Belego
Belego schlägt die Brücke zwischen Belegerfassung und DATEV Rechnungswesen: Aus jedem freigegebenen Beleg wird ein Datensatz, der in der Kanzlei als Buchungsvorschlag ankommt.
DATEV Rechnungswesen ist das Herz der meisten Kanzleien – doch es bucht nur, was strukturiert hineinkommt. Zwischen dem Kassenzettel im Unternehmen und dem Buchungssatz in der Kanzlei liegt deshalb traditionell viel Handarbeit: Belege transportieren, sichten, kontieren, Beträge erfassen. Jede dieser Stationen kostet Zeit und produziert Übertragungsfehler.
Direktzugriff von außen auf das Rechnungswesen gibt es aus gutem Grund nicht – der offizielle Weg für Belegdaten führt über DATEV Unternehmen Online. Wer diese Strecke sauber bedient, hat die Lücke geschlossen. Genau dafür ist der DATEV-Export von Belego gebaut.
Belego liefert freigegebene Belege als Paket der DATEV XML-Schnittstelle online: das Belegbild für das digitale Archiv, dazu je Rechnung ein strukturierter Datensatz mit den Kreditorendaten – Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Beträge. Über Belegtransfer gelangt das Paket nach Unternehmen Online.
Dort greift der Buchungsassistent zu: Er liest die mitgelieferten Datensätze und erzeugt daraus Buchungsvorschläge, die die Kanzlei nur noch prüft und ins Rechnungswesen übernimmt. Aus einem fotografierten Kassenzettel im Unternehmen wird so – ohne manuelle Neuerfassung – ein fertiger Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung.
Wie viel der Buchungsassistent vorschlagen kann, hängt an der Qualität der angelieferten Daten. Belego liefert deshalb bewusst tief: Die Umsatzsteuer wird pro Steuersatz getrennt übergeben, sodass gemischte Belege – etwa Einkäufe mit ermäßigtem und vollem Satz – korrekt aufgeschlüsselt ankommen.
Zusätzliche Merkmale reisen im Informationsbereich des Datensatzes mit: der Anlass und die Teilnehmer einer Bewirtung für die spätere Prüfung der Abzugsfähigkeit, Originalwährung und -betrag bei Fremdwährungsrechnungen, die erkannte Zahlungsart für den Abgleich mit den Bankbuchungen. Das Format wählen Sie in Version 6.0 oder 5.0 – abgestimmt auf die Systeme der Kanzlei.
Die Anlieferung Richtung Rechnungswesen läuft aktuell über drei Kanäle: das XML-Paket via Belegtransfer für den vollen Datenumfang, die Upload-E-Mail an das DUO-Postfach für einzelne Belege und den ZIP-Export mit CSV für Umgebungen außerhalb von DATEV. Alle drei speisen dieselben geprüften Daten aus Belego.
Parallel steht die nächste Ausbaustufe bereit: die Direktübertragung über die DATEV-Cloud-Schnittstelle accounting:documents in Version 2, mit Anmeldung per DATEV Login. Diese Anbindung ist fertig implementiert, befindet sich in Vorbereitung auf die Zertifizierung und wird voraussichtlich ab Q3 2026 allgemein freigeschaltet – der Ordner-Zwischenschritt entfällt dann vollständig.
Eine Schnittstelle ins Rechnungswesen braucht klare Regeln. Bei Belego gilt: Übertragen wird ausschließlich nach Freigabe durch berechtigte Prüferinnen und Prüfer – wahlweise automatisch im Anschluss an die Freigabe, nie davor. Beraternummer und Mandantennummer sind zentral hinterlegt und stellen die korrekte Zuordnung beim Empfänger sicher.
Die Inhalte bleiben dabei durchgehend geschützt: Belege lagern Ende-zu-Ende verschlüsselt, und die Exportpakete werden clientseitig im Browser erzeugt – der Belego-Server kennt nur verschlüsselte Daten. Für die Revision führt das System ein Metadaten-Protokoll aller Übertragungen, einsehbar für Inhaber und Administratoren.
Nein – das tut kein Drittsystem. Der vorgesehene Weg führt über Unternehmen Online: Belego liefert dorthin Belege samt strukturierten Rechnungsdaten, und der Buchungsassistent der Kanzlei überführt sie als Buchungsvorschläge ins Rechnungswesen.
Je Rechnung die Kreditorendaten mit Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum und Fälligkeit, den Bruttobetrag sowie die Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen – ergänzt um Zahlungsart, Fremdwährungs- und Bewirtungskontext im Informationsfeld.
Auf Unternehmensseite genügt der Zugang zu Unternehmen Online beziehungsweise DATEV Belegtransfer; das Rechnungswesen selbst betreibt die Kanzlei. Für die Upload-E-Mail reicht sogar die Mailadresse des Belegkastens.
In Belego die Beraternummer und Mandantennummer eintragen und das XML-Format wählen; in Belegtransfer ein Verzeichnis als XML-Schnittstelle konfigurieren. Danach genügt pro Übertragung ein Klick – oder der Auto-Versand nach Freigabe erledigt es von selbst.
Ja. Belege sind bei Belego Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert, Pakete entstehen erst nach Freigabe im Browser der berechtigten Person, und jede Übertragung wird als Metadaten-Eintrag im Aktivitätsprotokoll dokumentiert – ohne Beleginhalte.