Belego
Für den Verpflegungsmehraufwand gelten feste Pauschalen von 14 und 28 Euro – ganz ohne Essensquittungen. Was viele übersehen: Alle anderen Reisekosten brauchen weiterhin Belege. Belego sammelt sie.
Wer beruflich unterwegs ist, isst teurer als zu Hause – diesen Mehraufwand gleicht der Gesetzgeber pauschal aus. Für Dienstreisen im Inland gelten 2025 wie 2026 unverändert zwei Sätze: 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag mehrtägiger Reisen, und 28 Euro für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit.
Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium eigene Ländersätze, die teils deutlich höher liegen. Das Prinzip bleibt gleich: Maßgeblich sind Reiseziel und Abwesenheitsdauer, nicht die tatsächlichen Ausgaben. Ob das Mittagessen 9 oder 40 Euro gekostet hat, spielt für die Pauschale keine Rolle – deshalb heißt sie so.
Für die Verpflegungspauschale selbst braucht niemand Essensquittungen aufzuheben – das ist ihr Sinn. Trotzdem entsteht auf jeder Dienstreise Papier, das sehr wohl aufbewahrt werden muss: Die Reise selbst ist mit Anlass, Ziel und Abwesenheitszeiten zu dokumentieren, denn ohne nachgewiesene Reise gibt es keine Pauschale. Und Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sind nur mit Belegen abziehbar.
Eine zweite Falle sind gestellte Mahlzeiten: Zahlt der Arbeitgeber das Essen oder ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, wird die Pauschale gekürzt – um 20 Prozent des Tagessatzes für ein Frühstück (5,60 Euro) und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen (je 11,20 Euro). Damit die Lohnabrechnung das korrekt kürzen kann, muss aus der Hotelrechnung hervorgehen, ob Frühstück enthalten war – noch ein Grund, warum die Belege der Reise vollständig vorliegen müssen, obwohl die Pauschale selbst keine braucht.
Genau diese Begleitbelege sind Belegos Aufgabe: Hotelrechnung beim Check-out fotografieren, Bahnticket aus dem Postfach hochladen, Taxi- und Parkbelege direkt vor Ort erfassen. Die Texterkennung liest Beträge, Steuersätze und Zahlungsart aus; die Klassifizierung sortiert die Ausgaben automatisch – vom Tankbeleg mit Kennzeichenerkennung bis zur Restaurantrechnung, die bei Kundenessen zum Bewirtungsbeleg wird.
So liegt am Ende der Reise alles beieinander: die Nachweise für Fahrt und Übernachtung, die Hotelrechnung mit ausgewiesenem Frühstück für die korrekte Kürzung, die Nebenkosten – vollständig, lesbar und Ende-zu-Ende verschlüsselt im GoBD-Archiv. Fehlt zu einer Firmenkarten-Zahlung der Beleg, erinnert das Karten-Cockpit den Reisenden automatisch per verschlüsseltem Chat.
Belego berechnet den Verpflegungsmehraufwand nicht – bewusst. Ob 14 oder 28 Euro anzusetzen sind, welche Kürzungen greifen und welcher Auslandssatz gilt, entscheidet Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei anhand der Reisedaten. Was diese Rechnung verlässlich macht, ist die Grundlage: vollständige Belege zu allen tatsächlichen Kosten und eine Hotelrechnung, aus der die Mahlzeiten hervorgehen.
Diese Grundlage liefert Belego – geprüft im rollenbasierten Freigabe-Workflow durch HR und per DATEV-Export mit strukturierten Rechnungsdaten direkt bei der Kanzlei. Der Einstieg ist kostenlos: 5 Extraktionen pro 30 Tage im Free-Tarif genügen, um die Belege der nächsten Dienstreise komplett digital zu erfassen.
Im Inland unverändert 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen und 28 Euro für volle 24-Stunden-Tage. Für das Ausland gelten die Ländersätze des Bundesfinanzministeriums.
Nein – die Pauschale wird unabhängig von den tatsächlichen Kosten gewährt. Dokumentiert werden müssen aber die Reise selbst (Anlass, Ziel, Abwesenheitszeiten) sowie alle übrigen Reisekosten wie Fahrt, Hotel und Parken – dafür braucht es Belege.
Dann wird die Pauschale um 20 Prozent des vollen Tagessatzes gekürzt, also um 5,60 Euro; für gestellte Mittag- oder Abendessen um je 40 Prozent (11,20 Euro). Die Hotelrechnung sollte die Mahlzeit deshalb erkennbar ausweisen – Belego liest die Positionen mit aus.
Nein. Die Berechnung übernimmt Ihre Lohnabrechnung oder Kanzlei. Belego digitalisiert, klassifiziert und archiviert die Reisebelege und übergibt sie per DATEV-Export – die vollständige Grundlage für die korrekte Abrechnung.
Ja, aber mit eigenen, jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Sätzen je Land. Die Belegpflicht für Fahrt, Hotel und Nebenkosten gilt im Ausland genauso – mit Belego erfassen Sie die Belege in jeder Währung per Foto.