Belego
Belego vergleicht jede Kartenzahlung mit Betrag, Datum und Händler aller Belege im Archiv und schlägt die Zuordnung vor – bestätigen, manuell verknüpfen oder mit Grund schließen.
Belege digitalisieren viele Unternehmen längst – und trotzdem bleibt am Monatsende Handarbeit übrig. Denn zwischen der Buchungszeile „KAUFHOF-1234 MUENCHEN 87,90“ und dem richtigen PDF im Belegordner liegt eine Denkleistung: Welcher der dreihundert Belege dieses Monats gehört zu genau dieser Zahlung? Diese Zuordnung ist der zäheste Teil jeder Kartenabrechnung.
Menschen lösen das mit Gedächtnis und Blättern, was bei ähnlichen Beträgen, wiederkehrenden Händlern und mehreren Karteninhabern schnell an Grenzen stößt. Zwei Tankquittungen über 60 Euro in derselben Woche? Ohne System landet eine davon am falschen Platz – oder beide bleiben liegen.
Belego vergleicht jede Transaktion der hochgeladenen Abrechnung mit den Belegen Ihres Unternehmens: Stimmen Betrag, Datum und Händler zusammen? Aus der Kombination entsteht eine Vertrauensstufe. Ein Treffer mit exaktem Betrag, passendem Datum und wiedererkanntem Händler steht ganz oben – ein Klick auf Bestätigen, und die Verknüpfung sitzt.
Ist die Lage weniger eindeutig, spielt Belego seine Zusatzinformationen aus: Bei Fremdwährungszahlungen wird der Originalbetrag auf dem Beleg gegen die Transaktion geprüft, sodass auch der Dollar-Beleg zur Euro-Buchung passt. Trinkgeld auf dem Kartenbeleg erkennt Belego als Erklärung für die Differenz zwischen Rechnungs- und Kartenbetrag – der Treffer bleibt gültig, statt an ein paar Euro zu scheitern.
Am Ende hat jede Kartenzahlung genau einen von drei Zuständen. Erstens: bestätigt – der vorgeschlagene oder manuell gewählte Beleg ist verknüpft. Zweitens: manuell zugeordnet – Sie haben aus den Kandidaten den richtigen Beleg gewählt oder ihn über die Suche gefunden. Drittens: mit Grund erledigt – für Zahlungen ohne Geschäftsbeleg, etwa private Ausgaben oder Gutschriften, dokumentieren Sie kurz das Warum.
Diese Dreiteilung macht den Prüfstatus ehrlich: „Vollständig geprüft“ heißt nicht, dass irgendwas zugeklickt wurde, sondern dass jede Zeile bewusst entschieden ist. Fehlt zu einer Zahlung schlicht der Beleg, fordern Sie ihn per Klick über den verschlüsselten Chat beim Karteninhaber an – die Transaktion bleibt bis dahin sichtbar offen.
Manchmal weiß nur ein Mensch, was hinter einer Buchung steckt. Dafür gibt es die globale Suche: Sie durchsucht Abrechnungen, Transaktionen, Beträge und den vollständigen OCR-Text aller Belege. Der kryptische Händlername auf der Abrechnung wird findbar, weil der Suchbegriff im Kleingedruckten des Belegs steht – etwa der Name des Restaurants hinter dem Zahlungsdienstleister.
Bemerkenswert daran: All das funktioniert, obwohl der Server nichts davon lesen kann. Belege und Abrechnungen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert; die Suche läuft über die entschlüsselten Daten direkt in Ihrem Browser. Zuordnung, Komfort und Vertraulichkeit schließen sich bei Belego nicht aus – und die fertig verknüpften Belege stehen GoBD-konform im Archiv für den DATEV-Export bereit.
Verglichen werden Betrag, Datum und Händler jeder Transaktion mit allen Belegen des Unternehmens. Aus der Übereinstimmung entsteht eine Vertrauensstufe; bestätigt wird immer durch einen Menschen.
Dann zeigt Belego beide als Kandidaten mit ihrer jeweiligen Vertrauensstufe, und Sie wählen den richtigen manuell aus. Ein bereits verknüpfter Beleg steht für weitere Zuordnungen nicht mehr im Weg.
Über die manuelle Verknüpfung: Sie suchen den Beleg – auch im OCR-Volltext – und verbinden ihn direkt mit der Transaktion. Existiert kein Geschäftsbeleg, schließen Sie die Zahlung mit einem dokumentierten Grund.
Ja, in den typischen Fällen: Trinkgeld auf dem Kartenbeleg erkennt Belego als Erklärung der Differenz, und bei Fremdwährungen wird der Originalbetrag des Belegs gegen die abgerechnete Summe geprüft.
Nein. Alles liegt Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Server kennt nur Karteninhaber, Marke, Monat und Zählerstände. Die Suche läuft über die entschlüsselten Daten ausschließlich in Ihrem Browser.