Belego
Mitarbeiter fotografieren ihre Quittungen, Belego liest sie per OCR aus und heftet sie an die richtige Transaktion der Firmenkreditkarte – ganz ohne Zuruf und Zettelwirtschaft.
Firmenkreditkarten machen das Bezahlen einfach: Hotel, Bahnticket, Software-Abo, Geschäftsessen – alles läuft über eine Karte. Nur die Belege dazu führen ein Eigenleben. Sie stecken in Jackentaschen, hängen in Mail-Postfächern oder liegen als Foto irgendwo im Handy. Am Monatsende fehlt dann zu jeder dritten Buchung der Nachweis.
Für die Buchhaltung ist jede Lücke doppelt teuer: Ohne Beleg kein sauberer Vorsteuerabzug, und jede Nachfrage kostet eine E-Mail, eine Erinnerung und oft noch ein Gespräch. Wer mehrere Karteninhaber betreut, verbringt Stunden damit, Papier hinterherzulaufen, das längst existiert – nur eben am falschen Ort.
Mit Belego fotografieren Karteninhaber jeden Beleg im Moment des Bezahlens oder laden das PDF hoch. Die OCR-Erkennung liest Händler, Datum, Betrag, Steuersätze und Zahlungsart aus – und beim nächsten Abrechnungs-Upload gleicht das Karten-Cockpit automatisch ab, welche Kartenzahlung zu welchem Beleg gehört.
Die Vorschläge kommen mit Vertrauensstufen: Eindeutige Paare bestätigen Sie mit einem Klick, bei mehreren Kandidaten wählen Sie den richtigen Beleg manuell aus. Selbst Trinkgeld auf dem Kartenbeleg bringt den Abgleich nicht durcheinander – Belego erkennt es und rechnet die Differenz zum Rechnungsbetrag korrekt zu.
Aus einem Restaurantbeleg entsteht auf Wunsch direkt der vollständige Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern – und auch der hängt anschließend an der passenden Kartentransaktion.
Das Cockpit zeigt pro Abrechnung, welche Transaktionen bereits einen Beleg haben und welche noch offen sind. Statt Excel-Abhakliste sehen HR und Buchhaltung eine Statusübersicht über alle Karteninhaber: vollständig geprüft, in Arbeit oder lückenhaft – filterbar nach Person, Monat, Kartentyp und Status.
Fehlt ein Beleg, verschicken Sie die Erinnerung mit einem Klick: Sie geht über den eingebauten Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat direkt an den Karteninhaber und löst eine E-Mail-Benachrichtigung aus. Der Kollege sieht genau, zu welcher Zahlung etwas fehlt, und reicht den Beleg direkt in Belego nach – ohne Medienbruch.
Was mit der Firmenkreditkarte bezahlt wird, geht niemanden außerhalb des Unternehmens etwas an. Belego verschlüsselt Belege und Abrechnungen deshalb Ende-zu-Ende im Browser; der Server kennt nur einen minimalen Index aus Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerständen.
Für den Alltag ändert das nichts: Die Suche über Transaktionen, Beträge und den OCR-Text der Belege läuft entschlüsselt in Ihrem Browser, geprüfte Belege liegen GoBD-konform im Archiv, und der DATEV-Export übergibt alles strukturiert an die Kanzlei. Der Einstieg ist kostenlos – fünf Beleg-Extraktionen alle 30 Tage sind im freien Tarif enthalten.
Belego vergleicht Betrag, Datum und Händler jedes Belegs mit den Transaktionen der hochgeladenen Abrechnung und schlägt Zuordnungen mit Vertrauensstufen vor. Eindeutige Treffer bestätigen Sie per Klick, den Rest ordnen Sie manuell zu.
Die offene Transaktion bleibt im Cockpit sichtbar. Mit einem Klick geht eine Erinnerung über den verschlüsselten Chat an den Karteninhaber, inklusive E-Mail-Benachrichtigung – er reicht den Beleg direkt in Belego nach.
Ja. Steht auf dem Kartenbeleg ein höherer Betrag als auf der Rechnung, erkennt Belego das Trinkgeld und ordnet die Zahlung trotzdem korrekt zu – wichtig etwa bei Geschäftsessen mit Bewirtungsbeleg.
Ja. Transaktionen ohne Geschäftsbeleg lassen sich mit einem Grund als erledigt markieren, etwa als private Zahlung. So bleibt die Abrechnung vollständig geprüft, ohne dass Scheinbelege nötig wären.
Beides wird Ende-zu-Ende verschlüsselt, bevor es Ihren Browser verlässt. Auf dem Server liegen nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände als Index – Inhalte kann ausschließlich Ihr Unternehmen entschlüsseln.