Belego
Belego liest die Kreditkartenabrechnung zeichengenau ein, rechnet sie gegen die aufgedruckten Summen und legt zu jeder Transaktion den wahrscheinlichsten Beleg daneben – Sie klicken nur noch auf Bestätigen.
Kreditkartenabrechnung abgleichen heißt klassisch: PDF öffnen, Beträge in eine Tabelle übertragen, Belegstapel sortieren, Zeile für Zeile vergleichen. Dabei passieren genau die Fehler, die später wehtun – Zahlendreher beim Abtippen, übersehene Zeilen auf Seite drei, doppelt zugeordnete Quittungen.
Dazu kommen die Spezialfälle, an denen jede Tabelle scheitert: Die Hotelrechnung aus London lautet auf Pfund, abgerechnet werden Euro. Das Geschäftsessen kostet laut Rechnung 86 Euro, die Karte bucht 95 – wegen des Trinkgelds. Wer solche Differenzen von Hand klärt, braucht pro Abrechnung schnell eine Stunde.
Der Abgleich beginnt bei der Qualität der Daten. Für Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise – jeweils in deutscher und englischer Ausführung – verwendet Belego deterministische Parser: Sie lesen jede Buchungszeile exakt aus dem PDF und rechnen das Ergebnis gegen die auf der Abrechnung aufgedruckten Summen gegen. Stimmt die Quersumme nicht, merkt es das System sofort. Diese exakten Parser sind kostenlos.
Abrechnungen anderer Banken werden per KI eingelesen. In beiden Fällen entsteht dieselbe Grundlage: eine vollständige, strukturierte Liste aller Transaktionen mit Datum, Händler und Betrag – ohne dass jemand eine einzige Zahl abtippt.
Jetzt übernimmt der Matcher: Er vergleicht jede Transaktion mit den Belegen Ihres Unternehmens und bewertet die Übereinstimmung. Hohe Vertrauensstufe heißt: Betrag, Datum und Händler passen – ein Klick bestätigt die Zuordnung. Bei mittlerer Sicherheit zeigt Belego die Kandidaten, und Sie wählen den richtigen Beleg aus.
Für Transaktionen ohne Geschäftsbeleg gibt es den dritten Weg: als erledigt markieren, mit dokumentiertem Grund – etwa eine private Zahlung oder eine Gutschrift. So ist am Ende jede Zeile der Abrechnung entschieden: zugeordnet, nachgefordert oder begründet geschlossen.
Fremdwährungen prüft Belego doppelt: Der Originalbetrag auf dem Beleg wird gegen die Transaktion gestellt, sodass auch die Londoner Hotelrechnung sicher gefunden wird. Und erkanntes Trinkgeld erklärt die Differenz zwischen Rechnungs- und Kartenbetrag, statt den Treffer zu verhindern.
Bleibt eine Transaktion rätselhaft, hilft die globale Suche: Sie durchsucht alle Abrechnungen, Transaktionen, Beträge und den kompletten OCR-Text der Belege – der passende Nachweis taucht auch dann auf, wenn er unter anderem Namen archiviert wurde. Die Suche läuft über die entschlüsselten Daten direkt in Ihrem Browser, denn gespeichert ist alles Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Das Ergebnis des Abgleichs ist sofort verwertbar: Der Prüfstatus jeder Abrechnung ist für HR und Buchhaltung sichtbar, die zugeordneten Belege liegen GoBD-konform im Archiv, und der DATEV-Export bringt sie strukturiert zur Kanzlei. Aus einem Nachmittag Abgleicharbeit wird eine Viertelstunde Bestätigen.
Nein, das PDF der Bank genügt. Amex, Sparkasse BusinessCard, VR-Bank Mastercard und Wise liest Belego mit exakten Parsern kostenlos ein; andere Formate übernimmt die KI-Erkennung.
Jeder Vorschlag trägt eine Vertrauensstufe. Eindeutige Treffer aus Betrag, Datum und Händler bestätigen Sie per Klick; bei Unsicherheit zeigt Belego Kandidaten zur manuellen Auswahl. Nichts wird ohne Ihre Bestätigung festgeschrieben.
Belego prüft den Originalbetrag auf dem Beleg gegen die abgerechnete Transaktion. So findet der Abgleich auch die Dollar-Rechnung, die auf der Abrechnung als Euro-Betrag erscheint.
Entweder fordern Sie den Beleg per Klick über den verschlüsselten Chat beim Karteninhaber an, oder Sie schließen die Transaktion mit einem dokumentierten Grund – zum Beispiel als private Zahlung.
Ja. Weicht der Kartenbetrag wegen Trinkgeld vom Rechnungsbetrag ab, erkennt Belego das Trinkgeld auf dem Kartenbeleg und ordnet die Zahlung trotzdem dem richtigen Beleg zu.