Belego
Belego weiß, welche Abrechnung und welcher Beleg noch fehlen – und schickt die Erinnerung mit einem Klick an die richtige Person, verschlüsselt und mit E-Mail-Benachrichtigung.
Belege anmahnen macht niemand gern. Trotzdem gehört es in den meisten Unternehmen zum Monatsende wie der Kontoauszug: Die Buchhaltung führt eine Liste, wer noch was schuldet, schreibt freundliche Erinnerungsmails, dann weniger freundliche – und am Ende klemmt der Abschluss trotzdem, weil zwei Quittungen und eine komplette Kartenabrechnung fehlen.
Das Frustrierende daran: Die eigentliche Information ist trivial. Es geht nur darum, wer für welche Zahlung noch keinen Nachweis geliefert hat. Aber solange diese Information in Köpfen, Tabellen und Mail-Verläufen verstreut ist, kostet jede einzelne Mahnung Zeit – und soziales Kapital zwischen Kollegen.
Das Karten-Cockpit führt automatisch Buch: Aus der Kartenverwaltung weiß Belego, welche Firmenkarte welchem Mitarbeiter zugewiesen ist und welche Monatsabrechnungen deshalb zu erwarten sind. Fehlt der Upload für einen Monat, erscheint die Karte in der Übersicht als lückenhaft – ohne dass jemand eine Liste pflegt.
Innerhalb einer hochgeladenen Abrechnung gilt dasselbe auf Transaktionsebene: Der automatische Abgleich zeigt, welche Kartenzahlungen bereits einen Beleg haben und welche offen sind. HR und Buchhaltung sehen den Stand über alle Karteninhaber hinweg – filterbar nach Person, Monat, Kartentyp und Prüfstatus.
Statt eine E-Mail zu formulieren, klicken Sie auf Erinnern. Belego verschickt die Nachricht über den eingebauten Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat direkt an den Karteninhaber und benachrichtigt ihn zusätzlich per E-Mail. Der Empfänger sieht präzise, was fehlt: die Abrechnung für einen bestimmten Monat oder der Beleg zu einer konkreten Zahlung.
Weil die Erinnerung im selben System ankommt, in dem auch geliefert wird, ist der Weg kurz: Abrechnung hochladen oder Beleg fotografieren, fertig. Kein Anhang, kein „Welche Zahlung meinst du?“, kein Suchen im Postfach. Und weil der Chat verschlüsselt ist, bleiben auch die Rückfragen vertraulich.
Übrig bleibt ein sauberer Kreislauf: Lücke wird sichtbar, Erinnerung geht raus, Nachweis kommt rein, Status springt auf geprüft. Die Buchhaltung mahnt nicht mehr – sie überwacht nur noch, dass der Kreislauf läuft.
Erinnerungen aus dem System fühlen sich anders an als Mahnungen vom Kollegen: Sie sind neutral, präzise und kommen sofort, wenn die Lücke entsteht – nicht drei Wochen später mit Unterton. Das senkt die Hemmschwelle, Belege zeitnah nachzureichen, und verbessert die Abgabequote spürbar.
Für Zahlungen, zu denen es schlicht keinen Geschäftsbeleg gibt, muss niemand gemahnt werden: Der Karteninhaber markiert die Transaktion mit einem dokumentierten Grund als erledigt, etwa als private Zahlung. So unterscheidet Belego sauber zwischen „fehlt noch“ und „gibt es nicht“ – und die Erinnerungen treffen nur die Fälle, in denen wirklich etwas aussteht.
Aus zwei Quellen: Die Kartenverwaltung sagt, welche Monatsabrechnungen pro zugewiesener Firmenkarte zu erwarten sind, und der Abgleich innerhalb jeder Abrechnung zeigt, welche Transaktionen noch keinen zugeordneten Beleg haben.
Mit einem Klick über den eingebauten Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat, zusätzlich mit einer E-Mail-Benachrichtigung. Der Empfänger sieht genau, welcher Monat oder welche Zahlung offen ist.
Ja. Die Statusübersicht zeigt pro Person, Monat und Karte, ob Abrechnungen vollständig geprüft, in Arbeit oder lückenhaft sind – filterbar nach Person, Monat, Kartentyp und Status.
Die markiert der Karteninhaber mit einem Grund als erledigt, etwa als private Zahlung oder Gutschrift. Solche Transaktionen gelten als geprüft und lösen keine Erinnerungen mehr aus.
Ja. Der Chat ist Ende-zu-Ende verschlüsselt; protokolliert wird nur, dass eine Erinnerung verschickt wurde – nie ihr Inhalt. Auch Abrechnungen und Belege selbst bleiben nur für Ihr Unternehmen lesbar.