Belego
Jeden Monat dieselbe Routine in Minuten: Abrechnung hochladen, vorgeschlagene Belege bestätigen, Status auf geprüft – und Belego passt auf, dass kein Monat und keine Karte durchrutscht.
Die Monatsabrechnung der Firmenkarte ist ein Abschluss im Kleinen: Alle Zahlungen eines Zeitraums müssen belegt, erklärt und abgelegt sein, bevor die Buchhaltung den Monat schließen kann. Wer das aufschiebt, zahlt mit Zinsen – nach drei Monaten weiß niemand mehr, was hinter „PAYPAL *DIENSTLEISTER“ steckte, und der Beleg von damals ist unauffindbar.
Das Tückische am Monatsrhythmus ist die Verlässlichkeit, die er verlangt: Es reicht nicht, dass die Abrechnung meistens geprüft wird. Für ein sauberes Archiv muss es jeden Monat passieren, für jede Karte, ohne Ausnahme. Genau diese Regelmäßigkeit erzwingt kein Mensch gern – aber ein System kann es geräuschlos.
Sobald die Bank die Monatsabrechnung liefert, lädt der Karteninhaber das PDF in Belego. Die bekannten Formate – Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard, Wise – liest ein exakter Parser kostenlos und zeichengenau, samt Kontrollrechnung gegen die aufgedruckten Summen; andere Abrechnungen übernimmt die KI-Erkennung.
Dann folgt die eigentliche Prüfung als geführter Durchlauf: Der automatische Abgleich legt jeder Transaktion den wahrscheinlichsten Beleg mit Vertrauensstufe zur Seite. Bestätigen, manuell zuordnen, mit Grund schließen – Zeile für Zeile, bis der Zähler auf vollständig geprüft steht. Weil die Belege übers Monat hinweg schon fotografiert und per OCR ausgelesen wurden, ist das meist eine Sache von Minuten.
Der stille Held des Monatsrhythmus ist das Kartenregister: Weil HR jede Firmenkarte mit Marke, Bezeichnung und den letzten vier Ziffern einem Mitarbeiter zugewiesen hat, weiß Belego genau, welche Abrechnungen jeden Monat eingehen müssen. Bleibt ein Upload aus, erscheint die Lücke automatisch in der Übersicht – erwartet, aber nicht eingereicht.
HR und Buchhaltung filtern die Übersicht nach Person, Monat, Kartentyp und Status und sehen so vor jedem Abschluss in Sekunden, wo es klemmt. Die Erinnerung an säumige Karteninhaber ist ein Klick: Sie geht über den Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat raus und benachrichtigt zusätzlich per E-Mail. Aus „Hast du deine Abrechnung schon…?“ wird ein automatisierter, dokumentierter Vorgang.
Ist der Durchlauf geschafft, liegt der Monat fertig da: jede Kartenzahlung mit Beleg verknüpft oder begründet geschlossen, die Belege GoBD-konform im Archiv, die Abrechnung Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert – auf dem Server nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände als Index. Der DATEV-Export bringt die geprüften Belege samt Rechnungsdaten mit einem Klick zur Kanzlei.
Und wenn drei Monate später doch eine Frage auftaucht, blättert niemand in Ordnern: Die globale Suche über Abrechnungen, Transaktionen, Beträge und den OCR-Text der Belege findet den Vorgang in Sekunden – entschlüsselt direkt im Browser. Der Monatsabschluss der Firmenkarte hört auf, ein Termin zu sein, und wird zur Nebensache.
Abrechnungs-PDF hochladen, den automatischen Belegabgleich durchgehen – bestätigen, manuell zuordnen oder mit Grund schließen – bis der Status auf vollständig geprüft steht. Meist eine Sache von Minuten pro Karte.
Aus dem Kartenregister: Für jede zugewiesene Firmenkarte wird pro Monat eine Abrechnung erwartet. Bleibt der Upload aus, zeigt die Übersicht die Lücke automatisch als fehlend an.
Für Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise ist das Einlesen mit exakten Parsern kostenlos. Nur unbekannte Formate laufen über die KI-Erkennung und verbrauchen ein Guthaben.
Über die globale Suche: Sie durchsucht alle Abrechnungen, Transaktionen, Beträge und den OCR-Volltext der Belege – entschlüsselt in Ihrem Browser, weil alles Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert ist.
Per DATEV-Export mit einem Klick: als XML-Paket für Unternehmen Online, per Upload-E-Mail oder als ZIP – mit den geprüften Belegen und strukturierten Rechnungsdaten aus dem GoBD-konformen Archiv.