstelle online fließend: Jeder Beleg verlässt das System als Paket mit Bild und buchungsfertigen Rechnungsdaten.
Die DATEV XML-Schnittstelle online ist das Übergabeformat, mit dem Vorsysteme Belege samt strukturierten Daten an Unternehmen Online liefern. Kernstück ist eine Datei namens document.xml, die den Inhalt des Pakets beschreibt: Welche Dokumente gehören dazu, welche Datensätze hängen daran, für welchen Bestand sind sie bestimmt.
Für Unternehmen klingt das zunächst nach Entwicklerarbeit – und genau dieser Eindruck hält viele davon ab, das Format zu nutzen. Dabei ist es der Unterschied zwischen einer Kanzlei, die Scans abtippt, und einer Kanzlei, die vorbereitete Buchungssätze bestätigt. Belego nimmt Ihnen die technische Seite vollständig ab.
Zu jedem exportierten Beleg gehört das aufbereitete PDF, dazu die zentrale document.xml und eine eigene Rechnungsdaten-Datei je Rechnung. Darin stehen die Stammdaten der Rechnung – Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit – sowie der komplette Zahlenteil als Kreditorenbuchung: Bruttobetrag und Umsatzsteuer, sauber nach Steuersätzen getrennt, so wie die Positionen auf dem Beleg es hergeben.
Das Informationsfeld nutzt Belego für alles, was der Buchhaltung Kontext gibt: den Anlass und die Teilnehmer einer Bewirtung, Originalwährung und -betrag bei Auslandsrechnungen, die erkannte Zahlungsart für den Bankabgleich. Aus einem Foto wird so ein Datensatz, mit dem der Buchungsassistent in der Kanzlei sofort arbeiten kann.
Nicht jede Kanzlei arbeitet mit demselben Stand der Schnittstelle. Belego lässt Sie deshalb pro Unternehmen festlegen, in welcher Ausprägung exportiert wird: die aktuelle Version 6.0, die weiterhin verbreitete Version 5.0 oder ein reines Bildpaket ohne Datensätze für Kanzleien, die ihre Buchungsdaten lieber komplett selbst erfassen.
Die Umstellung ist eine Einstellung, kein Migrationsprojekt: Format wechseln, nächsten Export erzeugen, fertig. So können Sie mit dem Bildpaket starten und später auf die volle Datenübergabe upgraden, sobald Ihre Kanzlei bereit ist.
Den Transport übernimmt DATEV Belegtransfer: Ein Verzeichnis wird dort einmalig als XML-Schnittstelle eingerichtet, das entpackte Belego-Paket hineingelegt – und beim nächsten Lauf stehen Belege und Rechnungsdaten in Unternehmen Online. Von dort fließen sie in den Buchungsassistenten und weiter in das Rechnungswesen der Kanzlei.
Parallel existieren einfachere Wege für einfachere Fälle: der Versand einzelner Belege per Upload-E-Mail an das DUO-Postfach und der ZIP+CSV-Export ohne XML. Und die Zukunft ist bereits gebaut: die direkte Übergabe über die DATEV-Cloud-Schnittstelle accounting:documents, aktuell in Vorbereitung und nach der Zertifizierung voraussichtlich ab dem dritten Quartal 2026 allgemein verfügbar.
Ein XML-Paket ist nur so gut wie seine Daten. Deshalb exportiert Belego ausschließlich Belege, die den Prüf- und Freigabeprozess durchlaufen haben – mit per OCR erfassten und von Menschen bestätigten Werten. Unvollständige Entwürfe schaffen es gar nicht erst in ein Paket.
Erstellt wird das XML clientseitig im Browser, denn die zugrunde liegenden Belege sind mit dem Firmenschlüssel Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert. Unser Server erfährt vom Export nur das Nötigste für das Aktivitätsprotokoll der Admins: wann, wohin, wie viele Belege, welches Ergebnis – nie den Inhalt.
Beim PDF-Upload erhält die Kanzlei nur ein Bild und erfasst alle Buchungsdaten manuell. Über die XML-Schnittstelle liefert Belego zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten – Kreditor, Beträge, Umsatzsteuer je Satz –, die der Buchungsassistent direkt übernimmt.
Nein. Belego erzeugt document.xml und alle Rechnungsdaten-Dateien automatisch aus Ihren freigegebenen Belegen. Sie laden ein Paket herunter und legen es in den Belegtransfer-Ordner – mehr XML-Kontakt haben Sie nie.
Fragen Sie kurz Ihre Kanzlei, welchen Stand ihr System erwartet. Version 6.0 ist der aktuelle Standard; 5.0 bleibt für ältere Umgebungen verfügbar. Die Auswahl ändern Sie jederzeit in den DATEV-Einstellungen von Belego.
Ja, und zwar besonders sinnvoll: Der von Belego erzeugte Bewirtungsbeleg reist mit dem Rechnungsdatensatz, Anlass und Teilnehmer stehen im Informationsfeld – die Kanzlei sieht sofort, dass alle Pflichtangaben vorliegen.
Nein. Die XML-Schnittstelle online ist ein Dateiformat, das über Belegtransfer eingespielt wird. Die DATEV-Cloud-API (accounting:documents) überträgt direkt per Internet – diese Anbindung ist bei Belego in Vorbereitung und kommt voraussichtlich Q3 2026 nach der Zertifizierung.