Belego
Im Kartenregister weist HR jede Firmenkarte einem Mitarbeiter zu – daraus entstehen automatisch Upload-Rechte, erwartete Monatsabrechnungen und eine ehrliche Vollständigkeitsübersicht.
Bevor irgendjemand eine Kreditkartenabrechnung prüfen kann, muss eine viel banalere Frage geklärt sein: Welche Firmenkarten gibt es überhaupt, und wer benutzt sie? In wachsenden Unternehmen steht die Antwort selten an einem Ort – eine Excel-Liste bei HR, ein Ordner in der Buchhaltung, dazu das Wissen einzelner Kollegen. Kommt eine neue Karte dazu oder wechselt eine den Besitzer, veraltet die Liste unbemerkt.
Die Folgen zeigen sich Monate später: Für eine Karte hat nie jemand Abrechnungen eingereicht, weil sich niemand zuständig fühlte. Eine andere taucht doppelt auf. Und bei der dritten weiß keiner mehr, ob sie überhaupt noch aktiv ist. Ohne verlässliches Kartenregister ist jede Vollständigkeitskontrolle Raten.
In Belego legt HR jede Firmenkarte einmal an: Kartenmarke, eine sprechende Bezeichnung und die letzten vier Ziffern – mehr Klartext braucht es nicht, sensible Kartendaten gehören nicht ins System. Dann wird die Karte einem Mitarbeiter zugewiesen. Diese eine Zuweisung erledigt gleich drei Dinge auf einmal.
Erstens: Der Mitarbeiter erhält automatisch das Recht, Kartenabrechnungen hochzuladen – ohne dass jemand Rollen oder Sonderberechtigungen pflegt. Zweitens: Belego erwartet ab jetzt für diese Karte jeden Monat eine Abrechnung. Drittens: Die Karte erscheint in der Cockpit-Übersicht, wo ihr Prüfstatus für Berechtigte sichtbar ist.
Upload-Rechte entstehen übrigens auch automatisch, wenn eine hochgeladene Abrechnung einen Mitarbeiter namentlich ausweist – das Register und die Realität halten sich so gegenseitig aktuell.
Aus dem Register leitet Belego die Soll-Seite ab: Für jede zugewiesene Karte gehört zu jedem Monat eine Abrechnung. Die Ist-Seite liefern die Uploads. Die Differenz sehen HR und Buchhaltung auf einen Blick – welche Karte für welchen Monat noch keine Abrechnung hat, welche Abrechnungen hochgeladen, aber noch nicht durchgeprüft sind, und welche vollständig erledigt wurden.
Filter nach Person, Monat, Kartentyp und Status machen daraus ein Arbeitswerkzeug: Vor dem Monatsabschluss filtern Sie auf „fehlt“ und verschicken die Erinnerungen mit einem Klick über den Ende-zu-Ende-verschlüsselten Chat – mit E-Mail-Benachrichtigung an die Karteninhaber.
Das Kartenregister selbst enthält bewusst nur Metadaten: Marke, Bezeichnung, letzte vier Ziffern, Zuweisung. Die Abrechnungen dahinter sind Ende-zu-Ende verschlüsselt – der Server kennt nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände, niemals Transaktionen oder Beträge.
So bekommt jede Rolle genau das Richtige: HR verwaltet Karten und sieht Vollständigkeit, die Buchhaltung prüft Abrechnungen und Belege im entschlüsselten Cockpit, und der Karteninhaber lädt hoch und beantwortet Erinnerungen. Was keiner von ihnen bekommt: Einblick, der ihn nichts angeht – und was das Unternehmen bekommt, ist eine Kartenverwaltung, die nie wieder veraltet.
Nur Metadaten: Kartenmarke, eine frei wählbare Bezeichnung, die letzten vier Ziffern und die Zuweisung an einen Mitarbeiter. Vollständige Kartennummern oder Geheimdaten werden nie erfasst.
Drei Dinge: Der Mitarbeiter darf ab sofort Abrechnungen hochladen, Belego erwartet für die Karte jeden Monat eine Abrechnung, und die Karte erscheint mit ihrem Prüfstatus in der Übersicht für HR und Buchhaltung.
Das Cockpit vergleicht erwartete und eingereichte Monate pro Karte automatisch. Fehlende Monate sind sofort markiert und lassen sich nach Person, Monat, Kartentyp und Status filtern.
Ja, in zwei Fällen: wenn eine Abrechnung sie namentlich als Karteninhaber ausweist oder wenn ihnen per Berechtigung das Upload-Recht erteilt wurde. Inhaber, Admins und HR können ohnehin hochladen.
Berechtigte aus HR und Verwaltung können Abrechnungen im Cockpit einsehen und prüfen – entschlüsselt im Browser. Auf dem Server bleibt alles verschlüsselt; dort liegen nur Inhaber, Marke, Monat und Zählerstände.