Belego
Ob XML-Paket mit Kreditorenbuchungen oder klassisches ZIP mit Übersichtsliste: Belego exportiert Ihre erfassten Rechnungen genau so, wie Ihre Buchhaltung sie braucht.
Wer schon einmal Rechnungsdaten für die Buchhaltung exportiert hat, kennt die Fallstricke: Spalten in der falschen Reihenfolge, Datumsformate, die das Zielsystem nicht versteht, Umlaute, die im Zeichensalat enden, und Steuerbeträge, die als eine Summe statt getrennt nach Sätzen ankommen. Am Ende korrigiert jemand von Hand, was der Export eigentlich sparen sollte.
Der tiefere Grund ist fast immer derselbe: Die Quelldaten waren nie strukturiert. Aus einem Ordner voller PDF-Rechnungen lässt sich kein sauberer Export zaubern – die Struktur muss bei der Erfassung entstehen, nicht erst beim Export.
Belego setzt deshalb vorn an: Schon beim Hochladen liest die Texterkennung jede Rechnung vollständig aus – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze, Zahlungsart. Diese Werte werden geprüft, gegebenenfalls korrigiert und freigegeben. Der Export greift später auf genau diese bestätigten Daten zu.
Das Ergebnis: Der DATEV-Export enthält je Rechnung eine Kreditorenbuchung mit korrekt aufgeteilter Umsatzsteuer – ein Beleg mit Positionen zu 19 und 7 Prozent erscheint mit beiden Steueranteilen getrennt, nicht als Mischsumme. Zahlendreher durch Abtippen gibt es nicht, weil niemand mehr abtippt.
Für Kanzleien mit Unternehmen Online erzeugt Belego das XML-Paket nach dem Standard der DATEV-Schnittstelle: Belegbilder plus strukturierte Rechnungsdaten, einspielbar über Belegtransfer, wählbar in Version 6.0 oder 5.0. Besonderheiten wie Bewirtungskontext, Fremdwährungsangaben und Zahlungsart reisen im Datensatz mit.
Für alle anderen Fälle gibt es den ZIP-Export: alle Beleg-PDFs eines Zeitraums plus eine CSV-Datei mit den wichtigsten Werten je Rechnung. Damit arbeiten auch Buchhaltungen ohne DATEV-Anbindung, Controlling-Auswertungen oder ein simples Vier-Augen-Archiv außerhalb des Systems.
Perspektivisch kommt ein dritter Weg dazu: Die Direktübertragung über die DATEV-Cloud-Schnittstelle accounting:documents ist fertig entwickelt, durchläuft derzeit die Vorbereitung auf die DATEV-Zertifizierung und soll etwa im dritten Quartal 2026 für alle Konten geöffnet werden.
Manche Unternehmen übertragen jeden Beleg sofort, andere sammeln bis zum Stichtag. Belego unterstützt beides: Der Auto-Versand schickt freigegebene Rechnungen unmittelbar nach der Freigabe los und holt liegengebliebene Belege im nächsten Durchlauf nach; der manuelle Export bündelt auf Wunsch einen ganzen Zeitraum in ein Paket.
Welche Rechnung wann exportiert wurde, ist dabei nie eine Vermutung: Der Beleg trägt seinen Übertragungsstatus sichtbar, und das Aktivitätsprotokoll hält für Inhaber und Admins fest, welcher Export wann mit welchem Ergebnis lief – als reine Metadatenliste ohne Beleginhalte.
Alle Rechnungen liegen bei Belego Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Firmenschlüssel verlässt Ihr Unternehmen nicht. Exportpakete werden deshalb im Browser der berechtigten Person zusammengesetzt – für Sie ein Klick, technisch eine Garantie: Niemand außer Ihnen kann Ihre Rechnungsdaten lesen, auch wir nicht.
Der Export selbst bleibt trotzdem vollständig: PDFs, XML-Datensätze und CSV-Listen entstehen aus den entschlüsselten Daten direkt bei Ihnen und gehen von dort den Weg, den Sie bestimmen. Zero-Knowledge-Architektur und bequeme Buchhaltung schließen sich nicht aus.
Je Rechnung unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Beleg- und Fälligkeitsdatum, Bruttobetrag und die Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen, dazu Kontext wie Zahlungsart, Fremdwährung und Bewirtungsangaben im Informationsfeld des XML-Datensatzes.
Ja. Der manuelle Export bündelt beliebig viele freigegebene Belege eines Zeitraums in ein Paket; der Auto-Versand überträgt laufend nach jeder Freigabe und nimmt ausgelassene Belege automatisch im nächsten Durchgang mit.
Als DATEV-XML-Paket (Version 6.0 oder 5.0, wahlweise nur Bilder) für Unternehmen Online oder als ZIP mit allen PDF-Belegen und einer CSV-Übersicht. Zusätzlich kann jeder Einzelbeleg per Upload-E-Mail an das DUO-Postfach gehen.
Durch den Prüfprozess vor dem Export: Die per OCR erfassten Werte werden im Freigabe-Workflow von Menschen kontrolliert und bestätigt. Exportiert wird ausschließlich der freigegebene Stand – Entwürfe und unklare Belege bleiben außen vor.
Nichts extra – Export und Versandwege gehören zum Funktionsumfang. Abgerechnet wird die Belegerfassung; zum Ausprobieren stehen im Free-Tarif 5 Erfassungen pro 30 Tage bereit.